Журнал «Архiвы I справаводства» («Архивы и делопроизводство»)

4. Национальный архивный фонд

Национальный архивный фонд Республики Беларусь – совокупность документов, созданных в Республике Беларусь в процессе экономической, общественно-политической, социально-культурной и иной деятельности государства на различных этапах его развития и отражающих материальную и духовную жизнь белорусского народа.

Национальный архивный фонд Республики Беларусь состоит из документов, собранных в процессе деятельности государственных органов, предприятий, учреждений, организаций независимо от форм собственности, общественных объединений, существовавших и существующих на территории Республики Беларусь и за ее пределами, физических лиц независимо от источника их образования, вида носителя, места хранения и формы собственности. К Национальному архивному фонду Республики Беларусь относятся также архивные документы, являющиеся историческим и культурным наследием белорусского народа и хранящиеся в архивах, музеях и библиотеках других государств, а также документы, находящиеся в частной собственности иностранных граждан и в соответствии с международными договорами подлежащие возвращению в Республику Беларусь.

Документы в зависимости от их принадлежности к различным формам собственности составляют государственную и негосударственную части НАФ.

Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам республиканского значения, хранятся в республиканских архивах, республиканских библиотеках и музеях, а также в архивах соответствующих государственных органов, иных организаций.

Документы государственной части НАФ, отнесенные к комплексам местного значения, хранятся в областных и зональных архивах, территориальных (городских или районных) архивах местных исполнительных и распорядительных органов (далее – городские и районные архивы) и музеях;

Документы негосударственной части НАФ хранятся в организациях-фондообразователях, у физических лиц и в архивах (на договорной основе).

В зависимости от принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между областными, зональными, городскими и районными архивами.

Принадлежность документов определенным юридическим или физическим лицам является основанием для отнесения указанных документов к архивному фонду – основной классификационной единице НАФ.

В зависимости от масштаба и характера деятельности организаций осуществляется отнесение их документов к комплексам республиканского и местного значения.

5. Экспертиза ценности документов

Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности для определения сроков хранения и отбора на государственное хранение.

Основная задача экспертизы ценности документов заключается в том, чтобы установить, какие документы несут ценную информацию и отобрать их для постоянного хранения.

Вторая задача экспертизы — определение сроков хранения документов. Они устанавливаются с учетом интересов общества, на основе соответствующих правовых норм государственной и общественной жизни.

Третья задача экспертизы — установление степени сох­ранности документов и в случае частичной их утраты обеспечение полноты состава архивных фондов путем восполнения недостающих материалов.

Существенной задачей экспертизы ценности документов на современном этапе является оптимизация состава документов, принимаемых на государственное хранение, т.е. изыскание путей уменьшения количества хранимых документов при сохранении максимума информации, представляющей научно-историческую ценность.

Методологическую основу экспертизы ценности документов составляют принципы историзма, всесторонности, комп­лексности и социально-политической нейтральности.

Принцип историзма предполагает рассмотрение явлений на основе объективных закономерностей их возникновения и развития с учетом конкретных исторических условий. Не может быть единого подхода к документам без учета времени их создания.

Принцип всесторонности предполагает изучение и объективную оценку документов путем рассмотрения всех его сторон, с выделением главных, определяющих, а также всех связей.

Принцип комплексности предполагает оценку документов с учетом их места в общем документальном комплексе. При экспертизе целесообразно одновременно подвергать оценке документы не отдельных, а всех взаимосвязанных между собой учреждений в процессе документирования управленческих решений на данной территории (республика, область, район и т.д.).

Принцип социально-политической нейтральности, неразрывно связанный с принципом историзма, предполагает отказ от классовых и идеологических подходов к отбору документов, на хранение должны приниматься документы, отражающие деятельность всех социальных групп общества и политических партий.

С учетом принципов экспертизы разработана система критериев ценности документов. Критерии — это признаки, с помощью которых определяется ценность документов. В современном архивоведении выделяются три группы критериев:

1. происхождения документов;

2. содержания документов;

3. внешних особенностей документов.