17. Системы документации

Система документации - совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Система документации представляет собой комплекс взаимосвязанных документов, в которых последовательно отражаются деятельность опреде­ленной отрасли государственного управления, например, сельского хозяйства, культуры, да­лее - отдельные функции управления, например, планирование, финансирование, далее – уровень управления, определенный местом данного объекта в системе органов государст­венной власти: министерство, концерн, предприятие.

В отраслевых системах документации фиксируется производственная деятельность, присущая конкретной отрасли хозяйства, культуры, здравоохранения и т.д. Таких систем столько, сколько существует отраслей. При чем их количество в связи с интенсификацией технического развития, появлением новых отраслей постоянно увеличивается.

В функциональных системах отражаются важнейшие функции управления. Функцио­нальные системы могут быть либо во всех учреждениях, либо в части из них, либо в отдель­ных.

Система документации характеризуется признаками, которые присущи другим систе­мам:

• деление системы на подсистемы:

система документации отрасли или отдельной функции управления делится на подсис­темы, что определяется содержанием документируемой деятельности, т.е. в системе доку­ментации можно выделить ряд самостоятельных подсистем, характеризующихся определен­ной задачей управления или соответствующим уровнем управления. Система плановой до­кументации включает в себя в соответствии с формами плановых органов подсистемы:

1. Организации методологии планирования;

1. Перспективного планирования;

2. Текущего планирования.

Такие подсистемы решают комплекс задач по планированию. Они могут в свою оче­редь подразделяться на более узкие подсистемы, отражающие решение отдельных задач (на­пример, перспективное планирование промышленности, сельского хозяйства);

• взаимосвязь внутри и между системами:

внутри системы между ее элементами существуют взаимосвязи, проявляющиеся в единстве задач, решаемых данной системой. Документы в системе функционируют не изо­лированно. Каждый из них занимает определенной место, предназначен для определенных целей, отражает внешние и внутренние связи, иерархию системы управления, что проявляет­ся в обязательности актов вышестоящих органов управления для нижестоящих. Существует взаимосвязь и взаимообусловленность систем документации, нередко - взаимное проникно­вение друг в друга.

Т.о., системы документации взаимосвязаны, взаимообусловлены, как и процессы управления, которые они обслуживают;

• наличие внутренней организации;

• автономность элементов системы:

автономность систем проявляется в возможности развития каждой части системы, т.е. подсистема может функционировать и выполнять свои задачи относительно других подсис­тем данной системы в значительной мере самостоятельно.

• способность к развитию:

каждая система непрерывно развивается вместе с усложнением и развитием функций управления, его технической оснащенности и усложнением управленческих задач.