- •Документоведение
- •Общий бланк. Состав реквизитов бланка и правила их оформления.
- •Бланк для писем. Состав реквизитов бланка и правила их оформления.
- •Понятие "архив". Система государственной архивной службы.
- •Журнал «Архiвы I справаводства» («Архивы и делопроизводство»)
- •Национальный архивный фонд
- •Экспертиза ценности документов
- •Номенклатура дел, определение, виды, задачи
- •Ведомственные архивы и архивы негосударственных организаций
- •Состав регистрационного индекса документа. Особенности индексации отдельных категорий документов.
- •Реквизиты заголовочной части документов (постоянные).
- •Унифицированная система орд
- •Служебное письмо: виды писем и особенности их оформления.
- •Характеристика и особенности оформления приказа по основной деятельности
- •Составление и оформление докладной записки
- •Текст документа. Формы представления текста унифицированных документов
- •Анкеты;
- •Унификация и стандартизация документов
- •Системы документации
- •Оригинальность и подлинность документа
- •Копийность документа. Юридическая сила копий
- •Определение реквизита документа. Состав реквизитов, установленный стб 6.38-2004.
- •Согласование служебных документов. Правила оформления реквизита «Виза» и «Гриф согласования».
- •Способы удостоверения документов (подпись, гриф утверждения, печать)
- •Общая характеристика и состав группы организационных документов.
- •Общая характеристика и состав группы распорядительных документов.
- •Общая характеристика и состав группы справочно-информационных документов
- •Подготовка орд с использованием компьютерных технологий
- •Реквизиты «Адресат», «отметка о наличии приложения», «заголовок к тексту»
- •Ответственность за нарушение делопроизводства и архивного дела
- •Статья 23.17. Нарушение порядка составления (оформления) первичных учетных документов
- •Статья 23.37. Утрата или незаконное уничтожение документов постоянного или долгосрочного хранения
- •Роль документоведения в совершенствовании процессов управления
- •Материальные носители информации
- •Способы документирования
Текст документа. Формы представления текста унифицированных документов
Текст документа - информация, зафиксированная письмом или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю основную часть документа.
В зависимости от количества вопросов, затрагиваемых в документе, выделяют документы простые и сложные.
Простые документы - это те документы, в которых рассматривается один вопрос.
Сложные документы - те документы, в которых рассматривается несколько вопросов.
Простые документы более удобны в обработке, легче регистрируемы, их легче подшивать в дела, использовать в архиве. Обработка сложных документов может вызвать ряд трудностей. Их сложно регистрировать (в графу содержания журнала / карточки надо писать несколько вопросов, при направлении на исполнение, если вопросы касаются разных структурных подразделений организации, нужно устанавливать очередность выполнения или снимать копию с документа). Исполнение документа задерживается. Если исполнение вопросов, поднятых в документе, взято на контроль и исполнители и сроки исполнения разные, то на каждый вопрос приходится заполнять отдельную контрольную карточку. Еще сложнее решается вопрос при помещении документа в дело. Если информация, зафиксированная в документе, имеет большое научное и практическое значение, при формировании дел иногда снимают копии и делают выписки, помещая в разные дела в соответствие с номенклатурой.
Сложными являются такие документы, как правила, приказы, протоколы, отчеты.
Письма и докладные записки должны составляться по одному вопросу.
Структура текста документа.
Текстовый документ обычно состоит из трех частей:
введение, в котором излагаются цели, задачи, причины составления документа или дается ссылка на другой документ;
изложение, где приводятся цифры, факты, доводы;
3) заключение, содержащее суть вопроса, т.е. предложения, распоряжения, просьбы. Одна из частей может отсутствовать, но заключение - обязательная часть документа. Примерная инструкция по делопроизводству рекомендует делить текст на две части:
основание, причины составления документа (вводная часть);
излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения / просьбы (основная часть).
Вводная часть может отсутствовать.
Текст унифицированных документов оформляется в виде:
1) связного (типового) текста или трафаретного текста;
Анкеты;
таблицы;
соединенных форм (композиции в виде связного текста, анкеты, таблицы).
Связный (типовой) текст - текст, содержание которого неизменно повторяется в ряде документов, что не исключает возможности выделения постоянной и переменной информации.
Связный текст может быть составлен на основе трафарета.
Трафарет - это форма представления унифицированного текста, содержащего постоянную информацию и пробелы для заполнения их переменной информацией, характеризующей конкретную ситуацию.
В связных текстах унифицированных документов, составляемых на основе трафарета, следует учитывать: заполняемая часть должна быть согласована с заданной постоянной информацией.
Таблица - форма представления унифицированного текста, содержащего информацию, являющуюся характеристикой нескольких объектов по ряду признаков.
В таблице выделяют два уровня членения текста: вертикальный (графы), горизонтальный (строки). Постоянная информация, представленная в виде обобщенных показателей, заносится в графы, переменная - в строки.
Табличный способ организации текста используется в случаях, когда требуется получить или отразить информацию по однотипным управленческим ситуациям. В распорядительных документах, описывающих управленческие ситуации на группу лиц, допускается применять таблицу. Допускается применять в качестве таблицы часть текста.
Соединение форм представления унифицированного текста - это интегрированная форма представления унифицированного текста, содержащего сочетание связного текста с анкетой или таблицей.