Раздел 2. Содержание и стиль письма

(Letter's Contents and Style)

2.1. Размер письма(Letter Size)

Размер письма зависит от его темы. Правильно выбранный раз­мер письма содержит нужный объем информации. Например, прп отве-

те на запрос можно выбрать следующий размер письма (указанные в квадратных скобках номера блоков письма комментируются в следую­щем за этим подразделе 2.2 «Построение письма»):

Dear Mr Brown,Уважаемый г-н Браун!

1. Thank you for your enquiry of 5 November. Благодарим Вас за запрос от 5 ноября.

2. We have enclosed our winter catalogue and price-list giving details of c.i.f. London prices, discounts and delivery dates.

Высылаем Вам наш зимний каталог и прейскурант, где Вы найдете подробную информацию о лондонских ценах c.i.f. [cost, insurance and freight - цена, включающая стоимость, расходы по страхованию и фрахт], скидках и датах доставки.

3. Though you will see we offer a wide selection of watches, may we draw your attention to pp. 23-28, and pp. 31-36 in our catalogue which we think might suit the market you are dealing with? And on page 25 you will notice out latest designs in pendant watches which are becoming fashionable for both men and women. .

Хотя вы сами увидите, что мы предлагаем широкий ассортимент часов, хотелось бы обратить Ваше внимание на стр. 23-28 и 31-36 нашего каталога, где, на наш взгляд, находится то, что наиболее соответствует интересующему Вас рынку. А на странице 25 Вы увидите наши последние модели часов на цепочке, которые сейчас входят в моду как у мужчин, так и женщин.

4. As you are probably aware, all our products are fully guaranteed and backed by our world-wide reputation.

Вам, очевидно, известно, что вся наша продукция имеет полную га­рантию и пользуется репутацией во всем мире.

5. If there is any further information you require, please contact us. Mean­while, we look forward to hearing from you soon.

Если Вам необходима какая-нибудь дополнительная информация, пожалуйста, обращайтесь к нам. С нетерпением ждем Вашего ско­рого ответа.

Yours sincerely, Искренне Ваш,

2.2. Построение письма(Letter Composition)

Приведенное выше письмо составлено по следующему плану:

• подтверждение полученного запроса;

• сообщение о высылаемых вместе с письмом каталоге и прей скуранте;

• обращение внимания г-на Эрранда на часы, которые его инте­ресуют, а также на последние модели;

• упоминание о гарантии и репутации;

• приглашение к дальнейшим контактам.

Первый блок (абзац) является важным, поскольку он задает тон письма и дает возможность читателю составить представление о вас и о вашей компании.

Обычно в первом абзаце благодарят адресата за его письмо (если это ответ на запрос), представляют свою фирму при необходимости, со­общают о цели письма:

Срединные блоки представляют собой основную часть письма. В них изложено то, что необходимо сообщить - ответы на поставленные вопросы, определенную информацию или вопросы, которые нужно за­дать клиенту. Здесь важно тщательно спланировать содержание этих блоков, ясно и четко изложить его в логической последовательности.

Заключительный блок (абзац) включает слова благодарности за письмо (если это не было сделано в первом абзаце) и приглашение к дальнейшему сотрудничеству. Можно также кратко повторить основ­ные моменты письма:

Thank you for your enquiry dated 8 July, in which you asked us about our range of cosmetics. As you have probably seen in our advertisements in fashion magazines, we appeal to a wide age group.

Благодарим Вас за письмо от 8 июля, в котором Вы интересовались на­шим ассортиментом косметики. Как Вам, вероятно, известно из на­шей рекламы в .журналах мод, мы обращаемся к широкой возрастной группе.

Once again, thank you for writing to us, and please contact us if you would like any further information. To go briefly over the points I have made - delivery would be six weeks from receipt of order, and payment should be made by bank draft. I look forward to hearing from you soon.

Еще раз спасибо за то, что Вы нам написали. Пожалуйста, обращай­тесь, если Вас интересует дополни­тельная информация. Кратко поды­тоживая основные моменты, хочу напомнить, что доставка осуществ­ляется в течение шести недель после получения заказа, а оплату необходи­мо сделать банковским перечислени­ем. С нетерпением жду Вашего ско­рого ответа.

2.3. Язык и стиль(Language and Style)

Простота. Деловая переписка часто страдает устаревшим и громоздким стилем изложения, что усложняет понимание основной мысли. Старайтесь писать просто.

Ниже дается образец написанного простым стилем письма- извинения за несвоевременную оплату выставленного счета, вызванную объективной причиной, к которому прилагается чек на необходимую сумму:

Dear Mr Craig,

I am replying to your letter of 15 July asking us to clear our June balance.

I apologize for not settling the account sooner, but due to the unfortunate death of Mr. Noel, our accountant, we were not able to settle any of our out­standing balances.

Please find enclosed our cheque for $620, and accept our apologies for any inconveniences.

Yours sincerely,

Уважаемый г-н Крейг!

Отвечаю на Ваше письмо от'15 июля с просьбой рассчитаться за июнь.

Приношу извинения за несвоевре­менную оплату, но из-за кончины нашего бухгалтера г-на Ноэля мы не смогли заплатить ни по одному предъявленному счету.

Посылаем Вам чек на сумму $620 и просим принять наши извинения за причиненные неудобства.

Искренне Ваш,

Вемсливость. Простота изложения не значит, однако, что можно пренебрегать вежливостью. Слишком краткое и простое письмо может оказаться грубым:

Dear Mr. Rohn,

I have already written to you concern­ing your outstanding debt of $590. This should have been cleared three months ago. You don't seem to want to cooper­ate in paying us, and therefore we will sue you if the debt is not cleared within the next ten days.

Yours, etc.

Уважаемый г-н Рон!

Я уже писал Вам насчет Вашего долга в размере $590. Его нужно бы­ло погасить три месяца назад. Ка­жется, Вы не желаете с нами со­трудничать в выплате долга, в связи с чем мы Вас привлечем к суду, если долг не будет погашен в течение ближайших десяти дней.

Ваш, и т.д.

То же письмо благодаря стилистическим приемам выглядит бо­лее вежливым (использование сложноподчиненных, более длинных предложений с союзами; употребление конструкций пассивного залога вместо активного; использование полных грамматических форм вместо сокращенных):

Dear Mr. Rohn,

I refer to the previous letter sent on 10 October, in which you were asked to clear the balance of $590 which has been outstanding since July. As you have not replied to the letter, you leave little choice for me but to place the mat­ter in the hands of solicitors. However, I am reluctant to do this, and I am offer­ing you a further ten days to settle the account.

Yours sincerely,

Уважаемый г-н Рон!

Обращаю Ваше внимание на письмо от 10 октября, в котором Вас про­сили погасить долг в размере $590, числящийся за Вами с июля. По­скольку Вы не ответили на это письмо, мне ничего не остается, как передать дело адвокатам. Мне, од­нако, весьма не хочется это делать, и я предоставляю Вам дополнитель­ный десятидневный срок, чтобы рассчитаться по долгам.

Искренне Ваш,

Ясность. Ваш корреспондент должен точно понимать написан­ное Вами. Используйте только те аббревиатуры, которые являются об­щепринятыми и понятными во всех странах. Например, c.i.f. (cost, insur-

ance and freight) или f.o.b. (free on board) известны всем, кто занимается международной торговлей, и они даже произносятся одним словом, а не по буквам: сиф и фоб.

Будьте внимательны с числами. В США и Великобритании точка отделяет целое от десятичной дроби (во Франции и России, например, для этого используется запятая): 2.345 - две целых и триста сорок пять тысячных (в США и Великобритании) и две тысячи триста сорок пять (в России и странах СНГ). И наоборот: 10,245 - десять тысяч двести сорок пять (в США и Великобритании) и десять целых и двести сорок пять тысячных (в России и странах СНГ).

Точность. Будьте точны при написании должности и звания в адресе и приветствии. Если вы не уверены, какого пола ваш адресат, лучше написать Dear Sir or Madam.

При ответе на письмо обязательно делайте ссылку на получен­ную корреспонденцию.

Не допускайте неточностей в указаний цен, размеров, веса и дру­гих спецификаций.

Проверьте наличие вложений (приложений), если в конце письма вы поставили "End." (Enclosures).

л

г Контрольные вопросы и задания

1. Ознакомившись со структурой письма и образцами писем меж­дународного образца, набросайте на листе бумаги реквизиты письма в порядке их следования. Дайте английские эквивален­ты названий реквизитов. Проверьте себя по тексту раздела 1.

2. Назовите британский и американский эквиваленты русской аб­бревиатуры ООО (общество с ограниченной ответственностью).

3. Как в названии фирмы отражается то, что она представляет со­бой партнерство двух или более людей?

4. Что указывается в заголовке письма?

5. О чем говорит номер документа?

6. Где и как указывается дата письма?

7. Как пишется внутренний адрес (адрес получателя)? Какие веж­ливые формы обращения (и в каких случаях) указываются пе­ред фамилий адресата? Напишите произвольный вариант адре­са получателя в США, Великобритании, Канаде, одной из стран Европы.

8. Как начинается и заканчивается письмо, если фамилия и имя адресата вам неизвестны?

9. С какой целью на следующей строке после обращения ставится сокращениеRe:и что оно обозначает?

10. Что пишется в начальном абзаце письма? Дайте свой вариант начального абзаца письма, которое вы пишете в организацию по международному обмену студентами с просьбой сообщить вам условия участия в программе летнего обмена и возможно­сти поработать в летнем лагере в США?