1.6. Организация аналитической работы.

Важной основой анализа является система информации. Связи анализа и информации двояки. С одной стороны, анализ выступает как потребитель информации, а с другой – он выполняет контрольные функции по отношению к самой информации, вызывая изменения ее объема, содержания, адреса.

Источниками данных для анализа служат, прежде всего, различные плановые документы. Можно выделить научно-техническую, административно-правовую и экономическую информацию.

Экономическую информацию подразделяют на плановую, нормативную, учетную и прочую.

Источниками данных для анализа служат: перспективные планы экономического и социального развития предприятия, планы организационно-хозяйственного устройства, годовые производственно-финансовые планы предприятия, бизнес-планы, и т.д.

Нормативная информация – это нормы и расценки. Анализ и контроль за соответствием отдельных технологических процессов и полученных результатов установленным нормам, требованиям, стандартам становятся необходимыми. Информационное обеспечение анализа качества работ и полученной продукции в современных условиях будет способствовать укреплению технологической дисциплины, повышению эффективности производства.

Учетная информация – это данные бухгалтерского, оперативного и статистического учета.

Оперативный учет служит средством получения информации и наблюдения за производственными процессами и операциями во время их осуществления.

Статистический учет представляет информацию, отражающую количественную сторону массовых однородных общественных и экономических явлений.

Наиболее полные сведения концентрируются в годовых отчетах предприятий. Определенная информация содержится также в материалах финансового контроля, актов ревизий, аудиторских заключениях и т.д.

Данные первичных документов бухгалтерского учета используются в тех случаях, когда необходимые для анализа сведения, которые отсутствуют в отчетности. Например, данные для учета позволяют углубить анализ дебиторской и кредиторской задолженностей по составу и сроку возникновения. В процессе выполнения работы можно выделить три этапа.

Сначала составляют программу аналитической работы, определяют информационное обеспечение, проверяют качество информации.

Первый этап – необходимо определить степень выполнения плана, динамику показателей; выяснить, как выполнены рекомендации и распоряжения, принятые по результатам предшествующего анализа, т.е. дать оценку исполнительной дисциплины.

Второй этап – изучают конкретные факторы, обусловившие отклонение, выявленные на первом этапе; устанавливают причинные связи анализируемых показателей с общими условиями труда, с влиянием объективных и субъективных факторов (различные приемы). По данным анализа влияния факторов проводят оценку результатов хозяйственной деятельности предприятия или отдельных коллективов. От полноты выявления влияния анализируемых факторов и правильности измерения степени их влияния на определенный показатель зависит качество выводов и обосновать выявленных резервов повышения эффективности производства.

Третий этап – обобщают результаты анализа, выполненного на предыдущем анализе, разрабатывают конкретные предложения и мероприятия, обеспечивающие ликвидацию вскрытых недостатков и допущенных потерь, наиболее полное вовлечение в производство имеющихся резервов.

Такое поэтапное проведение аналитической работы соблюдается при итоговом анализе результатов хозяйственной деятельности предприятия.

Выводы анализа достоверны только при сопоставимости сравниваемых величин, для этого следует:

1. Сравнивать предприятия или коллективы примерно равные по природным и экономическим условиям, выделяя факторы, зависящие от трудового коллектива.

2.Обобщающие синтетические показатели (объем продукции в денежном измерении на одного работника; общий уровень рентабельности производства и т.д.) сравнивать только в предприятиях, имеющих примерно одинаковую специализацию. Детальные показатели в пределах отраслей, себестоимость и рентабельность производства отдельных видов продукции - использовать в сравнении предприятий любой специализации.

3. Показатели предприятий различных размеров приводить к одному количественному базису (рассчитать на одного работника и т.д.).

В зависимости от изучаемого периода экономический анализ подразделяют на виды:

- итоговый;

- текущий;

- оперативный;

- превентивный (предварительный).

Итоговый анализ выполняется после завершения всех работ на основании годового отчета. Он оценивает результаты совершившихся экономических процессов, выявляет причины отклонений показателей отчета от плана или нормативов. Выводы и предложения используются в оценке деятельности предприятия.

Текущий анализ – по данным за истекший период, месяц, квартал или цикл работ и дает возможность в течение того же года исправлять ошибки, использовать выявленные резервы.

Оперативный анализ проводится непрерывно. Руководители и специалисты анализируют состояние дел непосредственном наблюдении за работами и во время просмотра и подписания первичных документов.

С помощью превентивного анализа оценивается намечаемые хозяйственные мероприятия, заранее определяется экономическая эффективность различных вариантов, выбираются решения, наиболее выгодные хозяйству. Превентивный анализ опирается на материалы и выводы итогового анализа и осуществляется при помощи свойственных ему методических приемов. При этом используется способ экстраполяции, когда распространяются выводы, полученные при наблюдении одной части явления, на другую его часть; распространеннее закономерностей, действующих в минувшем периоде за его пределы; перенесение выявленных тенденций развития в будущее. Целесообразно экстраполировать устойчивые закономерности, благоприятные тенденции экономического и социального развития производства, учитывать и возможности отдельных отрицательных явлений.

Другая форма превентивного анализа связана с разработкой и обоснованием решений по дальнейшему развитию экономики предприятия расчетно-конструктивным методом.

Эта форма завершает стадию анализа, когда на основе изучения и оценки показателей переходит к разработке мероприятий и проектов, рекомендаций на перспективу.

Проектные расчеты составляются: с использованием прямых данных аналитических расчетов; по аналогии с сезонными изменениями явления в предыдущие годы; с учетом изменений каждой составной части явления (поэлементно) или совокупности элементов.

Задачи, связанные с выбором оптимальных вариантов по производственной программе отдельного хозяйства, структуре посевных площадей, рационов кормления скота и птицы, расстановке силовых и рабочих машин, решаются путем математического моделирования. При этом необходима нормативная база, которая позволит установить зависимость переменных факторов, определять ограничения, связанные с конкретными условиями производства.

Таким образом, в самом общем виде процесс экономического анализа хозяйственной деятельности включает следующие этапы и процедуры:

I. Определение проблемы и целей анализа:

1. Определение потребности в выполнении анализа.

2. Нахождение проблемы.

3. Формулирование целей анализа.

II. Разработка плана проведения анализа:

1. Выбор методов анализа.

2. Установление типа требуемой информации и источников ее получения.

3. Определение методов сбора необходимых данных.

4. Выбор форм для сбора и представления данных.

5. Разработка, при необходимости, выборочного плана.

III. Реализация плана выполнения анализа:

1. Сбор необходимых данных.

2. Анализ данных.

IV. Интерпретация результатов анализа и предоставление пользователю: подготовка и презентация заключительного отчета перед заинтересованным лицом, принимающим решения на основе результатов анализа.

Однако потребность в проведении анализа в целом ряде случаев может и не возникнуть. Наиболее часты следующие ситуации: 1) необходимая информация уже имеется в распоряжении лица, принимающего решения и имеющего доступ к соответствующей информации за счет использования современных информационных технологий; 2) недостаток времени для проведения анализа – иногда проблема требует немедленного решения, не оставляя времени на детальный анализ; 3) отсутствие необходимых средств, ресурсов; 4) затраты превышают ценность результатов анализа: решения, принимаемые на основе результатов анализа, могут оказывать слабое влияние на перспективы, интересующие лицо, принимающее решение; 5) лицо, принимающее решения, не понимает назначения анализа и не знает как воспользоваться его результатами.