Проектування бази даних
Проектування бази даних починається із створення на папері її структури. При цьому виконуються такі роботи:
визначити перелік даних, які будуть зберігатися в базі даних (наприклад, прізвища студентів, ім'я, предмети, оцінки);
визначити кількість і зміст таблиць для зберігання даних (краще застосувати кілька зв'язаних таблиць замість однієї великої таблиці, в якій повторюється одна і та ж інформація);
визначити для таблиць назви полів, їх тип та ключові поля.
Розміщення даних у зв'язаних таблицях дозволяє позбавитись від інформації, що повторюється.
Спробуйте, використовуючи одну таблицю, розмістити в ній дані на кожного студента: прізвище, ім'я, предмети, що вивчаються, поточні оцінки і дати, коли вони одержані. В такій таблиці буде багато даних, що повторюються. Наприклад, назва предметів для кожного студента. А ще є багато інших даних: адреса, рік народження, вага, зріст, медичні дані тощо.
Прикладом такої нераціональної таблиці може бути журнал групи, в якому на кожній сторінці повторюються дані про кожного студента.
Створення бази даних Створення «порожньої» бази даних
Проектування бази даних можна виконати: у режимі «Мастера, страницы и проекты бази данных» і «Новая база данных».
Перший спосіб не потребує особливих умінь та знань: користувачу пропонуються на вибір зразки (шаблони) баз даних з порожніми таблицями, формами та звітами, які залишається заповнити за допомогою спеціальних майстрів. Такий спосіб використовується менше через низьку ефективність і громіздку структуру «спроектованої» бази даних.
Другий спосіб вимагає певних умінь та знань і дозволяє користувачу створити ефективну й оптимальну базу даних. Саме цей спосіб буде розглянуто нижче.
Створення файла порожньої (без таблиць) бази даних та поступове створення її об'єктів дозволяє користувачу самому визначити структуру бази даних і створити її елементи.
Для цього виконуються такі дії:
завантажити програму Access'2000;
у вікні запуску встановити перемикач «Новая база данных»;
натиснути кнопку «ОК», відкриється діалогове вікно «Файл новой базы данных» вигляд якого представлено на рис. 6.1.
списку «Папка» вибрати папку для зберігання файла БД;
у полі «Имя файла» задати назву файла (за мовчазною згодою кожному новому файлу бази даних присвоюється ім'я db1, db2 і т.д.)
натиснути кнопку «Создать».
Після виконання цих дій нова порожня база даних буде створена, і відкриється її вікно (рис. 6.2), в якому можна розпочинати процес створення її об'єктів. Робити це можна в режимі конструктора або за допомогою майстра.
Рис. 6.1. Файл нової бази даних
Рис. 6.2. Вікно бази даних
При використанні режиму конструктора доведеться ознайомитися з предметною областю, створити структуру таблиць, зв'язки між ними, встановити поля і ключі, проектувати форми і звіти. і, звичайно, заповнити таблиці об'єктів бази даних. Про це мова піде далі.
Приклад створення структури таблиць бази даних
Першим кроком при створенні бази даних є проектування таблиць, які міститимуть усю необхідну інформацію. Таблиці є основою реляційної бази даних. Для створення структури таблиці бази даних виконуються такі дії:
створення полів (ім'я поля, тип даних, опис і властивості);
збереження структури таблиці.
Для створення структури таблиці у режимі Конструктора необхідно:
завантажити файл нової бази даних;
виконати команду «Создание таблицы в режиме конструктора» або Конструктор на панелі інструментів;
У вікні що відкриється, будуть виконуватися всі дії по створенню структури таблиці (рис. 6.3).
Рис. 6.3. Вікно „Таблица 1”
Поле, в якому знаходиться курсор, (див. Прізвище) називається поточним і позначається показником ►. Кількість і назва записів Конструктора буде співпадати з кількістю і назвою полів у таблиці, що створюється.
Створимо таблицю Учні, (табл. 6.1) в якій задамо поля; КодУчня, Прізвище, Імя (без апострофа!), Адреса, РікНар з такими типами і властивостями:
Таблиця 6.1
Учні
-
Имя поля
Тип данньїх
Дополнительные свойства
КодУчня
Счетчик
з мовчазної згоди
Прізвище
Текстовий
розмір – 20; обов'язкове поле;
Імя
Текстовий
розмір −10; обов'язкове поле;
Адреса
Текстовий
розмір −45; необов'язкове поле;
РікНар
Дата/время
необов'язкове поле;
Робота в режимі Конструктора дає можливість вказати назви, типи даних (рис. 6.3) і властивості полів майбутньої таблиці.
Поля створюються таким чином:
у стовпчику «Имя поля» ввести назву, наприклад, КодУчня; бажано щоб у назві не було пропусків, за потребою пропуск можна замінити _;
курсор перемістити на стовпчик «Тип данных», в якому з'явиться значення «Текстовий» і кнопка, що відкриває список ;
із списку вибирається потрібний тип, наприклад, «Счетчик»;
за потребою курсор перемістити на стовпчик «Описание» (необов'язкова характеристика);
внизу вікна задати потрібні властивості, якщо встановлені програмою з мовчазної згоди не задовольняють вимогам.
Основні типи, що використовуються: «Счетчик», «Текстовий», «Числовой», «Дата/время».
Для поля КодУчня пропонується використовувати тип «Счетчик», який означає, що при введенні нових студентів (учнів) у таблицю їхні номери будуть створюватися автоматично, причому кожний новий номер буде більшим за попередній на одиницю.
Для поля Прізвище − тип «Текстовий» потрібно змінити додаткові властивості − «Размер поля» відредагувати з 50 на 20 (навряд чи буде довжина прізвища більше, ніж 20 символів, а пам'ять комп'ютера обмежена і її варто економити). Потрібно натиснути в нижній частині вікна у полі «Размер поля» і відредагувати 50 на 20, у полі «Обязательное поле» відкрити список і вибрати «Да».
При встановленні типу даних "Дата/время» потрібно внизу відкрити вкладку «Общие», встановити курсор на поле «Формат поля», відкрити список за допомогою кнопки і вибрати потрібний вид виведення, приклади яких наведені на рис. 6.4.
Рис. 6.4. Встановлення типів даних