3. Структура и функционирование системы

По сути регистрируемых событий среди документов, отражающих движение и состояние трудовых ресурсов организации, можно условно выделить следующие группы:

Кадровые документы – «Приказ о приеме», «Приказ об увольнении» и др.

Регламентные документы – «Начисление зарплаты» и «Начисление налогов»

Документы, регистрирующие оплату за отработанное время, - наряды, договора гражданско-правового характера и др.

Документы, регистрирующие оплату за неотработанное время, - «Больничный лист», «Начисление отпуска»

Документы, регистрирующие удержания, как правило, долгосрочные – «Ссуда предприятия», «Исполнительный лист»

«Налоговые документы» - регистрирующие события, отражаемые в налоговом учете зарплаты по НДФЛ или ЕСН – «Возврат НДФЛ», «Справка об инвалидности» и др.

В «1С: Бухгалтерии» для учета данных о сотрудниках предназначен справочник «Сотрудники».

Поскольку многие реквизиты справочника «Сотрудники» являются периодическими, работа со справочником требует определенной аккуратности. В этой связи в типовую конфигурацию включен набор документов, предназначенных, в частности, для обслуживания справочника «Сотрудники». К ним относятся: приказ о приеме на работу; приказ о кадровых изменениях; приказ об изменении окладов; приказ об увольнении.

Все документы по учету кадров группируются в журнале «Приказы по кадрам» (пункт «Кадры» меню «Журналы» главное меню программы).

Если для расчета заработной платы и ведения кадрового учета используется другая программа, то в константе «Учет зарплаты во внешней программе» необходимо установить значение «Да». В этом случае ввод документов по кадровому учету будет невозможен, а при попытке их ввода, на экран будет выдаваться соответствующее предупреждение. Кроме того, ряд закладок в форме элемента справочника сотрудники также будут недоступны.

Прием сотрудника на работу.

Для ввода в справочник «Сотрудники» нового сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о приеме на работу».

Для ввода нового документа следует выбрать пункт «Приказ о приеме на работу» в подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню или нажать кнопку «Новый приказ» в форме списка справочника «Сотрудники». Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Документ имеет те же закладки, что и форма элемента справочника «Сотрудники».

После внесения в закладки документа всей необходимой информации следует сформировать и распечатать приказ по форме №Т-1 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа информация о сотруднике из документа переносится в справочник «Сотрудники».

Далее рассмотрим особенности ввода данных на закладках данного документа.

Закладка «Общие сведения»

На закладке «Общие сведения» указываются: номер и дата приказа (составления), дата приема на работу, полные фамилия, имя и отчество сотрудника, должность и подразделение.

Кадровые приказы имеют сквозную нумерацию. Помер приказа в типовой конфигурации определяет присваиваемый работнику табельный номер.

Дата документа, в общем случае, может не совпадать с датой оформления приказа о приеме на работу, которая указывается в реквизите «Дата составления».

В реквизите «ФИО» указывается фамилия, имя и отчество (полностью) принимаемого на работу. При заполнении этого реквизита открывается форма списка справочника «Сотрудники», в котором перечислены все сотрудники организации. Для ввода в этот список нового сотрудника нужно выбрать пункт «Новый» меню «Действия» или нажать клавишу Ins, и внести фамилию, имя и отчество принимаемого на работу.

Порядок заполнение остальных реквизитов документа аналогичен заполнению соответствующих реквизитов справочника «Сотрудники»

Внесение кадровых изменений.

Для изменения значений периодических реквизитов сотрудника в типовой конфигурации предназначен документ «Приказ о кадровых изменениях». Его следует использовать: при переводе работника из одного подразделения в другое; при изменении количества иждивенцев и типа вычета из доходов; изменении месячного оклада, и т.п.

Ввод нового документа «Приказ о кадровых изменениях» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы.

Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией того сотрудника, кадровые данные которого вы хотите изменить, в форму нового документа «Приказ о кадровых изменениях» будут перенесены актуальные данные по этому сотруднику.

Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение

Форма документа имеет три закладки: Общие сведения, Начисление з/пл., Налоги и отчисления. Состав реквизитов документа на этих закладках аналогичен составу реквизитов на одноименных кладках документа «Приказ о приеме на работу».

В форме документа следует указать новые значения только для тех реквизитов, которые изменяются.

После внесения изменений нужно сформировать, и распечатать приказ по форме № Т-5 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа в справочнике «Сотрудники» устанавливаются новые значения тех реквизитов, которые изменены в форме документа.

Увольнение работника.

Прекращение трудовых отношений с работником оформляется приказом на увольнение.

Для формирования данного приказа в типовой конфигурации предусмотрен документ «Приказ увольнении».

Ввод нового документа «Приказ об увольнении» выполняется выбором соответствующего пункта из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы. Этот же документ можно вызвать также из справочника «Сотрудники» с помощью кнопки «Новый приказ». Если перед вводом приказа установить курсор в строку с фамилией увольняемого сотрудника, в форму документа «Приказ об увольнении» будут перенесены данные этого сотрудника.

В форме ввода нужно указать номер и дату приказа, дату увольнения и выбрать увольняемого сотрудника.

Затем нужно сформировать и распечатать приказ по форме №Т-8 (кнопка «Печать»), а документ сохранить и провести (кнопка «ОК»).

При проведении документа дата увольнения заносится в реквизит «Дата увольнения» указанного сотрудника в справочнике «Сотрудники».

Если в константе «Учет зарплаты во внешней программе» установлено значение «Да», ввод документа будет невозможен. При этом на экран будет выдано соответствующее предупреждение.

Начисление заработной платы.

Для автоматического начисления заработной платы в типовой конфигурации предназначен документ «Начисление зарплаты».

Для ввода нового документа необходимо выбрать пункт «Начисление зарплаты» из подменю «Зарплата» меню «Документы» главного меню программы.

Если переключатель установлен в положение «Использовать счет ведомости», то в форме становится доступным для заполнения реквизит «Счет». Наименование и состав реквизитов, для выбора объектов аналитики, зависит от выбранного счета. При этом затраты по начислению заработной платы будут отнесены в дебет выбранного счета.

Если переключатель установлен в положение «Использовать счета справочника», то проводки по начислению заработной платы будут сформированы с использованием счетов, указанных для каждого сотрудника в справочнике «Сотрудники».

Данные следует вводить в следующем порядке:

1. Указать дату начисления заработной платы. Как правило, дата начисления должна приходиться на последний рабочий день месяца, за который начисляется заработная плата;

2. Выбрать из справочника «Подразделения» структурное подразделение, для сотрудников которого начисляется заработная плата. Если вы хотите рассчитать заработную плату по всем сотрудникам организации, данный реквизит заполнять не следует;

3. Реквизит «Отнести начисление к расходам на продажи» виден только в том случае, если константа «Организация является плательщиком ЕНВД» установлена в значение «Да». В этом реквизите следует выбрать одно из трех значении: не облагаемым ЕНВД; облагаемым ЕНВД; подлежащим распределению.

Если начисления по данной ведомости не облагаются НДФЛ, то следует включить флажок «Не облагается НДФЛ»;

4. Заполнить табличную часть (Вы можете сформировать список самостоятельно или воспользоваться режимом автоматического заполнения).

Для ввода элемента в табличную часть документа щелкните мышью в первой строке колонки «Сотрудник» и из открывшегося справочника «Сотрудники» выберете требуемый элемент. Для ввода следующей строки установите курсор в колонку с порядковым номером и нажмите клавишу Ins.

Для автоматического заполнения списка нажмите на кнопку «Заполнить». Документ внесет в табличную часть всех сотрудников выбранного подразделения (или всех сотрудников организации, если подразделение не выбрано) и заполнит графу «Начислено» согласно окладу, указанному для сотрудника в справочнике «Сотрудники». Сумму к начислению в размере оклада следует скорректировать вручную, если она не совпадает с той, которую сотруднику следует начислить фактически. Например, при приеме сотрудника на работу не с начала месяца оплате подлежит фактически отработанное время исходя из дневной тарифной ставки за количество отработанных рабочих дней.

При проведении документа «Начисление ЗП» будет автоматически создана операция с проводками по: начислению заработной платы; удержанию налога на доходы физических лиц.

При начислении заработной платы для каждого работника формируется проводка по дебету счета учета затрат на оплату труда и кредиту счета «Расчеты по оплате труда». Счет затрат определяется по каждому работнику из справочника «Сотрудники» (включен переключатель «Использовать счета справочника») или для всех сотрудников используется счет, указанный в документе (включен переключатель « Использовать счет ведомости»).

При исчислении налога на доходы физических лиц по каждому работнику формируется проводка по дебету счета «Расчеты по оплате труда» и кредиту счета «Налог на доходы физических лиц». Сумма проводки исчисляется на основании ставки налога, предела и размера налоговых вычетов. Ставка налога устанавливается в справочнике «Налоги и отчисления». Сумма ежемесячных отчислении рассчитывается нарастающим итогом с начала года.

Размер предоставляемого вычета устанавливается по каждому работнику отдельно в справочнике «Сотрудники». Дополнительно к указанному вычету может предоставляться вычет на содержание детей. Чтобы этот вычет учесть, следует ввести количество детей работника в справочнике «Сотрудники».

Значение предела вычетов хранится в соответствующей константе конфигурации. При достижении совокупного дохода работника размера предела вычетов, вычеты сотруднику, к общем случае, предоставляться перестают. В конфигурации определены вычеты-исключения, на которые данный порядок не распространяется.

Проводки по начислению единого социального налога и взносов в фонд социального страхования от несчастных случаев и профессиональных заболевании формируются в конце месяца документом «Закрытие месяца».

Выплата заработной платы.

Для оформления операции по выплате сотрудникам аванса и заработной платы по платежной ведомости в типовой конфигурации предназначен документ «Выплата зарплаты из кассы».

Документ вызывается из одноименного подпункта пункта «Зарплата» меню «Документы» главного меню.

Документ и моет экранную форму диалога, которую следует заполнить в следующем порядке.

В поле «На выплату» необходимо выбрать вид выплаты: «зарплата» или «аванс».

Если формируется платежная ведомость на выдачу аванса, то в реквизите «в размере» можно задать сумму аванса в процентах от оклада. Тогда при заполнении табличной части с помощью кнопки «Заполнить» сумма аванса будет рассчитана автоматически.

Реквизит «Подразделение» определяет список сотрудников, которым будет выплачена заработай плата по данной платежной ведомости. Если подразделение не выбрано, то ведомость формируется по всем сотрудникам организации.

Заполнение формы ввода следует сформировать и распечатать платежную ведомость по форме №Т-53 (кнопка «Печать») и сохранить документ без проведения (формирования проводок) («ОК»).

Формирование проводок следует проводить после фактической выплаты по данной платежной ведомости.

Для проведения ранее сохраненной платежной ведомости ее нужно найти в журнале «Зарплата», войти в режим редактирования двойным щелчком мыши и сохранить с проведением.