В настоящее время поток деловой информации разнообразен по видам ее представления и источникам, но как установлено:

• около 15% информации структурировано, имеет электронный вид, хранится и управляется с помощью различных СУБД;

• 15% информации представляет собой неструктурированные данные в электронном виде. Поиск данных в такой среде осложнен, т.к. чаще всего используются методы поиска по ключевым словам и содержанию;

• более 70% информации по-прежнему хранится на бумаге, что значительно усложняет разработку и принятия управленческих решений.

В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Основные этапы обработки документов в организации включают в себя прием, регистрацию, рассмотрение, передачу, отправку, информационно-справочную работу, оперативное хранение, контроль исполнения, систематизацию, формирование дел, составление описей, передачу в архив и т.д. Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек, при котором регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание в организациях централизованных служб документационного обеспечения управления: управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т. п.

К настоящему времени создана концепция электронного документа, первые элементы которой возникли в начале 80-х годов, а сегодня она развита от обычного графического образа документа до идеи управления документами. В настоящее время эта концепция является общепризнанной, и, по данным Delphi Consulting Group, объем электронной текстовой информации в организациях удваивается каждые 3 года.

Современный электронный документ – это электронная форма, вид которой аналогичен бумажному документу и обработка которой происходит с помощью последовательного применения взаимоувязанных технологий в рамках систем управления электронными документами (Electronic Document Management Systems – EDMS). Системы EDMS реализуют различные комбинации технологий сбора, индексирования, хранения, поиска и просмотра электронных документов.

Под автоматизацией делопроизводства или документооборота обычно подразумевают любые информационные технологии, связанные с обработкой документов – от использования текстовых процессоров до систем управления потоком работ (workflow) и управления базами данных. В автоматизированной системе делопроизводства должны выполняться, по крайней мере, следующие функции:

• управление документами (document management). Любой документ может характеризоваться сложной совокупностью структурированных данных. Системы управления документами обеспечивают эффективное хранение и обработку этих данных. Примером системы управления документами могут служить системы правовой информации, позволяющие быстро ориентироваться во множестве нормативно-правовых актов. Универсальным инструментом создания систем управления документами являются СУБД;

• пересылка документов (e-mail) выполняется почтовыми системами, обеспечивающими пересылку документов и сопроводительной информации для работы с ними других пользователей компьютерной сети;

• групповая работа над документами (groupware) – позволяет группе пользователей компьютерной сети параллельно работать над общими документами, обеспечивая оперативное отслеживание всех изменений и версий;

• управление потоком работ (workflow). Эти системы автоматизируют сложные многошаговые алгоритмы работы с документами в организации.

Между groupware и workflow имеется существенная разница. Продукты groupware оставляют ведущую роль в создании документов сотруднику, облегчая этот процесс. Продукты workflow, наоборот, подсказывают (диктуют) пользователю в пределах выбранного им общего алгоритма работы над документом необходимую последовательность действий. Продукты workflow помогают структурировать поток работ, обеспечивают прохождение задачи через нужных участников, в нужной последовательности и в оговоренные интервалы времени. Delphi Consulting Group (с технической точки зрения) определяет workflow как продукты, обслуживающие одновременно множество сотрудников и множество задач, в то время как groupware обслуживают параллельно множество сотрудников и только одну задачу. Технологии workflow широко используются в современных системах для автоматизации документооборота; при оказании финансовых услуг; для обслуживания клиентов; в информационно-справочных системах.

В зависимости от того, как информация поступает в систему, как она организовывается и хранится, как осуществляется поиск и извлечение нужной информации, системы управления документами делятся на три категории (в соответствии с этапами их эволюции) [42].

Системы EDMS первого поколения появились в середине 80-х годов. Технология работы с ними строится на использовании ключевых слов для индексации и поиска документов. После того как документ отсканирован и получен его графический образ, необходимо приписать образу каждого документа набор ключевых слов, которые затем индексируются. Эта технология позволяет индексировать как текстовые документы (в ручном и автоматическом режимах), так и изображения (в ручном режиме). Однако при этом возникают следующие серьезные ограничения:

• само по себе определение ключевых слов – достаточно субъективный процесс; кроме того, это дорогостоящая процедура;

• пользователи должны осуществлять поиск информации предсказуемым способом, т.е. по ключевым словам;

• пользователь должен точно знать, что он ищет (четкий поиск), в противном случае информация не будет найдена;

• со временем актуальность тех или иных частей документа может меняться, следовательно, необходимо предусматривать процедуры переопределения ключевых слов.

Системы EDMS второго поколения обеспечивают ввод документа в систему путем сканирования и преобразование его графического образа в текстовый файл с использованием средств распознавания символов. Поиск информации в таких системах обеспечивает механизмы полнотекстового поиска (Full Text Retrieval), который реализуется с помощью технологии индексирования. Этот подход заключается в том, что при создании индексного файла в него вносятся все значимые слова из всех документов в алфавитном порядке. Эти слова затем объединяются в пары с указателями на документы, которые эти слова содержат. Принципиальным технологическим новшеством в системах EDMS второго поколения стало использование оптического распознавания символов (Optical Character Recognition, OCR).

Недостатками систем второго поколения является:

1. наличие ручной правки во время распознавания документов, что приводит к значительным скрытым расходам;

2. механизм четкого поиска не позволит найти информацию, если были допущены ошибки при распознавании текста или при написании запроса;

3. из-за необходимости «очистки» текста стоимость обработки документов достаточно высока;

4. индекс, создаваемый такими системами, обычно составляет от 100 до 300% от объема исходного текста, что означает увеличение времени поиска и расхода ресурсов компьютера.

В основу систем EDMS третьего поколения положены технологические разработки, связанные с индексацией и поиском документов и использующие результаты, полученные в области нейронных сетей и искусственного интеллекта. Разработки начала 90-х годов позволили сформулировать новые концепции построения систем управления неструктурированной информацией в электронном виде. Одним из наиболее показательных примеров служит технология адаптивного распознавания образов APRP (Adaptive Pattern Recognition Processing), разработанная компанией Excalibur Technologies и основанная на применении нейронных сетей. Преимуществом такой технологии является нечеткий поиск, т.е. поиск, позволяющий найти максимально близкое приближение к запрошенному термину или фразе. Нечеткий поиск особенно полезен в ситуациях, когда ввод данных осуществляется с помощью оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition).

Можно выделить следующие особенности реализации основных функций (ввода, индексирования, хранения, поиска и просмотра документов) системами третьего поколения:

1. для ввода документов используются стандартные устройства и форматы (сети, диски, модемы, сканеры и т.п.);

2. обеспечивается автоматическая индексация всего содержимого документа, исключающая субъективность и тенденциозность в представлении информации;

3. индексы технологии APRP требуют относительно небольшого объема памяти и, как правило, не превышают 30% объема исходного текста;

4. для хранения документов используются форматы традиционных систем подготовки текста и стандартные устройства;

5. технология APRP обеспечивает довольно высокую скорость поиска; система предоставляет также набор традиционных методов поиска, таких как поиск с использованием логических выражений, синонимов, поиск по регистрационным данным;

6. просмотр документов осуществляется в стандартных программных средах.

Одним из эффективных программных продуктов в этой области является Documentum 4i – полнофункциональная ECM-платформа, которая позволяет управлять информационными активами предприятия таким образом, что превращает их в конкурентные преимущества.

Ключевые преимущества Documentum 4i [65]:

• масштабируемость, проверенная мировым опытом использования в крупнейших корпорациях и обеспечивающая возможность одновременного доступа неограниченного числа пользователей и поддержку многочисленных распределенных хранилищ неограниченного объема;

• безопасность, обеспечиваемая как многоуровневой защитой доступа к документам, поддержкой протоколов LDAP и SSL, так и возможностью подключения внешних средств криптографии и электронной подписи;

• открытость, обеспечивающая бесшовную интеграцию с приложениями электронного бизнеса, функционирующими на предприятии информационными системами, а также с различными приложениями и средствами разработки. Поддержка таких ведущих стандартов и средств разработки, как XML, XSLT, DOM, COM, SAX2, DTD, VB, ODMA, WfMC, J2EE, Java, HTML, C и C++;

• автоматизация бизнес-процессов управления контентом на протяжении его жизненного цикла, включая его создание, редактирование, утверждение, распространение и архивацию. Проектирование жизненного цикла контента и шаблонов бизнес-процессов средствами визуальных графических редакторов;

• персонализация контента при доставке пользователю на основе автоматической категоризации по атрибутам и ключевым словам;

• глобализация или поддержка распределенных многоязычных хранилищ и многоязычных веб-сайтов. Обеспечивается связь оригинальной версии содержания документа и его переводов на другие языки;

• многоканальное распространение контента, включая публикацию на веб-сайтах, вывод на печать, CD и WAP-совместимые устройства, такие как мобильные телефоны и карманные компьютеры;

• поддержка более 200 форматов файлов, включая форматы офисных приложений, почтовые, графические, звуковые, видео и другие форматы. Возможность одновременной поддержки нескольких представлений (внешних видов, форматов) одного и того же документа;

• интеграция с лучшими продуктами мировых производителей программного обеспечения: офисные приложения: Microsoft Word, PowerPoint, Excel, Outlook, Lotus Notes, ABBYY Fine Reader; серверы приложений и электронной коммерции: ATG Dynamo, BEA WebLogic, IBM WebSphere, Sun iPlanet; порталы: Plumtree, Epicentric, SAP Portals, BEA WebLogic, Sun iPlanet; средства поиска: Verity, Convera; ERP-системы: SAP, PeopleSoft; средства персонализации: E.piphany, Net Perceptions; средства разработки: SoftQuad XMetaL, Arbortext Epic, Macromedia Dreamweaver, Microsoft Office, любые ODMA-совместимые приложения, CAD-системы; средства криптографической защиты информации и электронно-цифровой подписи российских разработчиков АНКАД, Лан-Крипто и КриптоПро;

• возможность функционирования в различном аппаратном и программном окружении – поддержка различных операционных систем (Windows, SUN Solaris, HP Unix, Linux, AIX) и СУБД (Mircosoft SQL, Oracle, DB2, Sybase);

• мощные административные возможности для централизованного управления распределенной системой;

• широкий набор средств разработки приложений.

Отметим, что современные системы документооборота «дрейфуют в сторону» систем управления корпоративным содержаниям, созданным на принципах экономической безопасности.