20. Классификация и состав документации, используемой в управлении персоналом

20.1. Виды документации, используемой в управлении персоналом

20.2. Состав документации, используемый в управлении персоналом

20.1. В системе управления персоналом организации обращают­ся следующие виды документации:

• организационно-кадровая документация;

• документация по личному составу;

• организационно-распорядительная документация (в соста­ве распорядительной и информационно-справочной до­кументации).

20.2. В состав организационно-кадровой документации входят ус­тав организации, штатное расписание, правила внутреннего тру­дового распорядка (положение о персонале), положения о струк­турных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) по выполнению отдельных видов работ (напри­мер, инструкция по кадровому делопроизводству), должност­ные инструкции.

Документация по личному составу включает приказы (рас­поряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, ха­рактеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглаше­нии коммерческой тайны, разного рода справки и др.

В состав организационно-распорядительной документации входят: распорядительная документация — приказы по основному производству, постановления, распоряжения, указания, решения;

информационно-справочная документация — письма, теле­граммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки.

Кроме того, в системе управления персоналом организации обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях разрабатывается и используется ряд других до­кументов внутреннего характера, связанных с управлением пер­соналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообра­зием используемых в системе управления персоналом докумен­тов отдельные их виды (например, учетные формы) подверг­лись унификации, требования к оформлению других видов, в частности, к оформлению организационно-распорядительной документации, — стандартизации.

Унификация и стандартизация кадровой документации весь­ма целесообразны, и этой работе в стране уделяется большое внимание.

21. Планирование персонала в организации

21.1 Сущность и цели планирования персонала

21.2. Оперативное планирование работы с персоналом

21.1. Планирование персонала (кадровое планирование) — это кадровая программа, направленная на оценку как количествен­ной, так и качественной потребности в персонале.

Планирование персонала (или кадровое планирование) пред­полагает правильную организацию долгосрочной работы с пер­соналом.

Руководству организации важно располагать в определен­ное время, на соответствующих рабочих местах, в нужном ко­личестве и требуемой квалификации таким персоналом, кото­рый бы обеспечил решение производственных задач. При этом планирование персонала должно создавать условия для мотива­ции более высокой производительности труда и удовлетворен­ности работой. Планированию подвергаются следующие потреб­ности организации:

• потребность в замещении персонала по годам в связи с уходом на пенсию, увольнением, переходом на инвалид­ность и т.п.;

• потребность в снижении численности персонала вслед­ствие внедрения новых технологий, сокращения объемов производства, простоев, неплатежей, ухода на пенсию и т. п.;

• потребность в увеличении численности персонала в свя­зи с расширением производства, с развитием предприни­мательской деятельности. Планирование персонала будет эффективным, когда оно интегрировано в общий план развития организации.

21.2. Планирование персонала реализуется посредством осуществления комплекса взаимосвязанных мероприятий, объединен­ных в оперативном плане работы с персоналом. Оперативный план включает следующие основные разделы:

• планирование потребности в персонале (поиск, отбор и наем персонала за счет внутренних и внешних источни­ков);

• планирование адаптации персонала (вновь принятых, сменивших работу и др.);

• планирование использования персонала (с учетом повы­шения квалификации, возраста, изменения технологичес­кого процесса, условий труда и т. д.);

• планирование обучения и повышения квалификации пер­сонала;

• планирование деловой карьеры, служебно-профессионального продвижения (от момента приема на работу до уволь­нения);

• планирование высвобождения (увольнения) или сокраще­ния персонала (рационализация производства, сокраще­ние объемов выпуска продукции и т. д.);

• планирование расходов на персонал организации, в том числе на кадровую службу.