3.2. Требования к оформлению хозяйственных документов

Законодательство по бухгалтерскому учету содержит требования оформлять все хозяйственные операции пер­вичными документами, составленными по унифицирован­ным формам. Эти формы утверждает Госкомстат России и публикует в виде альбомов унифицированных форм. В настоящее время унифицированные формы разработаны не для всех хозяйственных операций. Например, нет уни­фицированных форм для учета наличия и движения блан­ков строгой отчетности. Организация может разработать формы самостоятельно или использовать ведомственные. При этом должны быть соблюдены следующие условия:

1) форма должна быть утверждена приказом руководи­теля организации в составе учетной политики;

2) форма должна содержать следующие обязательные реквизиты:

— наименование документа;

— код формы документа;

— дата составления документа;

— наименование организации, от имени которой со­ставлен документ;

— содержание хозяйственной операции;

— измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

— наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

— личные подписи указанных лиц;

— расшифровка подписей должностных лиц, ответ­ственных за совершение хозяйственной операции.

Следует также отметить, что унифицированные формы бланков, содержащиеся в альбомах, носят рекомендатель­ный характер. Организация может внести в эти формы дополнительные реквизиты и показатели. Также допуска­ется изменение внешнего вида формы (расширение и су­жение строк, граф, включение дополнительных строк и вкладных листов и т. п.). Вносимые изменения должны быть оформлены приказом или распоряжением руководи­теля организации. Обратите внимание: удаление отдель­ных реквизитов и показателей из унифицированных форм не допускается.

Каждая организация должна определить круг лиц, ко­торые могут подписывать первичные документы. Перечень этих лиц утверждает руководитель организации по согла­сованию с главным бухгалтером.

Лица, составившие и подписавшие первичные доку­менты, несут ответственность за своевременное и каче­ственное оформление этих документов, а также за досто­верность содержащихся в них данных.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денеж­ными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером (либо уполномоченными ими на то лицами).

Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются доку­менты, которыми оформляются финансовые вложения организации, дого­воры займа, кредитные договоры, договоры по товарному и коммерческому кредиту.

Если документ подписывает лицо, у которого нет пол­номочий на это, то такой документ считается составлен­ным от имени этого лица, а не от имени организации. Та­кое лицо будет полностью нести ответственность за последствия по совершенной операции, оформленной этим документом. Однако руководитель организации мо­жет одобрить совершенную сделку.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машинок, средств механиза­ции, компьютерным способом, другими средствами, обес­печивающими сохранность записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш.

Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке по форме (полнота и правильность заполнения документа, заполнения реквизитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Внесение исправлений в банков­ские и кассовые документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься толь­ко по согласованию с лицами, составившими и подписав­шими эти документы. Зачерки­вание производится одной чертой, чтобы можно было про­читать исправленное. Рядом с исправлением надо напи­сать: «Исправлено». Лица, подписавшие документ, должны снова поставить свои подписи.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторно­го использования. Это может быть, например, дата запи­си в учетный регистр и подпись бухгалтера, оттиск штам­па «Погашено» и т. п.

На всех документах, приложенных к приходным и рас­ходным кассовым ордерам, на самих ордерах и на доку­ментах, послуживших основанием для начисления зара­ботной платы, делают надпись от руки или проставляют штамп «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (чис­ла, месяца, года).