Тема 8: контроль і звітність міжнародних корпорацій План викладу і засвоєння матеріалу:

1. Поняття, зміст і види контролю.

2. Процес контрою.

3. Забезпечення ефективності контролю.

4. Система контролю виробничих процесів міжнародних корпорацій.

5. Платіжний баланс, його основні розділи.

8.1. Поняття, зміст і види контролю

На сучасному етапі важливо зазначити, що контроль (від латинської мови conirole - перевірка) - це особливий вид діяльності на підприємстві, який зосереджений на спостереженні за процесом управління та на його оцінці. Як функція управління, контроль - це управлінська діяльність, завдання якої полягає в кількісній та якісній оцінці та обліку результатів роботи організації. В цьому контексті контроль встановлює міру відповідності (факту, планові чи нормі), тобто має інформаційний, оціночний аспект

Контроль є кінцевою фазою процесу управління підприємством, і прорахунки й недоліки у його виконанні призводять до погіршення результатів господарювання. Водночас належний контроль сприяє досягненню поставлених цілей. Контроль виступає елементом організаційно-економічної функції сучасного управління, що передбачає прямий і зворотній зв'язок між керівником та виконавцями й виступає важливим фактором ефективної трудової діяльності та забезпечення реалізації заданої програми.

Контролю складається з:

• установлення стандартів;

• оцінки виконання;

• коригування..

Функція контролю може розглядатись і як визнжений зв'язок певних дій системи, поданої на рис. 8.1.

Бажане виконання

Бажане виконання

Оцінка фактичного виконання

Фактичне виконання

Коригування

Програма коригувальних дій

Аналіз причин відхилень

Розпізнавання відхилень

Рис.8.1. Контроль як зворотній зв'язок системи

Як видно зі цієї схеми, контроль розпочинається з бажаного виконання, яке ґрунтується на стандартах. У процесі діяльності доcягається фактичне виконання, яке піддається оцінці й порівнюється зі стандартами. У разі виникнення відхилення реального виконання від стандартів, необхідно виявити причини цих відхилень, розробити і реалізувати програму відповідних коригувальних дій. Після коригування процес має повернутися до бажаного виконання (стандарту), за яким настає наступний цикл, і тд.

Контроль є таким типом діяльності щодо управління міжнародною фірмою, який дає змогу вчасно виявити проблеми, розробити та здійснити заходи, спрямовані на коригування ходу та змісту робіт в організації для того, щоб попередити ознаки кризи. Водночас контроль дає можливість виявити та поширити позитивні починання, підтримати найбільш ефективні напрями діяльності на підприємстві.)

Основна мета контролю: сприяти зближенню фактичних і необхідних результатів виконуваних робіт, тобто забезпечити виконання завдань (досягнення цілей), що стоять перед підприємством.

Варто виділити основні, на наш погляд об'єкти:

• використання людських, фінансових, матеріальних, нематеріальних, часових та інформаційних ресурсів корпорації в інтересах суб'єктів корпоративного контролю;

• стан забезпечення інформаційною системою інформаційних потреб суб'єктів корпоративного контролю;

• захист (безпека) матеріальних та інформаційних ресурсів корпорації;

• наявність конфлікту інтересів у посадових осіб акціонерного товариства;

• процеси у внутрішньому та зовнішньому середовищі корпорації, які можуть призвести до порушення балансу інтересів суб'єктів корпоративного контролю, вплинути на стан конкуренції в галузі та результати фінансово-господарської діяльності AT;

• результати функціонування корпорації;

• дотримання стандартів корпоративної поведінки, норм чинного законодавства тощо.

Контроль як управлінська діяльність повинен відповідати таким вимогам:

• бути всеосяжним та об'єктивним, тобто зорієнтованим на адекватне відображення досягнутих параметрів відносно встановлених цілей та обраних стратегій;

• орієнтуватися на кінцеві результати, тобто в цьому контексті контроль розглядається як засіб досягнення цілей;

• повинен мати безперервний та регулярний, незворотній характер;

• буги гнучким, тобто не заважати виконанню основної роботи (на противагу "радянським системам" контролю, коли "під цю функцію" будувалася система);

• відповідати змісту тих робіт, які контролюються, перевіряти не лише кількість і терміни, а й якість робіт;

• бути зрозумілим для тих, кого контролюють та перевіряють;

• бути своєчасним, щоб мати можливість втручання і коригування процесів, що відбуваються;

• забезпечувати перевіряючих необхідною, повною, зрозумілою та лаконічною інформацією;

• бути економічним, тобто відповідати вимозі: затрати на його проведення не можуть бути більшими, ніж результати, яких досягають у процесі контролю;

• має бути дієвим, тобто не обмежуватися виявом фактичного стану об'єкта контролю, а й супроводжуватися відповідними рішеннями.

Найбільш об'єктивним та ефективним контроль буде тоді, коли вироблено систему нормативів (стандартів) виконуваних робіт і кінцевих результатів (цілей). Насамперед, повинні розроблятися нормативи витрат грошей та часу, що доповнюються системою тих показників, які керівники підприємства (або стратегічної програми) вважають найважливішими щодо діяльності об'єктів контролю. Найчастіше нормативи (стандарти) розробляються за такими групами: цінові, доходні, програмні (техніко-економічні), фізичні (для виробів і технологічних процесів), поведінкові тощо. Часто нормативами (стандартами) є відповідні стратегічні цілі та планові параметри стратегій. У цих випадках установлюються певні інтервальні значення для нормативів (мінімум та максимум).

Стандарти, чи нормативи, – це переважно кількісні характеристики процесу чи явища, що знаходять вираження у відповідних показниках. Визначення цих показників - найскладніша за змістом робота, тому що треба передбачити надходження відповідної інформації для їх розрахунків.

Типи стандартів:

• фізичні стандарти;

• цінові стандарти;

• стандарти капіталу;

• стандарти доходів;

• програмні стандарти;

• невловимі стандарти;

• цілі як стандарти;

• стратегічні плани як контрольні точки для стратегічного контролю.

Контроль і перевірка виконання стратегічних планів і програм потребують розробки взаємопов'язаних систем контролю на підприємствах, які охоплюють підсистеми контролю за:

• технологічними процесами;

• якістю продукції та праці;

• додержанням чинного законодавства, що регулює діяльність підприємства;

• виконанням окремих завдань, етапів, напрямів та стратегічних програм і планів у цілому;

• виконанням рішень, вказівок, наказів, розпоряджень вищого керівництва підприємства;

• додержанням установлених фінансово-економічних параметрів функціонування підприємства тощо.

Серед загальних видів контролю, відносно стадії виконання господарської операції, можна виділити попередній, поточний та заключний контроль.

Контроль нагадує айсберг, більша частина якого, як відомо, прихована водою. Деякі найбільш важливі види контролю організації можуть бути замасковані серед інших функцій управління. Так, наприклад, хоч планування і створення організаційних структур рідко відносять до процедури контролю, вони дозволяють здійснювати попередній контроль над діяльністю організації. Цей вид контролю називається попереднім, тому що здійснюється до фактичного початку робіт.

Головним засобом здійснення попереднього контролю є реалізація визначених правил, процедур і ліній поведінки. Оскільки правила та лінії поведінки розроблюються для забезпечення виконання планів, то їхнє жорстке дотримання – це спосіб переконатися, що робота розвивається в заданому напрямку. В організаціях попередній контроль використовують в трьох ключових галузях – по відношенню до людських, матеріальних та фінансових ресурсів.

Попередній контроль в області людських ресурсів досягається за рахунок ретельного аналізу тих ділових і професійних знань і якостей, що необхідні для виконання тих чи інших обов’язків і відбору найбільш підготовлених і кваліфікованих людей. Для того щоб переконатися, що прийняті робітники зможуть виконувати доручені їм обов’язки, необхідно встановити мінімально допустимий рівень освіти чи стаж роботи в даній галузі. В багатьох організаціях попередній контроль людських ресурсів продовжується й після їх найму, в ходу курсу навчання. Навчання дозволяє встановити, що ще додатково потрібно додати і керівному складу, і рядовим виконавцям до вже існуючих знань і навиків, перед тим як приступати до фактичного виконання своїх обов’язків. Курс попереднього навчання підвищує імовірність того, що найняті робітники будуть трудитись ефективно.

Очевидно, що виготовити високоякісну продукцію з поганої сировини неможливо. Тому промислові фірми встановлюють обов’язків попередній контроль використовуваних ними ресурсів. Контроль здійснюється шляхом вироблення стандартів мінімально допустимих рівнів якості і проведення фізичних перевірок відповідності матеріалів, які надійшли, вимогам стандартів. Один із способів попереднього контролю в цій галузі – вибір такого поставщика, який довів свої можливості поставляти матеріали, відповідні технічним умовам. До методів попереднього контролю матеріальних ресурсів також відносять забезпечення їх запасів в організації на рівні, достатньому для того, щоб уникнути дефіциту.

Важливим засобом попереднього контролю фінансових ресурсів є бюджет, що дозволяє здійснювати також функцію планування. Бюджет дає впевненість коли організація потребує готівкових засобів, що ці засоби в неї будуть. бюджет встановлює також граничні значення витрат і не дозволяє тим самим якому-небудь відділу чи організації в цілому вичерпати свої наявні засоби до кінця.

Поточний контроль – це такий вид контролю, який заснований на його застосуванні в процесі виконання роботи. Так, «Compact Computer Company» має 34 точки контролю по всій складальній лінії для портативного комп’ютера. В міру просування продукції ці періодичні точки контролю забезпечують правильний режим у виробничому процесі.

Поточний контроль на оперативному рівні допомагає забезпечити виконання всіх робіт і розвиток подій згідно з планом. Менеджери, які виконують поточний контроль на стратегічному рівні, зазвичай зосереджують увагу на квартальних результатах і ключових позиціях для того, щоб спостерігати організаційний процес і вносити необхідні корективи.

Поточний контроль не проводять одночасно з виконанням самої роботи. Скоріше він базується на вимірюванні фактичних результатів, отриманих після виконання роботи, спрямованої на досягнення бажаних цілей. Для того, щоб здійснювати поточний контроль належним чином, апарату управління необхідний зворотний зв'язок.

Зворотний зв'язок – це дані про отримані результати. Найпростішим прикладом зворотного зв’язку є повідомлення керівника підлеглим про те, що їхня робота незадовільна, якщо він бачить, що вони роблять помилки. Система зворотного зв’язку дозволяє керівництву виявляти велику кількість непередбачених проблем і скоректувати свою лінію поведінки так, щоб уникнути відхилення організації від найефективнішого шляху до поставлених перед нею задач.

Контроль за допомогою систем зворотного зв’язку не є винаходом теорії управління організаціями. Такі системи – одне з найбільш розповсюджених явищ природи. Всі живі організми для того, щоб вижити, використовують системи контролю із зворотним зв’язком. Ви використовуєте контроль із зворотним зв’язком, коли берете до рук яку-небудь річ. Ваші очі бачать її і посилають відповідну інформацію до мозку, а той направляє команди м’язам дотягнутися, взяти і піднести річ ближче. Коли руки направляються до предмета, очі оцінюють вірність зворотного напрямку, а мозок віддає відповідні коректувальні команди. Якщо ви відміните системи зворотного зв’язку, закривши очі, то, якщо даний предмет малий за розмірами або швидко рухається, велика імовірність того, що ваші руки не зможуть схопити його через відсутність контролю.

Менеджер може займатися вимірюванням результатів роботи підлеглих нескінченно. Існує система контролю і вимірювання результатів діяльності працівників, що називається МАРС (МАРС – абревіатура з 4 основних складових даної системи – маяки, активність, розміреність і своєчасність).

Маяки – визначення конкретних точок. Кожна задача передбачає початковий момент, кінцевий, а також моменти між ними, призначені для контролю процесу виконання завдання. Маяки являють собою контрольні точки, події або відмітки, які повідомляються керівникові та працівникам, наскільки далеко вони просунулися на шляху вирішення спільно поставленої задачі.

Активність – досягнення конкретних точок. Активність передбачає індивідуальну діяльність працівників, спрямовану на рух від одного, встановленого завдання, маяка до іншого. При розробці плану виконання завдання рекомендується записувати кожний з етапів. Це дозволить працівникам зосередитися, оскільки вони будуть точно знати, що вони повинні зробити для досягнення наступної контрольної точки, як далеко вони просунулися на цьому шляху і скільки ще потрібно зробити.

Розміреність – послідовне виконання дій. Вона визначає, як встановлені маяки і в якому відношенні між собою знаходяться реальні дії. Розміреність вказує на правильну послідовність здійснених заходів, які ведуть до успішного і ефективного розв’язання поставлених задач. Не слід забувати, що може існувати декілька способів досягнення заданого маяка, тому нехай працівники проявляють ініціативу в пошуках особистого шляху для вирішення поставленої задачі. Поступивши так, керівник збільшить сили працівників, переклавши на них відповідальність за виконану ними роботу, і надасть їм можливість навчатися на власних помилках і успіхах. Результатом стане не тільки успішне розв’язання задачі, але й ефективна праця виконавців, впевнених у своїх можливостях.

Своєчасність – встановлення часових обмежень. Готують графік, який передбачає час виконання для кожної окремої дії плану розв’язання задачі і дозволяє визначити, який час потрібний на подолання шляху від одного маяка до іншого.

Заключний контроль – це контроль, який зосереджений на результатах діяльності організації після завершення виробничого процесу. Прикладом такого контролю є ревізія використаних трудових ресурсів і фонду заробітної плати , фінансових результатів за минулий місяць, квартал, рік. Заключний контроль на операційному рівні виконує три основні функції:

• забезпечує менеджерів інформацією, необхідною для оцінки ефективності організації;

• часто використовується як база для оцінки і винагороди працівників організації;

• використовується для того, щоб налаштувати менеджерів, відповідальних за забезпечення або проведення виробничого процесу, на те, щоб вони спрямовували свою діяльність відповідним чином.

В рамках заключного контролю зворотний зв'язок використовується після того, як виконана робота. Або відразу по завершенні контрольованої діяльності, або по закінченню визначеного раніше періоду фактично отримані результати порівнюються із потрібними. Порівнюючи фактично отримані і потрібні результати, керівництво має можливість краще оцінити, наскільки реалістичними були побудовані ними плани. Ця процедура дозволяє також отримати інформацію про виниклі проблеми і сформулювати нові плани так, щоб уникнути цих проблем у майбутньому.

Якщо керівництво організації пов’язує мотиваційні винагороди з досягненням визначеного рівня результативності, то очевидно, що фактично досягнуту результативність потрібно вимірювати точно і об’єктивно. Виміряти результативність і давати відповідні винагороди необхідно для того, щоб сформувати майбутнє очікування про існування тісного зв’язку між фактичними результатами і винагородою.