Создание документа на основе готового шаблона
Для создания документа необходимо:
Нажать Кнопку Office и выбрать команду Создать.
В окне Создание документа (Рис. 66) для создания пустого документа выбрать группу Установленные шаблоны и в появившейся коллекции шаблонов выбрать нужный шаблон, нажать кнопку Создать. Откроется документ, созданный на основе выбранного шаблона.
Создание пользовательского шаблона «с нуля»
Если шаблонов, которые имеются в Word недостаточно, можно самостоятельно создать и сохранить свои шаблоны. Для этого необходимо:
Нажать Кнопку Office, выбрать команду Создать, а затем команду Мои шаблоны….
В окне Создать в поле Создать выбрать пункт Шаблон и нажать кнопку ОК. Откроется заготовка шаблона, в которой можно установить все необходимые параметры документа, текста, стилей и т.д.
Нажмать Кнопку Office, выбрать команду Сохранить как, а затем команду Шаблон Word.
В окне Сохранение документа в раскрывающемся списке Тип файла выбрать Шаблон документа или Шаблон документа с поддержкой макросов, если шаблон содержит макросы.
Присвоить имя файлу шаблона и нажать кнопку Сохранить. В дальнейшем пользовательские шаблоны будут доступны в разделе Мои шаблоны… окна Создание документа.
Создание шаблона на основе существующего документа
Шаблон можно создать на основе какого-либо уже существующего шаблона или документа. В документе изменяют текст и другие элементы, оформляют, создают в нем необходимые для дальнейшей работы стили и т.д. Все действия аналогичны как и при создании «с нуля», за исключение того, что при сохранении шаблона необходимо самостоятельно указать место сохранения C:\ Documents and Settings \ student\ AppData\ Roaming\ Microsoft\ Шаблоны (в этой папке хранятся все шаблоны).
Рис. 66. Окно Создание документа
Формы
Форма - это структурированный документ с незаполненными областями (полями формы), в которые вводятся данные. Данные могут вводиться непосредственно с клавиатуры или выбираться в раскрывающихся списках. Пользователь может создать форму, а другие пользователи заполнят ее в Microsoft Word. Затем можно обработать собранные сведения. Для создания форм предназначены группы Элементы управления и Защитить вкладки Разработчик (Рис. 67). По умолчанию эта вкладка на ленте не отображается (Кнопка Office (Файл) Параметры Word Основные Показывать вкладку «Разработчик» на ленте). В группе Элементы управления расположены новые средства для создания полей, которые появились в MS Word (Текст, Выбор даты, Рисунок). Кнопка Формы предыдущих версий открывает окно со старыми средствами, которые использовались в Word 2003. Эти формы не взаимозаменяемые, а дополняют друг друга.
Рис. 67. Вкладка Разработчик
MS Word позволяет создавать три основных типа полей: текстовые поля, поля со списком, флажок.
Текстовые поля
Предназначены для ввода данных в форму с использованием клавиатуры или вставкой из буфера обмена. Поле отображается как серый прямоугольник. Для настройки параметров поля нажимается кнопка Свойства во вкладке Разработчик в группе Элементы управления или дважды щелкается по нему мышью. В окне Параметры текстового поля (Рис. 68) устанавливаются требуемые параметры.
Рис. 68. Окна настройки полей
В поле Тип выбирается тип данных, которые будут вводиться в поле (Обычный текст, Число, Дата, Текущая дата, Текущее время, Вычисление). Выбор правильного типа данных облегчит последующее заполнение формы и воспрепятствует неправильному заполнению.
Тип Обычный текст предназначен для полей, в которые может вводиться различная информация: текст, числа, даты и т.д.
Тип Число предназначен для полей, в которые допускается вводить только числовые данные. При заполнении формы в поле можно ввести и текст, но при переходе к следующему полю введенный текст автоматически уничтожается. Если в поле ввести число и текст, то останется только введенное число. Если ввести только текст, то вместо текста в поле будет отображен 0 (ноль) или число, установленное по умолчанию. В раскрывающемся списке Формат числа можно выбрать числовой формат отображаемого числа.
Тип Вычисление предназначен для вычислений. Заполнение или изменение этого поля невозможно.
Поля Формат текста/числа/даты, Текст/Число по умолчанию, Максимальная длина позволяют задать дополнительные параметры текстового поля.