4. Формуляр- образец
Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми.
Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляр-образец".
Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов.
В конкретном документе будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически. Рассмотрим некоторые реквизиты, применимо к документам, создаваемым университетом:
03 Эмблема организации 04 Код организации (ОКПО) 05 Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) 06 Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/КПП) 08 Наименование организации – автора документа 10 Наименование вида документа 11 Дата документа
12 Регистрационный номер (индекс) документа 13 Ссылка на регистрационный номер и дату документа 14 Место составления или издания документа 15 Адресат 16 Утверждение документа 17 Резолюция на документе 18 Заголовок к тексту 19 Отметка о контроле документа
20 Текст 21 Приложение 22. Подпись 23 Гриф согласования
24 Виза согласования 25 Оттиск печати 26 Заверение копии документа
27 Исполнитель 28 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ
20 73 88 10
│<----->│<---------------->│ │<----------------->│<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌──────────────────┐ ┌───────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 │ │ 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ 03 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │ │ │
│ │ ────├──────────────────┤ ├───────────────────┤ │ │
51 │ │ │08 09 10 │ │ 15 │ │ │
│ │ │04 05 06 07 │ │ │ │ │
│ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │11 12 │ │ 17 │ │ │
│ │ │13 │ │ │ │ │
22 │ │ │14 │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┤ │ │ │ │
/\ │ │18 │ │ │ │ │
18 │ │ │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │ │ │
────│ ├──────────────────┴─┴───────────────────┤ │ │297
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │27 │ │ │
│ │ │ │ │ │
40 │ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ ────└────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка
20 10
│<----->│ │<->│
────┌────────────────────────────────────────────────────┐───
/\ │ │/\
3 │ │ │ │
\/ │ │ │
────│ ────┌────────────────────────────────────────┐ │ │
/\ │ /\ │01 02 03 16 19 │ │ │
│ │ 17 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │08 09 10 │ │ │
│ │ 20 │ │ │ │ │
73 │ │ │ │04 05 06 07 │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │11 12 15 │ │ │
│ │ 10 │ │ │ │ │
│ │ \/ │ │ │ │
│ │ ────├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │13 14 │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │18 17 │ │ │
18 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │297
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ │ │ │
│ │20 │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
│ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │21 22 25 │ │ │
20 │ │ │ │ │ │
\/ │ │ │ │ │
────│ ├────────────────────────────────────────┤ │ │
/\ │ │23 24 26 │ │ │
│ │ │ │ │ │
│ │ │27 │ │ │
40 │ │ --- ├────────────────────────────────────────┤ │ │
│ │ /\ │28 30 29 │ │ │
│ │ 16 │ │ │ │ │
\/ │ \/ │ │ │ │
────│ --- └────────────────────────────────────────┘ │ │
/\ │ │ │
20 │ │ │ │
\/ │ │\/
────└────────────────────────────────────────────────────┘───
│ 210 │
│<-------------------------------------------------->│
Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка
03 Эмблема организации (товарный знак, знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом.
В
соответствии с Уставом ГОУ ВПО
«ЧелГУ», университет
имеет свою эмблему, зарегистрированную Федеральной службой по интеллектуальной собственности, патентам и товарным знакам.
04 Код организации проставляют согласно Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 05121292
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 1027402324905
идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ГОУ ВПО «ЧелГУ» - 7447012841/744701001
08 Наименование организации, являющейся автором документа должно соответствовать наименованию, закреплённому в учредительных документах.
Согласно Уставу университета полное наименование вуза - Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Челябинский государственный университет». Сокращённое наименование - ГОУ ВПО «ЧелГУ».
Перед наименованием организации в некоторых документах (приказах, письмах и др.) указывают наименование вышестоящей организации - Федеральное агентство по образованию. Возможно использование сокращённого наименования вышестоящей организации - Рособразование.
Наименование подразделения должно находиться ниже наименования университета. Его указывают только на бланках подразделений (распоряжения по подразделению, бланк письма подразделения). Написание наименования филиалов, представительств, других подразделений должно соответствовать Уставу ГОУ ВПО «ЧелГУ», приказам ректора.
10 Наименование вида документа должно быть определено Уставом и соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).
Наименование вида документа должно соответствовать его содержанию, (приказ, распоряжение, протокол, справка, договор, заявление и т.д.).
11 Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или утверждения (положение, план, инструкция), для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь одну (единую) дату. Это, как правило, дата подписания документа последней организацией.
Дату оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенных точкой, без пробела; год – четырьмя арабскими цифрами: 31.03.2006.
Важно для придания юридической силы - проставление ноля перед единичными цифрами: 04.03.2006.
Используется также словесно-цифровой способ – 04 марта 2006 г. – в основном для финансовых документов.
В некоторых случаях используется европейский стандарт написания даты – 2006.03.31, где год – главное понятие, месяц – уточняющее, день – совершенно уточняющее.
В одном документе возможно смешанное написание дат. Например, для приказов об отпусках: «Предоставить отпуск за период работы с 11.02.2005 по 11.12.2005 должность, Фамилия И.О. с 04 марта 2006 г. по 30 марта 2006 г. (это финансовая часть документа)».
12 Регистрационный номер (индекс) документа присваивается исходящим, внутренним и входящим документам, подлежащим регистрации.
Регистрация производится в пределах групп документов в зависимости от вида документа. Регистрация осуществляется после подписания документа (централизованная регистрация производится в отделе документационного обеспечения; децентрализованная – в структурном подразделении).
Регистрационный номер состоит из индекса структурного подразделения университета, порядкового номера (в пределах календарного года), который можно дополнять индексом дела по номенклатуре дел, другой информацией. Разделяться между собой составные части регистрационного номера могут знаком тире, косой чертой.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который даётся ответ.
14. Реквизит «место составления (издания) документа» располагается строкой ниже даты и номера документа. Его указывают в том случае, если затруднено определение населённого пункта, где располагается данная организация по реквизитам «Наименование организации» или справочным данным об организации.
Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления. Например, г. Санкт-Петербург; г. Челябинск, г. Троицк Челябинской обл. и т.д.
15 Реквизит «адресат» располагается в правом верхнем углу документа, от 7-го положения табулятора (1-е положение табулятора = 1,25 см), или 9 см по верхней линейке электронного документа. Выравнивание текста реквизита может осуществляться как по левому полю, так и центрировано (см. нижеприведенные примеры).
В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.
Наименование организации и её структурного подразделения указывают в именительном падеже.
Например,
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже (кому?). При этом необходимо учитывать, если письмо адресовано руководителю организации, то адресование начинают с указания должности этого лица. Если письмо адресовано заместителю руководителя или руководителю структурного подразделения, соблюдается очередность написания наименований: организация, должность, И.О. Фамилия. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией (И.О. Фамилия).
Например,
Ректору Московского государственного университета им. М.В. Ломоносова
В.А. Садовничему
или
Министерство образования и науки Челябинской области
Первому заместителю министра
Т.Г. Калугиной
Если документ направляют нескольким однородным организациям, или нескольким структурным подразделениям одной организации, их следует указывать обобщённо.
Например,
Директорам школ г. Челябинска
или
Руководителям структурных подразделений
Документ не должен содержать более четырёх различных адресатов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвёртым адресатами не указывается.
При большом числе адресатов составляют список рассылки документа. При этом на каждом документе проставляется только один адрес.
В состав адресата может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи:
наименование адресата (организация, предприятие или фамилия и инициалы физического лица);
улица, дом, офис/квартира;
населённый пункт (город, поселок, деревня и др.)
район (в составе области, края и др.)
республика, край, область, автономный округ;
страна (для международных отправлений);
почтовый индекс.
При адресовании письма в организацию указывают её наименование, затем почтовый адрес. Например,
Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
ул. Профсоюзная, д.82, Москва, 117393
При адресовании письма физическому лицу указывают сначала фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Например,
Образцову О.П.
ул. Садовая, д.5, кв.12,
г. Липки, Киреевский р-н,
Тульская обл., 301264
16 Документы утверждаются ректором (или проректором), вышестоящими или межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.
Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).
Положения о создании институтов, центров, факультетов, структурных подразделений и т.д. подлежат утверждению ректором вуза и приобретают юридическую силу только с момента их утверждения.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа (7-е положение табулятора) или показатель 9 см верхней линейки электронного документа.
При утверждении документа ректором (проректором) гриф утверждения документа состоит из: слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии, даты утверждения. Например,
УТВЕРЖДАЮ
Ректор ГОУ ВПО «ЧелГУ»
личная подпись А.Ю. Шатин
«____»________2007 г.
При утверждении документа приказом, гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (или, учитывая наименование документа - УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНЫ), наименования документа – основания для утверждения (приказа), его даты и номера. Например, если речь идет об Инструкции:
УТВЕРЖДЕНА
приказом ректора ГОУ ВПО «ЧелГУ»
от «____»______ 200_ № ______
или, если речь идет о Положении:
УТВЕРЖДЕНО
приказом ректора ГОУ ВПО «ЧелГУ»
от «____»______ 200_ № ______
Примерный перечень документов, подлежащих утверждению в Приложении № 24.
17 Резолюция, написанная на документе должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например,
Морозову Н.В.
Федосеевой Н.А
Подготовить проект приказа
о проведении мероприятия
к 06.02.2007
Личная подпись
01.02.2007
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым). Указание остальных исполнителей означает требование руководителя к привлечению их к исполнению документа.
На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата резолюции.
Резолюция пишется руководителем на документе от руки на свободном от текста месте. Текст резолюции может оформляться на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.
18 Реквизит «заголовок к тексту» печатается от границы левого поля, без кавычек, содержит не более 28-30 знаков (включая знаки препинания и пробелы) в одной строке, строк – не более 5. Точка в конце заголовка не ставится.
Допускается оформление заголовка 12 размером шрифта.
Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста и должен быть согласован с наименованием вида документа.
Заголовок отвечает на вопросы:
- о чём (о ком?) Так, например, письмо или приказ могут иметь заголовок:
О создании аттестационной комиссии
- чего (кого?) Например, должностная инструкция может иметь заголовок:
Ведущего эксперта
К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовки не составляются.
19 Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».
20 Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, анкет, таблиц или в виде соединения этих структур.
Связный текст (письма и распорядительного документа), как правило, состоит из двух частей:
В первой (вводной) – причины, основания, цели составления документа.
Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, указания.
Текст может содержать одну заключительную часть, без констатирующей (например, приказы – распорядительную часть; письма, заявления – просьбу без пояснения).
Если документ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты (наименование документа, наименование организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту).
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., их можно разбивать на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также на документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу).
В коллегиальных документах текст излагают от третьего лица множественного числа (слушали, решили, постановили).
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав организации входят, комиссия установила).
В письмах используют формы изложения:
от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу выделить);
от третьего лица единственного числа (учёный совет не возражает, аттестационная комиссия считает возможным).
Если текст оформляют в виде таблицы и печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф. Если таблиц несколько, то над таблицей указывают слово «Таблица» и её порядковый номер.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами. Каждый абзац начинается с красной строки (отступ - 1,25 см = 1-е положение табулятора) через 1-1,5 межстрочных интервала и выравнивается по ширине текстового поля.
21. Отметка о наличии приложения оформляют следующим образом:
В письме (или другом документе) имеющем приложение, должна содержаться ссылка на это приложение. Её оформляют словом «Приложение», пишут его от границы левого поля 2-мя интервалами ниже основного текста документа, но до реквизита «подпись»:
Если полное наименование приложения указано в тексте письма (…Направляем Вам отчет… или… Направляем Вам договор и т.д.).
Приложение: на 3 л. в 1 экз.
Если в тексте не упоминается о приложении, но оно направляется.
Приложение: график работ на 1 л в 1 экз.
или
Приложение: 1. Копия свидетельства об окончании УМЦ.
2. Медицинская справка.
Если приложения в виде брошюры или книги.
Приложение: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система…» в 1 экз.
Если приложением является документ с приложением.
Приложение: Письмо АКБ «Кредит» от 16.02.2002 № 03-02/1 и приложение к нему, всего на 10 л.
Если приложения направляются только некоторым из указанных адресов (в случаях, когда в одном письме указаны несколько адресатов).
Приложение: на 5 л. в 2 экз. в первый адрес.
Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документов реквизиты (наименование, заголовок, подписи руководителей подразделений, специалистов ответственных за их содержание).
Как правило, приложение имеет порядковый номер (в случае наличия нескольких приложений).
Оформление текста приложения