Лекция 2 Управленческая документация (уд). План:
Требования к составлению и оформлению УД:
Требования к бланкам документов
Состав и расположение реквизитов.
Формуляр-образец.
1Требования к составлению и оформлению уд
Управленческая документация-пакет официальных документов, составленных по определённой форме и содержащих конкретную управленческую информацию.
Оформление- совокупность процедур по приведению внешнего вида УД в соответствии с правилами, обеспечивающими их юридическую силу, оперативное качественное их исполнение и поиск.
Требования к оформлению УД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003.
Содержание УД-вся включенная информация, основной компонент которой текст, т.е. выраженная средствами служебно - делового языка сущность управленческого решения и вытекающие из него действие.
Второстепенный информационный компонент:
-в деловых письмах - приветствие, обращение к адресату, заключительная формула вежливости.
-в приказах и распоряжениях - преамбула.
-в служебных записках – выводы и предложения подытоживающие текст.
В соответствии с требованиями ГСДОУ управленческий документ должен:
- содержать достоверную и аргументированную информацию, т.е. основываться на фактах.
-увязываться с документами, ранее изданными по данному вопросу, по не дублировать их содержание.
- не противоречить законодательству, нормативно – правовым актам и организационно - распорядительным документам, регламентирующим порядок и правила осуществления вида деятельности, освещаемого в документе.
- излагаться ясно, убедительно и ёмко, но вместе с тем кратко.
Тексты документов составляются на русском или национальном языке. При обращении УД за пределами территории субъекта РФ только на русском языке.
Составление проекта содержания должно начинаться с изучения:
существа вопроса, излагаемого в УД.
положения законодательства и нормативно – правовых актов, имеющих отношения к вопросу.
справочных материалов (служебно – деловая переписка).
Подготовка, составление текста УД производится с соблюдением общих правил на основе:
унифицированных текстов документов, входящих в состав УСД.
унифицированных текстов документов, составленных для нужд предприятий, организаций, учреждений.
типовых нормативных документов, определяющих содержание конкретных видов УД.
текстовых формуляров, при этом текст документа должен быть представлен в виде:
- связанного текста применяется при подготовке содержания правил, положений, писем, приказов и т.д.
- трафаретного текста, который включает постоянную и переменную часть применяется для подготовки справок, актов, протоколов.
- анкетный текст – содержит характеристику, какого – то объекта по строго определенным признакам (параметр, показателям, где параметры – постоян. часть, а их характеристика переменная).
- табличный текст – содержит сопоставленную информацию о нескольких объектах применяется для подготовки финансовой документации, приложений в составе организационно – распорядительных документов.
Необходимо также избегать формулировок, порождающих различные толкования, нестандартную терминологию.
При определении времени суток следует исходить из 24 – часового исчисления, по необходимости указывать по Москве, по местному времени.
Структура УД – (от лат. строение, распоряжение, порядок). Последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей текста, объединенных единством изучаемого вопроса.
Функциональное назначение
1) вводной части заключается в конкретизации сути излагаемого вопроса (1 – 2 предложения)
2) основной части состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса (1 – 3 и > абзацев)
3) заключительной части – изложение выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний (1 абзац, 2- 4 предложения).