- •Лекция 1 Документ и системы документации. План:
- •1. Нормативно правовая база документирования управленческой деятельности.
- •2. Понятие «документ» и его функции
- •3. Свойства документа. Классификация и виды
- •Виды документов и их классификация
- •4. Системы документации
- •7. Системы документации?
- •Лекция 2 Управленческая документация (уд). План:
- •1Требования к составлению и оформлению уд
- •2 Требования к бланкам документов
- •3. Состав и расположение реквизитов
- •4. Формуляр- образец
- •Приложение 1
- •Лекция 3 Составление и оформление основных документов. План:
- •1.Договор (контракт)
- •Служебная записка.
- •3. Приказ.
- •4.Протокол.
- •6. Справка.
- •Лекция №4 Систематизация документов, номенклатура дел, их формирование и хранение План:
- •1 Формирование и хранение дел
- •2 Систематизация документов
- •3 Номенклатура дел
- •1 Формирование и хранение дел
- •2. Систематизация документов
- •3. Номенклатура дел Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Схема).
- •Лекция 5 Деловые и коммерческие письма План:
- •Классификация
- •Структура
- •Стандартные фразы и выражения
- •Классификация
- •2. Структура служебного письма
- •3. Язык и стиль служебного письма
- •Лекция 6 Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения План:
- •1. Работа с конфиденциальными документами
- •2. Обязанности работников, допущенных к работе с конфиденциальными документами
- •3. Сведения, не относящиеся к конфиденциальным
- •1. Работа с конфиденциальными документами
- •2.Обязанности работников, допущенных к работе с конфиденциальными документами
- •3. Сведения, не относящиеся к конфиденциальным
- •Краткий словарь терминов из области делопроизводства
- •Примерный перечень документов с грифом утверждения
- •Примерный перечень документов, на которые ставится печать
- •Приложение
- •Протокол
- •Заседания кафедры документоведения
- •Федеральное агентство по образованию
- •Заявление о переводе с одного факультета на другой
- •Образец
- •Декан юридического факультета подпись и.О.Фамилия
- •Заявление о восстановлении в число студентов
- •Образец
- •Выписка из протокола
- •Заседания Совета факультета
- •Председатель – и.О. Фамилия
- •Служебная записка (или докладная, или объяснительная записка)
- •Образец оформления устава
- •Список используемой литературы:
- •Семестровое задание
2.Обязанности работников, допущенных к работе с конфиденциальными документами
Работники предприятия, допущенные к работе с конфиденциальными документами обязаны:
• знать порядок и правила обращения с документами (сведениями), содержащими(составляющими) служебную или коммерческую тайну предприятия, и неукоснительно соблюдать их в повседневной деятельности;
• знакомиться с содержанием только тех документов (сведений), которые действительно необходимы им для работы в соответствии со своей компетенцией;
• надежно предохранять имеющиеся у них для работы содержащие конфиденциальные сведения документы (сведения) от несанкционированного доступа (утраты и
хищения);
• учитывать, хранить, обрабатывать и передавать указанные документы в строгом соответствии с порядком и правилами, установленными на предприятии; |
• регулярно проверять у себя наличие содержащих конфиденциальных документов, выданных для работы;
• незамедлительно возвращать содержащие конфиденциальные сведения документы, работа с которыми завершена, в места их постоянного хранения;
• при обнаружении недостачи указанных документов — немедленно поставить в местность своего непосредственного начальника и предпринимать исчерпывающие
меры для их розыска;
• не использовать конфиденциальные сведения, ставшие им известными в процессе повседневной деятельности, о личных интересах или в интересах третьих лиц, г имеющих доступа к указанным сведениям.
В процессе работы с конфиденциальными документами должностных лиц предприятия должно быть обеспечено:
• ограничение доступа посторонних лиц в помещения (на рабочие места), где •низводится работа с конфиденциальными документами;
• использование специальных мер и средств (в том числе технических, организационных и др.) защиты конфиденциальных документов от несанкционированного доступа
• расположение оборудования помещения и технических средств подготовки конфиденциальных документов (в частности, персональных компьютеров) таким образом, который бы исключал даже случайное (непреднамеренное) ознакомление с содержанием указанных документов кого-либо, за исключением их исполнителя и его непосредственных начальников;
• оснащение помещений (рабочих мест) сертифицированными, прошедшими генеральную проверку техническими и программными средствами, исключающими несанкционированный съем (хищение) обрабатываемых с их помощью сведений, • установка в помещениях, где производится подготовка конфиденциальных документов, оборудования для их хранения;
• расположение вблизи мест хранения (непосредственно на них) предупредительных надписей («Конфиденциально», «Посторонним вход воспрещен», «Выдается только при наличии жетона» и т. п.);
-фиксация фактов передачи конфиденциальных документов от исполнителя к
лицам и обратно;
• охрана указанных помещений.
Особого порядка обращения следует придерживаться и при работе с бланками строгой отчетности. к бланкам строгой отчетности относятся изготовленные с соблюдением нижеследующих правил бланки с изображением эмблем) (логотипа) предприятия (далее — бланки)1-2.
Изготовление бланков должно производиться только специализированными (полиграфическими и штемпельно-граверным) предприятиями, имеющие соответствующие лицензии на выполнение указанных видов работ, а также сертификаты, подтверждающие наличие у этих предприятий технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественна уровне. Основанием для выполнения работ по изготовлению бланков является договор между предприятием-заказчиком и предприятием-изготовителем, содержащие точное указание о видах и количестве бланков, подлежащих изготовлению, и оформленный надлежащим образом.
С момента получения предприятием бланков организуется их полистный учет С этой целью на бланках типографским способом проставляются порядковые номера, а при необходимости — и серии этих номеров3.
Бланки учитываются раздельно (по видам, в зависимости от функциональна назначения тех или иных бланков) в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале, книге и т. п.) установленного образца4. При этом обычно используются следующие реквизиты:
• для учета поступивших бланков: наименование вида бланка; дата поступления номер сопроводительного документа; наименование поставщика бланков; количеств экземпляров; серия и номера бланков;
* для учета выданных бланков: наименование вида бланка; количество экземпляров; серия и номера бланков; наименование структурного подразделения организации, фамилия и инициалы должностного лица — получателя бланков; расписка в получении; примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Уничтожение испорченных (не пригодных к дальнейшему использованию) док производится комиссией в составе не менее трех человек по акту отметки об уничтожении в учетно-регистрационной форме. Акт утверждается рук целителем предприятия.
Организация обращения с бланками подлежит ежегодной проверке на предмет; соответствия установленному порядку. Результаты проверки фиксируются в регистрационно-учетной форме после последней совершенной в них записи.