Лекция 5 Деловые и коммерческие письма План:

1. Классификация

2. Структура

3. Стандартные фразы и выражения

1. Классификация

Письмо (синонимы: служебное письмо, деловое письмо; во множественном числе — деловая корреспонденция; перепис­ка) — общепринятое название большого числа разновидностей справочно-информационных документов, используемых для ре­шения как перспективных, так и текущих задач в управлении. Основным признаком, по которому письма выделяются в осо­бую группу документов, является пересылка их по почте, хотя в последнее время они могут пересылаться также с помощью те­леграфа, факсимильной связью, электронной почтой.

Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой ин­формацией. Письма составляют большую часть (до 80 %) исхо­дящих и входящих документов любой организации.

Всю массу писем можно условно классифицировать по ряду признаков — по функциональному признаку, по специализации и т. д. Мы выделим две группы писем по тематическому призна­ку: коммерческие письма и служебные письма (остальное деле­ние носит теоретический характер).

Обе группы писем в совокупности будем называть деловой корреспонденцией, а письма — служебными письмами.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта (предложение) и ответ на нее; письмо — рекла­мация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу. Кроме того, к коммерческим письмам относят также перепис­ку по вопросам материально-технического снабжения и сбыта продукции (услуг).

Служебные письма — это, как правило, письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых от­ношений между заинтересованными организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в орга­низацию, определенную долю занимают частные письма. В них авторы обращаются к руководству организации с различными просьбами, жалобами, предложениями. Учет, регистрация, оформление ответов на частные письма будут освещены ниже .

Дадим краткую характеристику основным представителям деловой корреспонденции.

В письме-запросе покупатель обращается к продавцу, импор­теру, эксперту с просьбой дать подробную информацию о това­ре или услуге, т. е. сформулировать коммерческое предложение. Такие запросы входят в группу контрактных документов и ис­пользуются для подготовки и заключения сделок.

Оферта — письменное предложение одного лица (оферента) другому лицу (акцептанту), выражающего желание заключить с ним договор. Оферта имеет определенный указанный в ней срок действия.

Рекламация — коммерческий документ, представляющий со­бой предъявление претензий к стороне, нарушившей принятые на себя договорные обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации предъявляются в отношении качества то­вара, объемов и сроков его поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий заключенного договора.

Среди служебных писем можно выделить письма циркуляр­ные, информационные, гарантийные, сопроводительные, пись­ма-просьбы, письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-извещения, письма-приглашения, рекламные письма и ряд других.

Циркулярные письма обычно высылает вышестоящая органи­зация, которая сообщает подчиненным предприятиям опреде­ленные сведения или установки, касающиеся деловых вопросов или задач и носящие распорядительный характер.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантиро­ваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Сопроводительные письма составляют при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Такие письма могут содержать дополнительную информацию по при­лагаемым документам. Сопроводительное письмо является так­же средством контроля за движением документов и материаль­ных ценностей.

Письма-подтверждения высылаются для подтверждения по­лучения документов или материальных ценностей. Иногда в них приводят краткое изложение, содержание документов и пере­чень материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться дополнительной просьбой или справочной ин­формацией.

Письма-просьбы излагают какую-либо просьбу, предельно кратко и уважительно подчеркивают заинтересованность орга­низации в ее скорейшем выполнении, заранее выражая благо­дарность за усилия по ее исполнению.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, хогда не удается с помощью телефонных переговоров или личного кон­такта получить необходимый результат. В письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о возможных мерах, которые будут приняты при их невыполнении.

Письма-извещения. Письма, в которых что-либо сообщается или утверждается. Обычно эти письма являются ответом на за­прос и начинаются со слов «сообщаем на Ваш запрос», «изве­щаем Вас».

Информационные письма. Это разновидность письма-извешения, своевременно информирующего заинтересованное долж­ностное лицо или организацию о свершившемся факте. Для такого письма достаточно подписи секретаря-референта. При большой значимости излагаемых в нем сведений письмо под­писывает руководитель организации.

Письма-приглашения, Письма могут адресоваться индивиду­альному или коллективному адресату. При большом количестве адресатов целесообразно использовать напечатанные типограф­ским способом трафареты, в которых свободные места запол­няются от руки с указанием фамилии, имени, отчества приглашенного, времени и дня события, на которое приглашаете адресат.

Рекламное письмо содержит описание рекламируемых товаров или услуг. В письме должна быть приведена полная и четкая информация о предмете рекламы, указан адрес организации и телефон для справок.