2. Систематизация документов

Одной из основных функций документационной службы является систематизация документов

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Государственный стандарт определяет дело как "совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку" (Схема).

Дело

Обычно систематизация многоуровневая:

1 самый старший признак систематизации – год.

2 по старшинству - признак классификации- либо виды деятельности, либо код или номер подразделения. Виды и направления деятельности либо нумеруются по порядку, либо обозначаются буквами, символами, аббревиатурами и тд

3 уровень - внутри направлений деятельности.

На основании анализа собственного делопроизводства или опыта предприятия принимается решение относительно тех групп, ( однородных по срокам хранения, по подвиду деятельности документов) которые должны быть сгруппированы в одну папку, называемую дело.

Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся в течение года , фиксируются в документе «номенклатура дел».

3. Номенклатура дел Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (Схема).

Номенклатуры дел

Это важнейший элемент информационно-поисковой системы, а также экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

В соответствии с ГСДОУ составление номенклатуры дел обязательно для всех гос. структур, является методически отработанным и полезным инструментом в работе с документами негос. структур. При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре - это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения). Номенклатура дел разрабатывается специалистами, Ответственными за организацию работы с документами. Номенклатура дел уточняется в конце каждого календарного года, перепечатывается, рас­сматривается и утверждается руководителем предприятия, ввод в действие с 1 января следующего календарного года.

Систему можно изобразить графически, как это показано на рис.

Вопросы для закрепления материала

1. Дайте определение номенклатуры дел, поясните ее назначение?

2. Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела?

3. Расскажите о текущем и оперативном хранении дел?

Литература:

1 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003).-М.: «Дашков и К».,2006г

2 Спивак В.А Документирование управленческой деятельности ( Делопроизводство).- СПб.: Питер,2006.

3 Соколов В.С Документационное обеспечение управления. -М.:ФОРУМ:ИНФРА-М,2005.

4 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: «МарТ», 2005.

5 Озмидова Е.В. Делопроизводство.- СПб.: ООО «Вектор»,2005.