Лекция №4 Систематизация документов, номенклатура дел, их формирование и хранение План:

1 Формирование и хранение дел

2 Систематизация документов

3 Номенклатура дел

1 Формирование и хранение дел

Основной единицей организации учета и хранения бумажных документов является дело, небумажных доку­ментов — единица хранения, документов на компьютер­ных носителях данных — файл данных. Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация до­кументов внутри дела.

Дело — совокупность документов, относящихся к од­ному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам;

• расположение документов внутри дела;

• оформление обложки.

При формировании дел необходимо придерживаться следующего порядка:

- в дело помещаются документы, работа по которым за­вершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинника­ми или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела; в дело включается, как правило, один экземпляр до­кумента;

- в дело формируются, как правило, документы одного года;

- внутри дела чаще всего применяется обратный хроно­логический характер размещения документов. Допускается временная группировка в одном деле до­кументов различных сроков хранения, если они относят­ся к одному вопросу. По окончании календарного года и решения вопроса такие документы рекомендуется пере­группировать в самостоятельные дела.

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело. Приказы по личному составу формируются отдельно от приказов по основной де­ятельности. Документы ограниченного доступа с грифом «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» формируют отдельно от остальных документов предприятия. Переписку предприятия делят на две папки: входящие и исходящие до­кументы. Протоколы заседаний советов директоров форми­руются отдельно от протоколов общих собраний акционеров.

На обложке дела указываются:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• номер папки по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год заведения;

• срок хранения.

Заголовок дела является важнейшим элементом ус­пешной систематизации документов, их поиска. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толко­вания. Например, «Разные документы» или «Общая пере­писка» — таких заголовков нужно избегать.

Оперативное хранение документов проводится в службе ДОУ, структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в со­ответствии с номенклатурой дел или этапами исполнения: «Срочно», «На исполнение», «К заседанию», «На под­пись» и т. п. Папки могут храниться в течение дня на сто­ле исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться.

За сохранность документов несут ответственность

• руководители структурных подразделений;

• работники службы делопроизводства. Дела хранятся:

• в шкафах, на стеллажах (обычные документы);

• в сейфах (документы с грифом «Для служебного пользования», «Конфиденциально» и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. На обложку каждого дела, подлежащего хранению в архиве офиса, следует вынести

следующие сведения:

• наименование организации;

• название структурного подразделения;

• индекс дела: количество листов в деле

• даты первого и последнего документов;

• срок хранения дела: шифры каждого дела.

Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленной номенклатуры дел. Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится:

• для обеспечения сохранности дел;

• для установления пропавших дел;

• для поиска пропавших дел;

• для восстановления документов, не найденных в результате поиска.

Во время оперативного хранения дела могут выдавать:

-сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);

-сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное в данном случае, заводят карту-заместитель дела.

Дела могут выдаваться во временное пользование со­трудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документов. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет.

Исключение составляют документы с временными сроками хранения 5 и 10 лет.

После оперативного хранения завершенные дела по­стоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хра­нения сдаются в архив.

Дела постоянного или долговременного хранения, а также конфиденциальные и по личному составу должны быть полностью оформлены по правилам. Документы, об­разующиеся в деятельности предприятия, в дальнейшем либо остаются в архиве предприятия на длительное архив­ное хранение, либо хранятся установленные сроки и затем передаются на длительное хранение в соответствующие го­сударственные организации, либо подлежат уничтожению.

С целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев проводится экспертиза ценности документов. Для проведения экспертизы создается экспертная комис­сия (ЭК). Она назначается приказом руководителя пред­приятия и состоит не менее чем из трех человек.

В состав ЭК могут входить заместитель директора или главный бухгалтер, ведущий специалист (юрист, делопро­изводитель, работник отдела кадров, архива), секретарь-референт.

Экспертная комиссия является совещательным органом. Ее решения вступают в силу только после их утверждения руководителем организации. Экспертная комиссия руковод­ствуется в своей деятельности федеральными, отраслевыми и внутренними нормативными актами. Такими руководящими документами являются: Положение об Архивном фонде РФ, Основные правила работы ведомственных архивов, ти­повые федеральные и отраслевые перечни документов с ука­занием сроков их хранения, Положение об экспертной ко­миссии (разрабатывается на каждом предприятии), номенклатура дел, инструкция по делопроизводству и т. п.

Экспертиза ценности документов должна проводить­ся ежегодно. При полистном просмотре дел подлежат изъятию дублирующие экземпляры документов, чернови­ки, неоформленные копии.

Определение сроков хранения документов проводит­ся по «Перечню типовых управленческих документов, об­разующихся в деятельности организаций, с указанием сро­ков хранения», утвержденных Росархивом 6 октября 2000 г. Экспертная комиссия рассматривает каждое дело, находит в перечне срок хранения и проставляет его на об­ложке. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть установлен в соответствии с номенклатурой дел.

В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения:

1 год, 3 года, 5 лет, 10 лет, 15 лет, 50 лет, 75 лет и по­стоянно.

При исчислении сроков хранения учитываются толь­ко годы.

В результате работы комиссии документы должны быть разделены на три группы:

• документы, передаваемые в архив (со сроком хранения свыше 10 лет);

• документы, необходимые для дальнейшего использо­вания (со сроком до 10 лет включительно);

• документы, подлежащие уничтожению.

К документам, передаваемым в архив, относятся:

уставы, учредительные договоры;

свидетельства о государственной регистрации;

положения о филиалах;

годовые финансовые отчеты;

протоколы общих собраний акционеров;

списки акционеров;

акты ревизий, проверок аудиторскими и ревизионны­ми комиссиями; • документы по личному составу предприятия.

В связи с наличием в нашем государстве организаций различных форм собственности Архивный фонд РФ со­стоит теперь из двух частей: государственной части и не­государственной части. Такой порядок установлен Поло­жением об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 17.03.94 № 552. Согласно этому Поло­жению органы Росархива осуществляют контроль над все­ми документами, создаваемыми и созданными в России, невзирая на их владельцев, и манипуляции с документа­ми типа продажи или уничтожения должны осуществлять­ся только с ведома органов Росархива.

Государственную часть Архивного фонда РФ составля­ют документы государственных организаций всех видов или в составе собственности которых преобладает государствен­ная. Для таких документов предусмотрено временное хране­ние на самом предприятии, в организации, учреждении и последующая передача документов на постоянное хранение в организации Росархива РФ. Государственные учреждения, организации и предприятия, документы которых подлежат включению в состав Архивного фонда РФ, и виды таких до­кументов определяются Государственной архивной службой России (Росархивом), органами управлейия архивным де лом республик, краев, областей, городов федерального значе­ния, автономных областей и округов. Государственная архив­ная служба России утверждает типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, в том числе с указанием сроков их временного хранения в органи­зациях, учреждениях, на предприятиях.

Негосударственную часть Архивного фонда РФ со­ставляют документы негосударственных организаций, в том числе общественных, и частных (физических) лиц. При этом обязанность постоянного хранения таких доку­ментов (точнее, тех из них, которые органы Росархива признают ценными с позиций исторических, материаль­ных, научных) возлагается на самих владельцев.

Отобранные на архивное хранение дела требуют до­полнительного оформления:

• расположения документов в деле в хронологическом порядке;

• нумерации листов дела карандашом в правом верхнем углу;

• оформления заверительного листа с указанием коли­чества листов дела;

• составления внутренней описи на наиболее важные дела;

• уточнения заголовка дела.

На документы, выделенные к уничтожению, составля­ется акт. Акты и описи составляются и подписываются членами ЭК, рассматриваются и утверждаются руководи­телем предприятия.

Прием-передача дел в архив производится работниками службы делопроизводства и архивистом. Только после пе­редачи документов в архив предприятия разрешается про­изводить уничтожение документов, включенных в акт.