6. Справка.

Жизненные обстоятельства время от времени вынуждают нас об­ращаться с просьбой о выдаче той или иной справки. Диапазон ситуаций, в которых требуются нам эти документы, поистине без­граничен. В отдельных случаях справка заменяет даже утра­ченный паспорт — документ, удостоверяющий личность.

Справка — это документ, описыва­ющий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (со­бытий и др.). Для получения требуемой справки работник прежде всего должен обратиться с соответствующей просьбой на пред­приятие или в организацию (учреждение), уполномоченной осуществлять их выдачу. Кроме того, в необходимых случаях работ­ник должен обосновать необходимость получения справки и пре­доставить для этого определенные сведения, как правило, под­тверждаемые теми или иными документами, либо указать на та­кие документы (их название, местонахождение и т. п.), если сам он ими не располагает.

Ниже приведены основные требования к организации обраще­ния со справками.

1. Руководитель предприятия дает указание о выдаче справок (лично и подписывает) строго в пределах своих полномочий.

2. Выдача справок осуществляется по предварительной письменной заявке работника, включающей: наименование необходимой справки, наименование организации, в которую данная справка предоставляется, а также необходимые персональные данные (в ряде случаев — не только работника, а к примеру, его родственников — допустим, несовершеннолетних детей)

3. При необходимости работником даются пояснения о том, для каких целей он намерен получить ту или иную справку.

4. Справка может содержать указание о том, в течение какого срока она действительна. Количество экземпляров каждой справки регламентиру­ется.

5. Каждая справка предоставляется работнику однократно в течение срока ее действия. В исключительных случаях (при утрате, при непригодности для дальнейшего использования, при изменении анкетных данных) справка может быть выдана повторно.

6. Льготы и преимущества, подтверждаемые содержанием справки, рас­пространяются только на то лицо, которое указано в справке.

Подготовку справок на предприятии обычно производит специ­ально уполномоченное лицо или несколько лиц, выполняющих с этой целью различные функции — прием заявки и соответствую­щих документов, проверку содержащихся в документах сведений и их соответствие реальному положению дел, а также наличие оснований для выдачи справки, подготовку содержания справки и ее оформление.

Таким образом, справка может быть представлена в двух видах.

1.информационно – справочном, отчётного характера, представляемого руководством.

2. в виде документа, подтверждающего сведения биографического или служебного характера.

Справка первого вида составляется по указанию вышестоящей организации для информации о выполнении плана, заданий, поручений.

Текст состоит из двух частей:

1. вводная.

2. приводятся конкретные данные.

Справки второго вида удостоверяют юридические факты.

Вопросы для закрепления материала

1. Изложите особенности оформления договора (контракта) и основные моменты, на которые нужно обратить внимание при его оформлении?

2.каковы особенности оформления служебной записки.

3. Опишите структуру приказа по основной деятельности, состав реквизитов, требования к оформлению?

4. В чем заключаются особенности составления и оформления актов и протоколов?

6. Расскажите о функциональном назначении справок? Перечислите разновидности? Охарактеризуйте особенности оформления?

Литература:

1 Басаков М.И. Делопроизводство (документационное обеспечение управления на основе ГОСТ Р 6.30-2003).-М.: «Дашков и К».,2006г

2 Спивак В.А Документирование управленческой деятельности ( Делопроизводство).- СПб.: Питер,2006.

3 Соколов В.С Документационное обеспечение управления. -М.:ФОРУМ:ИНФРА-М,2005.

4 Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство.- М.: «МарТ», 2005.

5 Озмидова Е.В. Делопроизводство.- СПб.: ООО «Вектор»,2005.