1. Ввод документов

• Средства просмотра. В системе имеются встроенные средства для просмотра и печати присоединенного файла и его экспорта во внешние приложения-обработчики.

• Распознавание. ПО для организации документооборота позволяет распознать текстовую информацию по отсканированному графическому образу и затем присоединить ее к электронному документу.

• Сканирование. Система переводит отсканированный бумажный документ в цифровые графические образы и далее присоединяет их к документу.

1. Вывод документов

• Редактор отчетов. ПО для управления документооборотом позволяет делать запросы на выбор информации из базы данных и создавать формы вывода новых документов, соответствующих этому запросу.

• Генерация отчетов. Система электронного документооборота обеспечивает создание выходных документов в виде журнала регистрации, отчета по исполнительской дисциплине и других форм.

• Средства просмотра и печати отчетов. В ПО имеются встроенные средства для просмотра и печати выходного документа и функция его экспорта во внешние приложения-обработчики с возможностью последующего редактирования.

1. Организация защищенного документооборота в сети

• Веб-доступ. ПО организует защищенный доступ к текущим данным по движению документа и к самим документам через интернет с помощью обычного браузера.

• Поддержка ЭЦП. Система электронного документооборота позволяет согласовывать и визировать документ личной цифровой подписью руководителя.

• Шифрование. ПО, организующее документооборот, дает возможность хранить и передавать документы и информацию о поручениях в зашифрованном виде.

• Разграничение прав доступа. Система электронного документооборота позволяет задавать права на модификацию/чтение для выбранной номенклатуры дел и для каждого из документов.

4. Характеристика существующих программ электронного документооборота

Сегодня на рынке наиболее распространенными программами, реализующими СЭД, являются следующие.

1. Сэд «евфрат»

Компания Cognitive Technologies выпустила новую версию системы электронного документооборота и автоматизации бизнес-процессов «ЕВФРАТ» v.15. В новой версии системы реализованы принципиально новые технологии автоматизации бизнес-процессов. Возможности системы по управлению процессами (workflow) позволяют обеспечивать всю технологическую цепочку обработки документов и событий в автоматическом режиме для решения задач автоматизации документооборота, канцелярии, взаимодействие с заказчиками, управления договорами, обращениями граждан, архива документов и других бизнес-процессов. Новое позиционирование продукта «Вся автоматизация в одной коробке» означает, что Cognitive Technologies предлагает альтернативу использованию средств создания и редактирования документов MS Office и электронной почты для автоматизации бизнес-процессов. При этом в «ЕВФРАТ» реализована интеграция с популярными офисными программами, что делает удобным переход на работу с системой. Были реализованы подсистемы: «Автоимпорт документов», «Автообработка», «Понимание документов».

Подсистема «Автоимпорт документов» позволяет автоматически импортировать в систему документы, поступившие в электронном виде в текстовом формате или в графическом формате (включает распознавание), в бумажном виде (требуется сканирование и распознавание), а также данные полученные из форм, размещенных на web-сайтах.

Подсистема «Автообработка» включает средства автоматической обработки документов и событий за счет включения в бизнес-процессы функциональных узлов, которые выполняются системой автоматически, без участия человека. В настоящее время система «ЕВФРАТ» обеспечивает автоматическое выполнение более десятка рутинных операций, таких как определение типа документа, назначение исполнителя, срока исполнения и специалиста, контролирующего выполнение бизнес-процесса, формирование типовых документов и подготовка ответов на запросы по шаблонам, отправка документа контрагенту по электронной почте и др.

Подсистема «Понимание документов» предназначена для извлечения реквизитов документа или смысловых частей из неструктурированного или слабо структурированного текста. «Понятая» таким образом информация может автоматически заноситься в регистрационную карточку документа или инициировать необходимые процессы обработки документов. Использование подсистемы позволяет качественно сократить объем рутинной работы с документами, традиционно выполняемой человеком.