3. Программы электронного документооборота

С задачей поиска необходимых документов связано 30% перемещений сотрудников по офису. Этот процесс в итоге занимает примерно один месяц в год, при этом безвозвратно теряются 15% бумажных документов. Согласование бумаг занимает 60-70% рабочего времени, в связи с этим до трети поставленных задач не исполняются вообще. Эти проблемы можно решить благодаря грамотной организации бумажных технологий управления, а именно – внедрению программного обеспечения для создания электронного документооборота.

Задачи программного обеспечения

1. Работа с регистрационной карточкой

• Регистрация документов. Эта функция является базовым процессом. ПО, позволяющее организовать электронный документооборот, дает возможность заполнять реквизиты документов, присоединять файлы различных типов и в дальнейшем модифицировать их.

• Дизайнер форм карточек. В ПО можно настраивать как сам набор реквизитов, так и их размещение в необходимом порядке в регистрационной карточке.

• Номенклатура дел. Программа, обеспечивающая документооборот, поддерживает стандартную номенклатуру и другие потоки документов, установленных пользователем.

• Составные документы. Благодаря данной функции возможна поддержка ряда выделенных файлов (частей) в одном документе и установление логических связей с другими объектами документооборота в программе.

• Справочники и словари. ПО позволяет добавлять и редактировать пользовательские данные для ускорения ввода в поля регистрационной карточки.

1. Контроль исполнительской дисциплины

• Автоматическое уведомление. Система электронного документооборота периодически или разово напоминает исполнителю и контролеру о текущем либо просроченном задании.

• Сроки поручений. ПО позволяет задавать временный, точный и бессрочный график решения контрольных поручений по документу.

• Протокол обработки. ПО, отвечающее за документооборот, предоставляет информацию о том, каким изменениям был подвергнут документ и на каком участке он находится.

• Задание маршрута. Программа документооборота позволяет выбрать очередность и относительный порядок прохождения документов по инстанциям.

1. Поиск документа

• Реквизитный поиск. Программа документооборота позволяет задавать точные или частичные значения одного либо нескольких известных реквизитов, набор и промежуток значений, номенклатуру, обеспечивает конкретный поиск и выдачу списка результатов.

• Поиск по форме. Система, обеспечивающая электронный документооборот, задает значение реквизитов непосредственно по форме, которая соответствует регистрационной карточке по определенной номенклатуре дел.

• Полнотекстовый поиск. ПО позволяет осуществлять индексацию и дальнейший поиск по присоединенным файлам с текстовой информацией.

• Учет морфологии. После введения запроса и при индексации ПО приводит все слова к стандартному виду, что расширяет возможности поисковой системы.