Тема: Электронный документооборот

Вопросы:

1. Цель внедрения электронного документооборота.

2. Особенности внедрения систем электронного документооборота для предприятий и организаций.

3. Программы электронного документооборота.

4. Характеристика существующих программ электронного документооборота.

Литература:

1. …..

2. …..

1. Цель внедрения электронного документооборота

В рамках деятельности коммерческих организаций и государственных учреждений документы являются универсальным носителем информации. Они используются в качестве инструмента управления и выполняют функцию обеспечения взаимодействия между внутренними и/или внешними контрагентами: отдельными сотрудниками, целыми подразделениями, клиентами, партнерами и вышестоящими инстанциями. Все задействованные в бизнес-процессах сотрудники, как рядовые специалисты, так и топ-менеджеры, принимают участие в создании, обработке, хранении и распространении документов. Эффективность постановки и внедрения документооборота влияет на качество работы всего предприятия в целом.

Понятие «документооборот» можно пояснить с помощью циклического правила:

Записывать -> Делать -> Контролировать -> Анализировать -> Записывать

Система электронного документооборота (СЭД) позволяет обеспечить поддержку делопроизводства посредством внедрения компьютерных технологий. Регламентация и контроль процесса движения внешних и внутренних документов на предприятии основываются на работе информационных систем.

Основное назначение документооборота заключается в постановке работы с информацией, которая обрабатывается внутри и вне предприятия. Этот процесс включает в себя поиск, сбор, консолидацию, публикацию и использование знаний. Таким образом, высшей ценностью СЭД является систематизация информационных потоков. В качестве преимущества внедрения систем электронного документооборота на предприятии выделяют окупаемость знаний и/или информации – return on knowledge (ROK) и/или return on information (ROI).

Целями перехода к СЭД являются следующие организационные цели:

1. Формирование единого информационного пространства. Создание единого пространства для хранения, обработки и многократного использования информации обеспечивает вовлеченность всех сотрудников организации в процесс коллективной работы. Функционал СЭД позволяет фиксировать и вести последовательный учет данных о том, какой именно сотрудник, сколько раз и какую информацию добавляет в общую базу. Информационное пространство программы исключают необходимость хранения документов на локальном компьютере. С помощью такой системы руководитель предприятия может отслеживать фактическую деятельность каждого работника.

2. Стандартизация работы с документами. Единый для всех сотрудников регламент устанавливает четкий порядок процедур, на основе которых обрабатывается электронный вариант документа. Стандартизация процессов позволяет обеспечить доступность, управляемость и защищенность информации. Технологии делопроизводства унифицируются и систематизируются, обретая единую форму исполнения. Благодаря стандартизации процессов обработки документов на предприятии создается возможность оповещения об их создании и изменении, а также производится своевременная автоматическая доставка ответственным лицам.

3. Документальное сопровождение бизнес-процессов. Внедрение СЭД способствует созданию качественно новой системы управления на основе соблюдения электронных регламентов. Администрация компании определяет параметры процессов и применяет формальные методики для их описания. Электронное сопровождение бизнес процессов создает ряд конкурентных преимуществ:

• наличие четко определенного регламентированного комплекса действий с фиксацией изменяющихся в процессе их выполнения результатов;

• обеспечение немедленного информирования о нарушениях или несоответствиях в рамках деятельности компании;

• возможность своевременного внесения актуальных корректировок, способствующих повышению эффективности процессов.

Одновременно с этим решаются вопросы достоверности информации, которая содержится во входящей и исходящей документации, а также скорости ее передачи.

4. Повышение эффективности управления организацией. Цель достигается за счет обеспечения прозрачности процессов на предприятии. Перевод делопроизводства на «электронный режим» и строгий контроль соблюдения сотрудниками своих должностных обязанностей осуществляется на всех уровнях управления. Электронный документооборот обеспечивает эффективность накопления информационных ресурсов компании и доступа к ним персонала.

5. Упрощение процессов поиска и хранения документации. СЭД позволяет сократить циклы документооборота в организации, временные затраты на контроль выполнения функций. Облегчается процесс принятия управленческих решений. Электронное делопроизводство помогает повысить эффективность поиска и хранения данных, обеспечивая полноту, качество и надежность используемой информации. Упрощается работа с архивными данными, ускоряется получение сведений об актуальном состоянии процессов организации, в которых участвует тот или иной электронный документ.

6. Сокращение бумажного документооборота. Снижение доли бумажного документооборота в делопроизводстве компании позволяет экономить материальные и людские ресурсы. Удешевление процесса управления потоками деловой документации позволяет экономить время и средства для исполнения сотрудниками прямых должностных обязанностей. Хранение электронных версий документов не только снижает расход бумаги, но и значительно упрощает работу с информацией. Например, документы можно распечатывать только по мере необходимости.

7. Обеспечение сохранности информации. Внедрение СЭД и параллельное выстраивание общей культуры работы со служебной документацией позволяют контролировать доступ к информации. Это обеспечивает возможность выявлять случаи несанкционированного использования данных. В условиях хранения больших объемов информации электронное делопроизводство повышает эффективность работы специалистов, отвечающих за ликвидацию утечки информации.

8. Отслеживание взаимоотношений с контрагентами. Электронный документооборот создает отлаженный механизм фиксирования, хранения и отслеживания информации о взаимоотношениях компании с разными категориями контрагентов. В общей базе могут содержаться данные не только о сотрудниках организации, но и корреспонденция, связанная с поставщиками и клиентами.

Перечисленные преимущества внедрения СЭД позволяют рассматривать электронный документооборот не только как технологический, но и как организационный инструмент управления компанией.