2. Обработка изданных документов

Процедура получения документа от сотрудника:

а) получение от сотрудника подписанного руководителем документа или (и) сопроводительного письма к нему (традиционного на бумажной основе или электронного на дискете или переданного по линии защищенной компьютерной связи) и всех конфиденциальных материалов, относящихся к этому документу (в том числе входящего документа, черновика подготовленного документа и т.п.);

б) автоматическая запись документа, поступившего по защищенной линии компьютерной связи, на учтенную дискету;

в) проверка соответствия учетных данных на документе, в приложениях и учетных карточках, проверка правильности оформления реквизитов, комплектности и полноты документа;

г) проверка соответствия учетных данных черновика записи в учетной карточке документа;

д) проверка реального наличия документа на дискете и отсутствия там других документов и записей, соответствия документа сведениям, внесенным в электронную учетную карточку (опись) носителя и бумажный экземпляр этой карточки, заверенный исполнителем; внесение отметки о проверке в бумажный экземпляр карточки (описи);

е) внесение отметки о получении документа в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка на принтере отметки о получении документа в бумажный экземпляр электронной карточки;

ж) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в традиционной учетной карточке или бумажном экземпляре электронной карточки;

з) направление сотруднику по линии защищенной компьютерной связи копии электронной карточки переданного документа;

и) уничтожение черновика и вариантов подготовленного документа, внесение отметки об уничтожении в традиционную или электронную учетную карточку, допечатка отметки в бумажный экземпляр электронной карточки;

к) уничтожение дискеты с записью информации черновика и вариантов, внесение отметки об уничтожении в бумажный экземпляр учетной карточки (опись) носителя;

л) проставление отметки об уничтожении черновика на копии документа, подшиваемой в дело;

м) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа и всех материалов во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

н) автоматическое внесение в электронную опись массива документов компьютера сотрудника и электронную опись документов, находящихся у конкретных сотрудников, отметки о списании документов, полученных от сотрудника;

о) изготовление на учтенной дискете страховой копии документа, записанного на дискете, и распечатка на принтере ЭВМ двух экземпляров копии сопроводительного письма при изготовлении его на дискете, заверение копий;

п) проставление в бланке документа (или сопроводительного письма) даты издания (подписания) и индекса (исходящего учетного номера по контрольному журналу или электронной описи конфиденциальных документов фирмы с добавлением предусмотренных технологией поисковых обозначений) отправляемого документа; проставление тех же сведений на бумажной копии отправляемого документа или сопроводительного письма;

р) дополнение учетного номера изданного внутреннего (распорядительного, организационного, протокольного и т.д.) документа очередным порядковым номером традиционной регистрации каждого отдельного вида документа или индексом дела, в котором будет храниться документ;

с) передача отправляемого документа для подготовки к отправке (конвертования); помещение страховой копии документа на дискете в ячейку места хранения;

т) систематизация внутренних документов и подготовка их к передаче на исполнение;

у) внесение отметки о новом местонахождении документа в контрольный журнал или опись (при традиционной регистрации) или в электронную опись конфиденциальных документов фирмы;

ф) внесение в машинный журнал сведений о выполненных операциях, проставление росписи оператора и сотрудника службы конфиденциальной документации.

Процедура передачи изданных внутренних документов на рассмотрение и исполнение:

А) Выдача документа исполнителю:

а) выдача документа соответствующему исполнителю под роспись в учетной карточке подготовленного (изданного) документа;

б) внесение фамилии сотрудника в контрольный журнал;

в) включение учетной карточки в учетную картотеку;

Б) Возвращение документа от исполнителя:

а) проверка целостности и комплектности документа, наличие отметки об исполнении;

б) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за получение документа в учетной карточке документа и внутренней описи документов, находящихся у сотрудника;

в) передача документа на хранение.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 63. Памятка секретарю-референту о порядке работы сотрудников с конфиденциальной информацией

1. В условиях конкуренции производственная и коммерческая тайна выступают как элемент маркетинга и предприимчивости, как способ увеличения прибыли фирмы. Утрата конфиденциальной информации может привести к снижению доходов фирмы или ее банкротству.

2. Сотрудники всех должностных категорий фирмы, имеющие отношение к конфиденциальным документам, допускаются к ним только после подписания специального обязательства о неразглашении сведений, составляющих производственную или коммерческую тайну фирмы, тем самым обретая формальное право быть допущенным к тем или иным конфиденциальным сведениям.

3. Сотрудник должен хранить в тайне сведения, отнесенные к производственным или коммерческим секретам фирмы, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение конфиденциальных сведений фирмы, передача их третьим лицам, публикация без согласия руководства фирмы, а также их использование для любой деятельности, которая в качестве конкурентного воздействия может нанести ущерб фирме, влечет ответственность любого виновного сотрудника фирмы в соответствии с законодательством.

4. Сотрудник обязан работать только с теми конфиденциальными сведениями и документами фирмы, к которым он на законных основаниях получил доступ в силу служебных обязанностей; должен знать, какие конкретные сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.

5. При совместном участии в работе представителей других фирм, организаций и предприятий сотрудник может знакомить их с конфиденциальными сведениями только с письменного разрешения руководителя фирмы или структурного подразделения.

При этом руководитель должен определить конкретные вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, кому и в каком объеме может быть сообщена информация, подлежащая защите.

6. Об утрате или некомплектности документов, дел, электронных баз данных, носителей информации, изделий, содержащих производственную или коммерческую тайну фирмы, обнаруженных повреждениях хранилищ, сейфов, металлических шкафов, замков, средств сигнализации и оповещения, утере личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утраты конфиденциальных сведений, попытках каких-либо лиц получить эти сведения работник обязан немедленно сообщить руководству фирмы и руководителю службы безопасности.

7. При увольнении, перед уходом в отпуск, отъездом в командировку необходимо сдать секретарю-референту первого руководителя фирмы все носители конфиденциальной информации (рукописи, черновики, документы, чертежи, магнитные носители, распечатки на принтере, кино-, фотонегативы и позитивы, материалы, изделия и т.д.), которые находились в распоряжении сотрудника в целях выполнения им служебных обязанностей.

8. Сотрудник по первому требованию службы безопасности или секретаря-референта обязан предъявлять для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие производственную или коммерческую тайну фирмы, предоставлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил работы с конфиденциальными материалами, учета и хранения документов и изделий, содержащих секреты фирмы, а также фактах разглашения сведений, утраты документов и изделий.

9. Обязательства, связанные с защитой производственной и коммерческой тайны фирмы, не ограничивают прав сотрудника на интеллектуальную собственность, в частности на подачу заявки на изобретение, возможное патентование и т.д. Реализация права работника на интеллектуальную собственность осуществляется в соответствии с установленным законодательством порядком. Срок ограничений, связанных с необходимостью защиты секретов фирмы, определяется ее руководством при заключении трудового контракта с сотрудником. Об окончании действия ограничений работник уведомляется руководством в письменной форме.

10. Сотрудникам всех должностных категорий фирмы, работающим с конфиденциальными документами, делами, информацией, запрещается:

- использовать конфиденциальные сведения в публикациях, открытых документах, докладах и интервью, рекламных материалах, выставочных проспектах и любых других информационных сообщениях массового распространения;

- сообщать кому-либо (в том числе коллегам по работе или родственникам) устно или письменно конфиденциальную информацию, несанкционированно передавать документы, даже если это связано со служебной деятельностью;

- вести переговоры, содержащие конфиденциальные сведения, по незащищенным линиям связи, в неприспособленных помещениях, в присутствии посторонних лиц;

- обсуждать конфиденциальные вопросы в местах общего пользования (в том числе в любых видах транспорта - служебном, личном, общественном);

- знакомиться с документами, делами и базами данных других сотрудников, работать с их компьютерами без письменного разрешения первого руководителя;

- переписывать сведения из документов в личные дневники, карточки учета работы, календари, еженедельники и т. п., переносить их в справочные и личные учетно-плановые массивы ЭВМ;

- вносить и пользоваться в помещениях фирмы личными фото-, видеоаппаратами, компьютерами, аудиотехникой, магнитофонами, плеерами, переговорными устройствами, техническими носителями информации (дискетами и др.), радиотелефонами, копировальными аппаратами;

- выносить из здания фирмы любые (в том числе открытые) служебные документы без письменного разрешения первого руководителя;

- оставлять документы на рабочем столе или работающий компьютер при любом по длительности выходе из помещения;

- хранить конфиденциальные документы вместе с открытыми документами и материалами, формировать в одном деле или машинном массиве конфиденциальные и открытые сведения;

- разглашать сведения о характере автоматизированной обработки конфиденциальной информации и о личных идентифицирующих кодах и паролях; разглашать сведения о составе находящихся у сотрудника документов и материалов, системе их защиты и месте хранения, а также известных ему элементах обеспечения безопасности фирмы и персонала.

11. Уборка помещений, в которых хранятся конфиденциальные документы и дела, производится в присутствии сотрудников, ответственных за сохранность документов. Документы должны находиться в сейфах, чтобы исключить их визуальный просмотр.

12. При выходе из рабочего помещения на любой по продолжительности период времени сотрудник обязан убрать в сейф (шкаф) все документы и заблокировать компьютер. При выходе из помещения всех сотрудников оно должно быть закрыто на ключ.

13. На период рабочего дня допускается передача конфиденциальных документов между сотрудниками, минуя секретаря-референта, если сотрудники имеют право доступа к этим документам. Документы, в том числе и руководителям, могут передаваться только под расписку. При возврате документов в присутствии сдающего документы лица расписка уничтожается. Передача документов может осуществляться под роспись во внутренней описи документов, находящихся у сотрудника.

14. При необходимости перевозки конфиденциальных документов сотрудникам запрещается пользоваться личным и общественным транспортом.

15. При работе с конфиденциальными документами сотрудникам запрещается делать с них копии без письменного разрешения первого руководителя фирмы.

16. При возникновении экстремальных ситуаций в помещениях фирмы сотрудники обязаны строго выполнять известные им правила, инструкции и руководствоваться указаниями, отдаваемыми руководителями фирмы и работниками службы безопасности. При этом сотрудники фирмы обязаны принять все необходимые меры по обеспечению сохранности или эвакуации ценных и конфиденциальных документов.

17. При пожаре, авариях, случившихся в нерабочее время, работники охраны немедленно вызывают пожарную команду или соответствующую аварийную службу, ставят в известность руководство фирмы, руководителей структурных подразделений и принимают меры по ликвидации пожара или аварии и их последствий. В случае, когда создается угроза уничтожения документов, содержащих секреты фирмы, персонал охраны обязан вскрыть эти помещения и принять меры к спасению документов и обеспечению их сохранности и конфиденциальности. О произведенном вскрытии составляется акт, который подписывается лицами, вскрывшими данное помещение.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 61. Обязательство о сохранении коммерческой тайны

Приступая к исполнению своих обязанностей в качестве работника открытого акционерного общества ____________________ (ОАО ), я понимаю, что получу доступ к информации, касающейся его бизнеса, маркетинга и другой деятельности.

Я также понимаю, что во время исполнения своих служебных обязанностей буду заниматься анализом, составлением схем, таблиц, чертежей, докладов и других конфиденциальных документов, относящихся к делам ОАО.

Я обязуюсь, что ни во время моей работы, ни после увольнения не буду обсуждать с кем-либо или раскрывать (за исключением случаев выполнения обязанностей в качестве работника ОАО) какую-либо информацию или коммерческие секреты ОАО _____________, которые я узнал либо разработал как сотрудник. Я также согласен с тем, что все аналитические разработки, схемы, чертежи, доклады и иные документы, подготовленные лично мною либо в сотрудничестве с другими служащими, будут являться собственностью ОАО _________________. Обязуюсь, что не буду сам и не позволю никому другому снимать копии или делать аннотации с вышеупомянутых документов.

Я подтверждаю, что не имею перед кем-либо никаких обязательств, которые входят в противоречие с настоящим Обязательством или ограничивают мою деятельность в ОАО и за его пределами.

Дата	Подпись	Работника
Дата	Подпись	Свидетеля
Дата	Подпись	Работника службы безопасности

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 66. Технологическая схема процесса формирования и оформления конфиденциальных дел

Технологическая схема включает следующие процедуры: оформления дела при его заведении; оформления дела при его формировании; оформления дела (тома) при его закрытии; выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников.

Особенностями процедуры оформления дела при его заведении являются:

- оформление обложки дела с указанием грифа конфиденциальности дела;

- оформление списка сотрудников, допущенных к делу (на внутренней стороне обложки дела);

- оформление карточки учета разрешений и выдачи дела (помещается в конверт на внутренней стороне обложки);

- подшивка в дело чистых листов (бланков) внутренней описи документов;

- внесение в номенклатуру отметки о заведении дела.

Особенностями процедуры оформления дела при его формировании являются:

- проставление в каждом документе под грифом ограничения доступа отметки о периоде его конфиденциальности или даты рассмотрения вопроса о снятии грифа (если такая отметка или дата ранее отсутствовали);

- внесение данных о подшиваемых документах во внутреннюю опись дела;

- нумерация листов документа в деле;

- при необходимости внесение изменений в реквизиты обложки дела;

- подшивка документа в дело (прошнуровывание листов документа), проверка правильности нумерации листов;

- внесение отметки о подшивке в учетную карточку документа;

- проверка правильности подшивки документа;

- возвращение учетной карточки документа в картотеку по принадлежности. Особенностями процедуры оформления дела (тома) при его закрытии являются:

- подшивка и оформление заверительного листа - листа-заверителя (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

- оформление итоговой записи во внутренней описи дела;

- опечатывание концов шнурка на заверительном листе (только для дел, содержащих документы долговременного периода конфиденциальности);

- внесение итоговых сведений в реквизиты на обложке дела;

- проставление отметки о закрытии дела (тома) в номенклатуре дел;

- при необходимости - внесение дела в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов;

- по окончании года - закрытие номенклатуры дел, всех картотек на исполненные документы и контрольных журналов учета карточек;

- внесение соответствующих отметок в номенклатуру дел;

- при необходимости - внесение закрытых картотек и журналов в инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов.

Законченные производством (закрытые) конфиденциальные дела в течение определенного и иногда достаточно длительного времени активно используются в текущей работе сотрудников фирмы, выдаются им для решения тех или иных вопросов.

Особенностями процедуры выдачи законченных дел сотрудникам фирмы и приема их от сотрудников можно назвать следующие:

- проверка секретарем-референтом полномочий исполнителя - наличия на обложке дела или в карточке учета разрешений и выдачи дела его фамилии в списке сотрудников, допущенных к делу (папке, альбому, дискете);

- выдача дела сотруднику под роспись в карточке учета разрешений и выдачи;

- помещение карточки учета разрешений и выдачи дела в картотеку "За исполнителями";

- при возврате дела сотрудником - проверка соответствия документов дела сведениям, зафиксированным во внутренней описи, контроль комплектности дела и документов, сохранности всех их элементов;

- роспись секретаря-референта за возврат дела в карточке учета разрешений и выдачи;

- помещение дела и карточки в места хранения.

Выданные сотрудникам для работы дела должны быть возвращены ими секретарю-референту в тот же день.

Все указанные процедуры могут выполняться в автоматизированном режиме, который сопровождает специфический набор внемашинных операций. Выдача и возврат исполнителями архивных электронных комплексов документов имеют более сложную технологию, что связано с необходимостью выполнения ряда дополнительных операций по проставлению электронной подписи в учетных формах.

Приведенная технологическая схема формирования и оформления конфиденциальных дел с достаточной степенью гарантии решает задачи обеспечения сохранности как традиционных дел и документов, так и архивных электронных массивов конфиденциальных документов.

При снятии в установленном порядке с документа грифа конфиденциальности и изъятия его из дела (для перемещения в открытое дело) нумерация листов дела сохраняется, но отсутствующие листы оговариваются во внутренней описи дела с указанием причины изъятия документа и его нового местонахождения. Одновременно такая же отметка вносится в учетную форму документа.

Учетная форма остается в картотеке исполненных конфиденциальных документов за соответствующий год и не подлежит перемещению в картотеку открытых документов. Аналогичным образом осуществляется процесс изъятия электронного документа из архивного массива компьютера секретаря-референта или с дискеты.

После изъятия из дела последнего документа, с которого снят гриф конфиденциальности, обложка дела или футляр магнитного носителя вместе с внутренней описью продолжают храниться у секретаря-референта на протяжении указанного в номенклатуре срока и затем уничтожаются. Отметка об уничтожении вносится в номенклатуру дел соответствующего года и (или) инвентарную опись законченных производством дел, картотек и журналов (если такая опись ведется).

Следовательно, технология текущего архивного хранения конфиденциальных дел в отличие от технологии хранения дел открытого доступа решает прежде всего задачи обеспечения сохранности включенных в дела документов и контроля за своевременным снятием с документов грифа конфиденциальности. Важной составной частью этой технологии является регламентация системы доступа к делам и порядка работы с делами руководителей и сотрудников фирмы.

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 67. Примерная инструкция по обработке и хранению конфиденциальных документов фирмы