1. Оформление и учет носителей конфиденциальной информации

Процедура первичного оформления носителя:

а) нумерация листов, прошивка и опечатывание носителя;

б) выполнение специфических операций по оформлению каждого вида носителя;

в) проставление регистрационного штампа предварительного учета и количества листов, грифа конфиденциальности;

г) внесение заверительных надписей;

д) проверка целостности и качества технических носителей информации, надежности их не- вскрываемой заводской упаковки;

е) перемотка ленточных носителей на рабочие кассеты, установление точной длины ленты и отсутствия повреждений, склеек, закрытие и опечатывание кассеты.

Процедура регистрации носителей:

а) заполнение на носитель строки в журнале регистрации и учета движения карточек (контрольном журнале) или внесение исходных сведений о носителе в журнал учета носителей;

б) внесение исходных сведений о носителе в учетную карточку;

в) подкалывание карточки к носителю.

Процедура окончательного оформления носителя:

а) проставление в штампе предварительного учета на носителе регистрационного номера;

б) проставление регистрационного номера на всех листах носителя;

в) маркировка технического носителя (проставление регистрационного номера, окрашивание элементов, скрепляющих корпус технического носителя).

Примечание: последние две процедуры выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов.

Процедура выдачи носителя сотруднику фирмы:

а) проверка правильности оформления носителя и соответствия учетных данных в журнале (карточке) и на носителе;

б) заполнение соответствующих граф в журнале или учетной карточке, или карточке учета выдачи;

в) проверка сотрудником правильности оформления носителя и записей в учетной форме;

г) внесение отметки о выдаче носителя (его местонахождении) в журнал регистрации и учета движения карточек;

д) выдача носителя сотруднику под роспись в заполненной учетной форме;

е) постановка учетной карточки в учетную картотеку носителей;

ж) внесение сотрудником сведений о носителе во внутреннюю опись документов, находящихся у него.

Примечание: в некрупных фирмах носитель выдается сотруднику без регистрации и росписи; носитель возвращается секретарю-референту или в службу конфиденциальной документации при передаче для учета подготовленного документа.

Процедура приема носителя от сотрудника:

а) поиск соответствующей записи в журнале или поиск карточки в картотеке;

б) сравнение исходных и рабочих записей в карточке и на носителе;

в) проверка количества листов носителя, отметок о списании листов в спецблокноте, количественных характеристик технических носителей;

г) проверка целостности всех листов, их сохранности (пролистывание носителя, перекладывание листов), осмотр маркированных частей технического носителя;

д) роспись секретаря-референта или сотрудника службы конфиденциальной документации за прием носителя в учетной форме и внутренней описи сотрудника;

е) внесение отметки в журнал учета движения учетных карточек о новом местонахождении носителя;

ж) помещение носителя и учетной формы в места их хранения.