1. Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение поступивших документов

Процедура приема пакетов:

а) получение от курьера, почтальона пакетов (или незаконвертованного документа) и сдаточного документа (реестра, разностного журнала, расписки и т.п.);

б) проверка правильности доставки пакетов и целостности упаковки, печатей и наклеек;

в) проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в сдаточном документе;

г) подсчет количества принятых пакетов;

д) проставление в сдаточном документе отметки о приеме пакетов.

Процедура учета пакетов:

а) внесение в журнал учета пакетов сведений о количестве поступивших пакетов и проставление росписи лица, доставившего пакеты, с удостоверением росписи штампом службы доставки;

б) возвращение курьеру экземпляра сдаточного документа;

в) внесение в журнал по каждому поступившему пакету указанных на нем исходных сведений о вложенных документах (или исходных сведений о незаконвертованном документе).

Процедура распределения и вскрытия пакетов:

а) передача по принадлежности пакетов, не подлежащих вскрытию при получении, например имеющих пометку "Лично";

б) вскрытие остальных пакетов, конвертов;

в) проверка соответствия содержания реквизитов на пакете и в документе, подсчет количества листов;

г) проверка наличия приложений (если они имеются), их комплектности и соответствия содержания их реквизитов и количества листов данным, указанным в сопроводительном письме;

д) скрепление листов документа и приложений.

Процедура закрытия журнала учета пакетов:

а) проставление учетных входящих номеров поступивших документов в журнале учета пакетов;

б) проставление ежедневной итоговой записи об общем количестве зарегистрированных документов в журнале учета пакетов.

Процедура выделения ценных и конфиденциальных документов фирмы:

а) просмотр всех документов входного потока, не имеющих грифа обозначения ценности или конфиденциальности (бумажных, машиночитаемых, электронных, факсимильных и др.);

б) сравнение содержания (темы) поступивших документов с перечнем документов фирмы, подлежащих защите;

в) проставление на выделенных документах грифа ограничения доступа или обозначения ценности, срока конфиденциальности, указанных в соответствующем перечне;

г) при необходимости внесение в журнал учета пакетов исходных сведений о выделенных документах.

2. Традиционный учет поступивших документов и формирование справочно-информационного банка данных по документам

Процедура индексирования документов:

а) проставление входящего штампа на основном документе и на документах, присланных во временное пользование, на сопроводительном письме к магнитному носителю информации (дискете, диску и т.п.);

б) определение входящего номера документа: по предыдущей записи в учетном журнале или по валовой учетной картотеке;

в) проставление во входящем штампе номера документа, даты и количества листов;

г) проставление регистрационных сведений в приложениях;

д) при необходимости - проставление входящего номера документа в журнале учета пакетов;

е) добавление к входящему номеру идентифицирующего индекса (номера дела по номенклатуре).

Процедура первичной регистрации исходных сведений о документе:

а) заполнение граф журнала учета поступивших документов (или строки описи учета конфиденциальных документов) или заполнение учетной карточки (в некрупных фирмах при заполнении описи - внесение исходных сведений в регистрационно-контрольную карточку открытых документов для обеспечения справочной картотеки);

б) проверка соответствия исходных данных в журнале или карточке и на документе;

в) при необходимости - проставление в журнале учета пакетов отметки о возврате документа, зарегистрированного за исходящим номером, внесение отметки в регистрационную карточку документа;

г) скрепление учетной карточки и документа.

Процедура формирования картотек:

а) распределение карточек по картотекам;

б) внесение отметки о местонахождении документа в контрольный журнал или в некрупных фирмах в опись документов;

в) фиксирование в карточке росписи за получение документа;

г) помещение карточки в картотеку;

д) поиск сведений о документах и выдача ответов на запросы по документам;

е) ведение (актуализация) картотеки.

Процедура ежедневной проверки правильности регистрации документов и их наличия:

а) подсчет и сравнение количества полученных и зарегистрированных документов (в некрупных фирмах - внесенных в опись);

б) проставление в журнале учета пакетов отметки о правильности закрытия всех позиций, итоговой записи;

в) проверка правильности регистрации каждого документа;

г) проверка правильности закрытия всех позиций в журнале учета пакетов;

д) проверка правильности внесения отметок о возвращенных документах;

е) проверка правильности внесения отметок по документам, присланным во временное пользование и не взятым на входящий учет;

ж) проверка наличия документов по незакрытым позициям журнала учета пакетов;

з) проставление штампа проверки под итоговой записью;

и) проверка полноты изъятия документов из пакетов и уничтожение пакетов.

Примечание: пункты "б", "г" и "ж" выполняются в крупных фирмах с большим объемом конфиденциальных документов. В некрупных фирмах поступившие документы вносятся в опись конфиденциальных документов фирмы; одновременно на них заполняются регистрационные формы открытого делопроизводства.