37. Моніторинг і контроль як важлива складова процесу управління змінами.

Моніторинг і контроль є важливою складовою частиною процесу управління змінами. Існує багато різних методик моніторингу та контролю процесу змін. Всі методики можна використовувати з різними цілями і на різних стадіях процесу перетворень: для демонстрації необхідності в змінах, розробки програми дій, зниження опору, допомоги людям у вирішенні нових завдань у нових умовах, вироблення почуття обов'язку, прискорення впровадження, стимулювання ініціативи й творчого підходу до досягнення першочергових цілей і т.д. Керівництво повинне не тільки безпосередньо управляти і здійснювати проведення змін, але і допомагати організації в подоланні труднощів, які можуть виникати в процесі змін.

Треба правильно вибрати способи моніторингу і контролю процесу змін. Часто ці способи описуються незалежно один від одного. Однак один приватний метод або підхід дуже рідко дозволяє успішно здійснити перебудову в організації. Доводиться використовувати кілька способів втручання. Досвідчені керівники гнучко використовують методи втручання для підтримки змін і застосовують одночасно кілька методів, якщо це доцільно.

З метою моніторингу змін можна здійснювати наступні заходи:

- Проводити збори. Завдання зборів як методу втручання - забезпечити можливість спільної роботи різних людей по даній проблемі. Важливо створити відповідний клімат, наприклад, проводити збори на «нейтральному ґрунті», де ні в однієї зі сторін немає територіальної переваги. Для того щоб збори відбувалися плідно, необхідно щоб ролі і очікування всіх присутніх були з'ясовані та визначені до зустрічі.

- Утворювати тимчасові групи, як одне зі структурних формувань для керівництва процесом здійснення змін, які також можуть бути використані для втручання. Членство в групі, якій дано особливе завдання, в поєднанні з відповідною мотивацією і лідерством може надавати сильний стимулюючий ефект і допомагати розробці змін. Деякі вважають, що цей метод використовується частіше, ніж інші. Як і інші методи, він повинен бути заснований на діагностованій необхідності.

Для сприяння змінам часто застосовують такі методи втручання, як інструктування і дача рекомендацій. Вони часто використовуються менеджерами з ініціативи працівників або необхідності прямого втручання в процес змін. За допомогою таких дій співробітникам легше знайти способи вдосконалення власної роботи або міжособистісних відносин. Здійснюючи інструктаж і даючи рекомендації, менеджер спостерігає й аналізує індивідуальну поведінку, встановлює зворотний зв'язок з проблем або характером поведінки, які гальмують ефективність робіт та здійснення змін, а також допомагає окремим особам отримати нові знання та вміння, яких вимагає змінений характер роботи.

Використання конфронтації для досягнення позитивних результатів. Конфронтація - ситуація, коли індивіди повинні зіткнутися лицем до лиця і діяти. Це може привести або до компромісу, або до ситуації, коли людина завойовує очки за рахунок іншого. Конфронтація - не обов'язково негативне явище, все залежить від того, як вести себе в таких умовах. Керівник повинен також визначити, в якій області конфронтація небажана. Один із способів привнести необхідну конфронтацію як метод втручання - використовувати третю сторону, коли групи або особи, не зустрічаються лицем до лиця.

Зворотній зв'язок - ефективний спосіб контролю змін. Зворотній зв'язок дуже важливий. Регулювати процес зворотного зв'язку слід з великою обережністю, так як необроблені дані часто неправильно інтерпретуються. Аналіз може виявитися критичним або неприємним для деяких осіб, і в такій ситуації можна заздалегідь передбачати результати. Ясно, що ці особи спробують заблокувати будь-яке просування в бік змін. При позитивному резонансі зворотний зв'язок може бути надзвичайно корисною. Багато людей в організації не отримують достатньо інформації по зворотногму зв'язку для того, щоб оцінити свою роботу або роботу організації в цілому. Не повинно бути перевантаження інформацією. Слід стежити як за процесом, так і за змістом зворотного зв'язку.