З авдання

1. Створити у власній електронній папці базу даних «Бібліотека».

2. Створити в базі даних дві таблиці.

   1. таблицю «Категорія» що складається з одного поля і містить список категорій: книга, газета, журнал.

   2. таблицю “Фонд” з наступними полями: № п/п, Найменування книги, Автор, Категорія, Кількість, Ціна, Рік видання, Титул (фото обкладинки).

3. Зв’язати таблиці.

4. Створити та оформити вирівняну форму для заповнення таблиці «Фонд».

5. Ввести в таблицю данні про 5-6 видань.

6. Створити зв’язану форму, яка дозволяє натисканням кнопки викликати перелік видань обраної категорії.

7. Створити діаграму для порівняння цін.

Практична робота №4

Тема: Пошук даних в базі даних: запити

Мета: Набуття навичок відбору даних, що відповідають вимогам користувача, з бази даних з використанням запитів.

Обладнання: Комп’ютери з СУБД Microsoft Access. Інструкції до практичної роботи.

Теоретичні відомості

Метою створення бази даних є не лише накопичення даних, а й відбір даних, що відповідає певним умовам. Наприклад, Ви звертаєтесь до бібліотеки за книжкою з певної теми, а вашому товаришу потрібна книга певного автора. Для таких цілей в бібліотеці існує декілька каталогів, тобто декілька об’єктів. Якщо в мене є шкільна база даних, мені можуть бути потрібні різні списки: учнів 7 класі, учнів, що мешкають у заданому мікрорайоні, учнів, які за віком повинні буди переведені у підлітковий медичний кабінет. Можна відібрати дані в таблиці, примінивши фільтр, але тоді я зможу зберегти лише дані до одного завдання. Для відбору та збереження даних, що відповідають умовам, призначені запити.

Запити дозволяють:

• Відбирати дані за певними критеріями з однієї таблиці чи декількох зв’язаних таблиць. Наприклад, відомості про учнів певного класу та їх класного керівника;

• Вибирати задані поля таблиць. Наприклад, я хочу відслідкувати успішність учнів певного класу. Для цього мені не будуть потрібні відомості про їх адреси та батьків;

• Виконувати обчислення, базуючись на даних однієї чи декількох зв’язаних таблиць. Наприклад, середній бал учня. Поля, в яких виконують обчислення, називають обчислювальними полями.

• Вносити зміни в таблиці;

• Сортувати записи;

• Використовувати запити для створення інших запитів, а також форм та звітів;

• Будувати графіки чи діаграми на основі даних.

• Створювати нові таблиці.

Відбір записів в запитах здійснюється на основі певних правил, що визначають, які записи слід показувати користувачу. Ці правила називають умовами відбору або просто умовами.

Найпростішою формою запиту є Простий запит. До простих запитів відносять Запит на вибірку та Груповий запит.

Запит на вибірку дозволяє із зв’язаних таблиць утворити нову таблицю, в яку включені окремі поля різних таблиць, виконати в ній відбір даних за певним критерієм, виконати обчислення над цими даними в окремому полі. Цей запит дозволяє вносити зміни в таблиці.

Груповий запит дозволяє обчислювати суми, підсумкові значення та підраховувати кількість записів в групі. Групу утворюють записи запиту, в яких співпадають значення в усіх полях, крім полів, що беруть участь в обчисленнях.

Розглянемо роботу з цими видами запитів на прикладах.

Приклад 1: а) В базі даних школи-ліцею відібрати данні про учнів, які мають з алгебри, геометрії та української мови високий рівень навчальних досягнень. Визначити середній бал з цих предметів для кожного учня та розташувати відомості в порядку зростання середнього балу. б) Серед відібраних учнів знайти тих, що навчаються за профілями хореографія та музика.

Оскільки в даному випадку немає потреби в підсумкових обчисленнях по певних групах даних, то скористаємось запитом на вибірку.

Створення запитів на вибірку:

• У вікні бази даних натискаємо мишею на кнопці об’єкту «Запросы».

• На панелі інструментів вікна бази даних натискаємо кнопку «Создать» та обираємо режим створення – «Простой запрос».

• З переліку таблиць, обираємо таблицю "Особова справа" (дані можна обирати як з таблиці так і з запиту), та вибираємо з неї поля:

• Прізвище

• Ім’я

• Алгебра

• Геометрія

• Українська мова

Якщо в запиті передбачено використання даних з декількох таблиць, то операцію повторюють для кожної з таблиць;

• Обравши в переліку таблиць "Профілюючий предмет", обираємо з неї одноіменне поле;

• Обираємо тип запиту, для запиту на вибірку встановимо перемикач у положення «подробный» (вид вікна рис 55);

• Вводимо назву запиту «Успішність» та натискаємо кнопку “Готово”.

Запит відкриється для першого перегляду. В цей момент в ньому представлені обрані поля для всіх записів таблиці, оскільки ще не визначені умови їх відбору;

• В ідкриваємо запит в режимі конструктора, відкриється вікно “Запрос на выборку” (рис 48);

• Вводимо умови відбору.

• Умови можна вводити самостійно по кожному з полів, починаючи з рядка “Условия отбора”. В нашому завданні це поля «Алгебра», «Геометрія» та «Українська мова». В цьому випадку умови по полю моделюються аналогічно до умов у фільтрах таблиць:

Проста умова: оператор порівняння Значення (наприклад: >9).

Складна умова: Проста умова1 логічний оператор Проста умова2 (наприклад: >5 and <10)

Умови, що стоять в одному рядку, з’єднуються оператором порівняння і, рядки між собою з’єднуються оператором порівняння або. Нам потрібно ввести умови таким чином: (рис 49). /детальніше про оператори Додаток 2/

• Можна скористатися командою “Построить” з контекстного меню рядка «Условия отбора». При цьому відкривається спеціальне вікно (рис 50). Тут ми можемо задати складну умову одразу для декількох полів (ці поля повинні бути одного типу). Моделювання умови відбувається наступним чином:

Проста умова: [Ім’я поля] оператор порівняння Значення

Складна умова: Проста умова оператор порівняння Проста умова

І мена полів можна переносити в умову кнопкою «Вставить», в такому випадку ім’я поля береться в обов’язкові квадратні дужки автоматично.

Для обчислення середнього балу створимо нове поле «Середній бал» у наступному за полем «Українська мова» стовпчику.

• В рядку «Поле» введемо вираз у форматі Ім’я поля : Вираз. У виразі можуть використовуватись імена інших полів, константи, математичні оператори або оператори для рядкових величин. В нашому випадку це матиме такий вигляд: (рис 51)

• Д ля того, щоб розташувати в цьому полі дані у порядку зростання, оберемо із списку в рядку «Сортировка» значення «по возрастанию».

• Переглянемо отримані результати (рис 52), для цього перейдемо в режим таблиці одним з двох способів.

• Збережемо запит «Файл» – «Сохранить». Закриємо вікно конструктора. Перейдемо в режим таблиці, за допомогою кнопки «Открыть».

• Використаємо кнопку «Вид» на панелі інструментів (рис 13). При такому переході збереження внесених змін не відбувається.

С еред відібраних записів залишимо відомості лише про тих учнів, що навчаються за профілями хореографія та музика.

• П овернемось в режим конструктора та відкоригуємо умову (рис 53)

• Переглянемо отримані результати в режимі таблиці. (рис 54).

П риклад 2: В школі-ліцеї учні навчаються по декільком профілям. Необхідно визначити три профілі з найкращою успішністю з таких навчальних предметів: алгебра, геометрія та українська мова, а також кількість учнів на кожному з цих профілів.

Оскільки обчислення будуть проводитися відразу для цілої групи учнів (учнів, що навчаються за певним профілем), то для виконання завдання створимо груповий запит. Для цього нам необхідні такі поля:

• Профіль навчання

• Алгебра

• Геометрія

• Українська мова

Створення групових запитів:

• У вікні бази даних натискаємо мишею на кнопці об’єкту «Запросы».

• На панелі інструментів вікна бази даних натискаємо кнопку «Создать» та обираємо режим створення – «Простой запрос».

• З переліку таблиць обираємо таблицю «Особова справа» та вибираємо з неї потрібні поля. Якщо поле використовується декількома зв’язаними таблицями, то можна використати будь-яку з них.

• Обираємо тип запиту, для групового запиту встановимо перемикач у положення «итоговый», та натикаємо кнопку «Итоги» (рис 55);

• У вікні «Итоги» (рис 56) обираємо для кожної групи, які підсумкові значення потрібні (Sum – сума, Avg – середнє арифметичне, Min – мінімальне значення, Max – максимальне значення), та чи потрібно підраховувати кількість записів у кожній групі.

• Вводимо назву запиту «Рівень досягнень» та натискаємо кнопку “Готово”.

• Таблиця, відкрита для перегляду, матиме вигляд (рис 57)

Нам потрібні дані про три найуспішніших профілі навчання. Для цього потрібно відсортувати данні по спаданню. На екран же слід виводити лише перші три рядка.

• П ерейдемо в режим конструктора та встановимо порядок сортування даних і кількість записів для відображення (рис 58). При необхідності можуть бути задані умови в рядку «Условия отбора».

• Переглянемо результат в режимі таблиці (рис 59).

Введення та редагування структури запиту:

Для редагування структури запиту необхідно перейти в режим конструктора.

Якщо необхідно вставити додаткове поле, перетягніть його з переліку полів таблиці в верхній частині вікна конструктора (рис 48) у перший вільний стовпчик структури, розташованої у другій частині вікна.

Якщо вставлене зайве поле – виділіть відповідний стовпчик і оберіть у контекстному меню команду «Удалить»