З авдання

1. Розглянути наведені нижче таблиці “Картотека” та “Медичний облік”.

“Картотека”

Мед. дільниця	Прізвище ім’я по батькові	Дата народження	Домашня адреса	Місце роботи
23	Возженнікова Світлана Леонідівна	29/11/1980	Вул. Жукова буд. 34	Корпорація Life
6	Кумака Олег Валерійович	3/05/1981	С. Кам’яні Потоки	Завод «Дормаш»
11	Асафат Андрій Андрійович	30/10/1983	Вул. Садова 2	приватний підприємець

“Медичний облік”

Прізвище ім’я по батькові	Діагноз	Взятий на облік [рік]	Знятий з обліку [дата]	Лікар
Кумака Олег Валерійович	Гастрит	1987		гастроентеролог

2. Визначити структуру даних таблиць за зразком:

   Ім’я поля	Тип поля	Розмір поля	Підпис (якщо необхідно)
   Номер	числовий	байт	Мед. дільниця
   Дата народження	Дата/час	Короткий формат дати	немає

3. Записати структури таблиць в зошит.

4. Визначити в таблицях унікальні поле або продумати додаткове (штучне) поле, яке буде ключовим.

5. С творити у власній електронній папці базу даних “Лікарня”.

6. Створити таблиці “Картотека” та “Медичний облік”.

7. Заповнити таблиці ввівши 8(10) та 4(6) записів відповідно. Дані обрати на свій розсуд.

8. Доповнити таблицю “Медичний облік” полем “Дільниця” та внести дані в це поле.

9. Продемонструвати результат роботи вчителю.

10. Знищити перший запис в таблиці “Картотека”.

Практична робота №2

Тема: Встановлення зв’язків між таблицями в базі даних. Впорядкування та відбір даних в таблицях.

Мета: сформувати вміння та навички створення бази даних на основі декількох зв’язаних таблиць, навчитись виконувати сортування даних та відбір даних в таблицях за поданими критеріями. Закріпити знання про структуру бази даних та типи полів. Вдосконалити навички роботи з ЕОМ.

Обладнання: Комп’ютери з СУБД Microsoft Access. Інструкції до практичної роботи.

Теоретичні відомості

Зв’язування таблиць

В базах даних, створених в СУБД Microsoft Access, є можливість використовувати данні з однієї таблиці в інших. Одним із методів реалізації цієї можливості є зв’язування таблиць. При зв’язуванні таблиць дані з полів першої таблиці (джерела) можуть вміщуватись в одне з полів другої таблиці (приймача). Зв’язування таблиць ведеться по ключовому полю. Данні із зв’язаних таблиць можуть потім використовуватися сумісно при утворенні запитів, форм та звітів.

При зв’язуванні між таблицею-джерелом та таблицею-приймачем виникають відношення, які визначають правила пошуку та розміщення інформації в зв’язаних таблицях. Вирізняють чотири типи відношень:

• один до одного

• один до багатьох

• багато до одного

• багато до багатьох

Найбільш розповсюдженими є відношення один до багатьох. Наприклад, в базі даних школи-ліцею між таблицею-джерелом «Клас» та таблицею-приймачем «Особова справа» встановлений зв’язок один до багатьох. Це означає, що в таблиці Клас є хоча б один запис зв’язаний щонайменше з одним записом в таблиці «Особова справа» (в навчальному класі навчається щонайменше один учень, та їх може бути і декілька).

Відношення багато до одного часто можна представити як обернений варіанту один до багатьох. Тобто, якщо в кожному класі навчається декілька учнів, то у декількох учнів клас співпадає.

Відношення багато до багатьох можна уявити, як відношення багато до одного та один до багатьох між двома таблицями, реалізовані через третю таблицю.

Відношення один до одного використовують рідко. Наприклад: у учня є адреса електронної поштової скриньки. Цю скриньку відкриваєте особисто учень і, знаючи цю адресу, можна надіслати листа тільки йому. Відомості про учня та його електронну адресу можна звичайно помістити в одну таблиць, але, якщо ви створите для їх збереження різні таблиці, між ними можна утворити зв’язок один до одного.

Зв’язок між таблицями позначається на схемі лінією (рис 15). Тип відношень між таблицями, як правило, визначається автоматично.

Одна таблиця може брати участь у декількох зв’язках.

СУБД Microsoft Access дозволяє встановлювати не лише зв’язки між таблицями, а й правила по підтримці коректності цих зв’язків. Зрозуміло, що не можна видаляти дані про клас (назва класу, кількість учнів), якщо залишаються учні, що в ньому навчаються. Якщо виконати подібні дії, то у нас з’являться учні-«сироти», що не навчаються у жодному класі. Тому в базі даних регулювання зв’язків між таблицями ведеться за певними правилами. Ці правила називаються цілісністю даних.

Якщо при зв’язуванні таблиць була включена опція «Обеспечение целостности данных», стають доступними опції «Каскадное обновление связанных полей» та «Каскадное удаление связанных полей».

При каскадному оновленні будь-які зміни в зв’язаних полях таблиці-джерела відразу відображуються в усіх записах зв’язаного поля таблиці-приймача. Наприклад, в таблиці в записів про учнів «Особова справа» є данні про класного керівника, вставлені таблиці «Керівник» – таблиці-джерела. При зміні класного керівника достатньо внести зміни в таблицю-джерело, і в записах всіх учнів даного класу автоматично відбудуться зміни.

При каскадному видаленні при видаленні даних з зв’язаних полів таблиці-джерела видаляються всі зв’язані записи у всіх зв’язаних таблицях. Наприклад, таблиця-джерело «Клас» зв’язана з таблицями «Керівник» та «Особова справа». В кінці року після випуску учнів 11 класів достатньо видалити відомості про випускні класи з таблиці «Клас», і автоматично будуть видалені відомості про всіх учнів цих класів та їх класних керівників з таблиць «Керівник» та «Особова справа».

Р озглянемо виконання зв’язування в базі даних школи-ліцею. Нам потрібно мати можливість використовувати відомості з таблиці «Керівник»: прізвище, ім’я та по батькові класних керівників, в таблиці «Особова справа», що містить дані про учнів. Джерелом є таблиця «Керівник», приймачем таблиця «Особова справа». Щоб забезпечити коректність даних включимо опцію «Целостность данных»

Порядок виконання зв’язування:

• відкрити в режимі конструктора таблицю-приймач;

• обрати/створити поле Класний керівник, в яке будуть вставлятися данні з таблиці-джерела;

• встановити для цього поля тип “Мастер подстановок” (рис 16);

• дати відповідь на запитання, звідки данні будуть вставлені в таблицю (з іншої таблиці чи користувач введе певні фіксовані значення). Для зв’язування таблиць треба вибрати варіант “таблица или запрос содержат значения, которые использует столбец подстановки”;

• серед списку таблиць обрати назву таблиці-джерела (рис 17);

• обрати поля, які містять данні для підстановки (рис 18);

• відрегулювати ширину стовпця підстановки (рис 19);

• задати підпис для поля, що міститиме стовпець підстановки, натиснути “Готово” та погодитись на збереження таблиці перед виконанням зв’язування.

В результаті виконання зв’язування замість обраного вами типу поля з’явиться тип ключового поля таблиці-джерела (рис 20).

• Тепер при відкритті таблиці натискання миші в полі підстановок відкриває список всіх значень, що містяться в зв’язаному полі таблиці-джерела (рис 21).

Переконатися в тому, що зв’язування пройшло вдало, можна у вікні “Схема данных” (рис 22).

Для цього необхідно обрати пункти меню “Сервис” – “Схема данных”, або натиснути кнопку «схема даних» на панелі інструментів програми (рис 23).

Натиснувши праву кнопку миші на лінії зв’язку, можна обрати команду “Изменить связь”.

У вікні “Изменение связей” (рис 24) можна встановити параметри, що забезпечують цілісність даних в зв’язаних таблицях та одночасне їх оновлення.

Якщо таблиця-джерело має лише одне поле, то дані з неї можна просто підставити в іншу таблицю без виконання зв’язування. Таку таблицю джерело, ще називають таблицею підстановок.

Підстановка даних

Підставимо в таблицю «Особова справа» данні з таблиці «Профілі навчання», яка містить одне поле з назвами профілів.

П орядок виконання підстановки:

• відкрити таблицю «Особова справа» в режимі конструктора;

• створити поле, в яке будуть вставлятися данні з таблиці-джерела;

• встановити для цього поля тип, що співпадає з типом поля, що підставляється;

• у вкладці “Подстановка” розділу «Свойства поля» в рядку “Тип элементов управления” обрати “Список”, а в рядку “Источник строк” вибрати потрібну таблицю (рис25).