Теоретичні відомості.

Таблиці — основні об'єкти бази даних. Створення бази даних починається зі створення таблиць. Якщо в базі даних декілька таблиць, структуру кожної з них розробляють окремо. Дані, що зберігаються в одній таблиці, можуть бути використані в інших, для цього таблиці зв’язують між собою.

Для того, щоб зв'язки між таблицями працювали надійно і по запису з однієї таблиці можна було однозначно знайти запис в іншій, треба передбачити в таблиці унікальні поля - ключові поля. З ключовими полями СУБД працює особливо. Він перевіряє унікальність даних в цьому полі і швидше виконує сортування по таких полях. В якості ключового поля можуть служити реальні дані: ідентифікаційний код, серія та номер паспорту, номер особової справи. Коли унікальності вхідних даних не можна гарантувати вводять штучне поле, наприклад: номер по порядку.

Створення таблиці починається зі створення структури: завдання полів та надання значень їх властивостям. Є кілька способів створення нової таблиці, що відрізняються рівнем автоматизації. Найбільш універсальний «ручний» метод надає Конструктор. У цьому режимі можна самостійно надавати значень властивостям полів.

Поля – основні елементи структури БД. Вони мають ряд властивостей. Від значень властивостей поля залежить, які данні в ньому можна зберігати.

Характеристики полів (рис 6):

• Ім’я. Ім’я однозначно ідентифікує поле в базі даних. Таблиця не може мати двох полів з однаковими іменами. Ім’я поля може виступати заголовком відповідного стовпчика. В імені не можна використовувати крапку, знак оклику, квадратні дужки та лапки. У випадку, коли заголовок стовпчика повинен містити ці знаки, полю дають ще й підпис.

• Тип. Тип поля визначає тип даних, які в ньому будуть зберігатися. Поля різних типів мають різне призначення. Тип поля визначає також, які операції будуть в майбутньому допустимі з даними в цьому полі.

• Опис – пояснювальний текст до даного поля. Під час введення даних в поле опис виводиться в рядку стану. Опис є необов’язковим.

• В ластивості – є різними для полів різних типів. Властивостями є підпис, розмір і т.д. Значення властивостей може задаватися з клавіатури чи вибиратися зі списку (рис 7).

Детальніші відомості про типи та властивості полів – додаток 1.

Послідовність дій при створенні таблиці:

Якщо Ви вже запустили СУБД Microsoft Access та створили файл бази даних, то переходьте далі, якщо ні зробіть це.

• У вікні бази даних натисніть мишею на кнопці об’єкту «Таблицы».

• На панелі інструментів вікна бази даних натисніть кнопку «Создать» та оберіть режим створення – «Конструктор».

• Створіть поля та надайте значення їх властивостей.

• З адайте ключове поле, встановивши курсор в рядок даного поля та натиснувши кнопку на панелі інструментів (рис 8)

• Збережіть таблицю – оберіть пункти меню «Файл» / «Сохранить» та введіть назву таблиці.

З цього моменту таблиця вважається створеною, тепер її можна наповнювати інформацією.

• Перейдіть в режим таблиці. Для цього виділіть ім’я потрібної таблиці та натисніть на панелі інструментів кнопку «Открыть» (для таблиці цей режим називають режимом таблиці).

• Введіть дані в таблицю.

• По закінченню закрийте вікно таблиці.

Введені в таблицю дані зберігаються автоматично при закритті таблиці чи переході до нового запису.

Введення та редагування даних в таблицях:

Для заповнення таблиці даними необхідно перейти в режим таблиці. При відкритті таблиці маркер поточного запису знаходиться в першому рядку таблиці (рис 9)

В становіть курсор в перше вільне поле і починайте вводити дані. Під час введення даних маркер приймає форму олівця. Зірочкою позначається місце для створення нового запису (рис 10).

Не можна перейти до наступного запису, якщо в поточному залишилися незаповненими обов’язкові поля, такі наприклад, як ключове поле.

Для зміни введених даних, необхідно встановити курсор в відповідне поле потрібного запису і виконати потрібні зміни. Переміщення по записах таблиці можна здійснювати з клавіатури, або користуючись кнопками переходу, розташованими в нижній частині вікна в режимі таблиці (рис 11).

Крім редагування кожної комірки окремо, можна копіювати, вилучати чи вставляти цілі записи. Зробити це можна скориставшись контекстним меню. Для цього натисніть праву кнопку миші зліва від запису (рис. 12), або використайте кнопки з аналогічними зображеннями на панелі інструментів.

Введення та редагування структури таблиць:

Д ля редагування структури таблиць необхідно перейти в режим конструктора. Для цього виділіть ім’я потрібної таблиці та натисніть на панелі інструментів кнопку «Конструктор». Таким способом можна скористатися, якщо таблиця закрита. Якщо таблиця відкрита в режимі таблиці, то для переходу в режим конструктора можна скористатися кнопкою «Вид» на панелі інструментів Microsoft Access (рис 13). Цією ж кнопкою можна скористатися і для переходу в зворотному напрямку: з режиму конструктора до режиму таблиці.

Під редагуванням структури розуміють зміну характеристик існуючих полів, доповнення структури новими полями або вилучення існуючих.

Для зміни характеристик існуючого поля встановіть курсор в дане поле і оберіть нові значення. Змінювати характеристики полів треба помірковано. Наприклад, зміна типу поля з текстового на числове може привести до повної втрати даних.

Для вилучення та вставки нових полів можна скористатися пунктами меню «Правка» та «Вставка» відповідно, або кнопками на панелі інструментів Microsoft Access (рис 14).