Загальні відомості.
Основною сферою застосування ПК в сучасному суспільстві є накопичування, зберігання та обробка даних (сортування, пошук, статистичні дослідження).
Протягом всього життя людина накопичує і використовує певні відомості. З невеликими обсягами ми легко можемо впоратись без додаткових засобів. Наприклад, ми легко запам’ятовуємо адресу та день народження наших кращих друзів, імена та прізвища товаришів, з якими вчимось чи працюємо. Але коли треба буде запам’ятати ті ж дані про всіх учнів школи, мабуть, без допомоги не обійтись.
П
ершим
помічником тут може стати папір. Так
поступають, наприклад, у регістратурі
лікарні, де заводять для кожного пацієнта
окрему паперову картку, в яку від руки
записують відомості про пацієнтів:
прізвище, ім’я, по батькові, рік
народження, адресу, місце роботи/навчання,
відомості про відвідування лікарів та
діагнози захворювань. Пошук, поповнення
таких карток здійснюється людиною.
О
сь
приблизна схема такої роботи (рис 1а,
1б, 1в): ви звертаєтесь до регістратури,
де в спеціальних ящиках чи шафах
розташовані картки, працівник за вашою
адресою та прізвищем (саме так
впорядковуються картки) за кілька хвилин
відшукує потрібну картку і передає її
лікарю, який робить в ній черговий запис.
А тепер уявіть, що необхідно відібрати картки пацієнтів, які мають хронічні захворювання нирок. Для цього доведеться переглянути всі картки, і це може стати серйозною проблемою.
Якщо вашою метою є збирання та обробка даних, то сьогодні до ваших послуг комп’ютерні бази даних.
Б
аза
даних (БД)
– це систематизоване сховище даних
певної предметної галузі, до якого
можуть мати доступ різні користувачі
для розв’язання своїх задач.
Програми, які обслуговують роботу з цими даними (пошук, збереження, сортування і т.д.), називають системами управління базами даних (СУБД)
Як правило, для збереження даних у базах даних використовують табличні структури. Таблиця, як відомо, складається з рядків та стовпчиків. В БД стовпчики називають полями, а рядки – записами.
Перелік полів, їх типи та зв’язки з іншими компонентами утворюють структуру таблиці бази даних, а записи містять дані.
Структура таблиці “Телефонний довідник”
-
Ім’я
Прізвище
Телефон
Факс
Іван
Іванов
4562323
4569988
Василь
Петренко
5679834
5673349
Перелік таблиць та об’єктів, призначених для відбору пошуку, друку інформації з таблиць, утворює структуру бази даних. Наприклад, база даних школи-ліцею може містити такі елементи:
Таблиці: «Особова справа», «Профілі навчання», «Класні керівники»
Документи, готові до друку: «Алфавітні списки», «Списки (військкомат)», «Списки у підлітковий кабінет», «Учнівські квитки»
Об’єкти, що дозволяють відібрати потрібні дані: «Ліцей 9», «Ліцей 8» і т.д.
Система управління базами даних
Microsoft Access 2000/2003.
Система управління базами даних Microsoft Access – одна із програм пакету Microsoft Office. Тому в методах роботи з нею багато в чому схожі з методами роботи з іншими програмами пакету Microsoft Office. Та все ж в її інтерфейсі та принципах управління є ряд відмінностей (першу може помітити навіть той, хто хоча б раз відкривав програми, в комплекті українізованої версії Microsoft Office – програмний продукт залишився російськомовним).
Microsoft Access надає користувачам такі можливості:
Організувати структуру даних та визначити взаємозв’язки між її компонентами;
Вводити, змінювати дані;
Представляти інформацію в зручному вигляді, як на екрані, так і в друкованій формі
Відбирати дані, що відповідають певним умовам;
Вести математичну та статистичну обробку даних;
Автоматизувати часто вживані задачі;
Забезпечувати доступ до даних через Інтернет сторінки
Створювати графіки та діаграми, тощо.
Оскільки, як вже зазначалось, Microsoft Access є частиною пакету Microsoft Office, то вона може використовувати дані, створені іншими програмами пакету та навпаки.
З організаційної точки зору в роботі з будь-якою базою даних є два різних режими: проектування та експлуатація.
Розробник бази створює в ній нові об'єкти (наприклад, таблиці), задає їх структуру, встановлює необхідні зв'язки. Він працює зі структурою бази і має повний доступ до всіх її компонентів. В однієї бази може бути один, два чи кілька розробників.
Користувач — це особа, що наповняє базу даними, обробляє їх і одержує результати на екрані монітора чи у вигляді друкованих документів. В однієї бази може бути багато користувачів, і, зазвичай, доступ до структури бази для них закритий.
Хочеться ще раз зауважити, що програма Microsoft Access є системою управління базами даних. Бази даних, створені в цій системі, містять дані та пов’язані з ними об’єкти: запити, форми, звіти і т.д., що зберігаються в файлах з розширенням .mdb