Адресат
Данный реквизит проставляется, в основном, на исходящих документах.
На внутренних документах адресат проставляется в том случае, когда документ предназначается для передачи руководителю (заявления, докладные и объяснительные записки) или структурному подразделению.
Максимально данный реквизит может состоять из пяти составных частей:
наименование учреждения, организации или предприятия (в имен. падеже);
наименование структурного подразделения (в имен. падеже);
наименование должности получателя (в дательном падеже);
фамилия и инициалы получателя (в дательном падеже);
почтовый адрес.
Каждая из этих составных частей печатается с новой строки. Например:
|
ООО «Парус» Отдел маркетинга Начальнику отдела Филимонову А.А. 117140 Москва, ул. Мира, д.57 |
Перед фамилией может быть проставлена также ученая степень и звание или воинское звание. Данный реквизит может содержать несколько адресов, но не более четырех. В случае, если документ отправляется сразу в несколько однородных организаций, то они указываются обобщенно:
|
Директорам школ Невского района |
При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, а затем фамилию и инициалы получателя, например:
|
301264, Тульская обл. ,Киреевский р-н, г. Липки, ул. Садовая, д.5, кв. 12
Калинину И.П. |
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Данный реквизит является необходимым для тех документов, на которые дается ответ. Дата и номер для ссылки полностью переписываются из бланка инициативного документа, на который дается ответ. Оформляется данный реквизит следующим образом:
На № 03-29/68 от 15.04.2006
Резолюция
В данном реквизите фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом документа после реквизита «Адресат». Резолюция может быть также оформлена на небольшом дополнительном листе формата А6. Включает: фамилия и инициалы исполнителя (в дательном падеже); содержание поручения (часто - в форме инфинитивной конструкции); срок исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. Например:
|
Сергееву К.К. Подготовить проект договора к 15.08.2006 подпись 25.07.98 |
В случае, если исполнителей указано несколько, ответственность за исполнение документа возлагается на лицо, указанное в резолюции первым. В ряде случаев отдельные составные элементы резолюции могут отсутствовать. Например:
|
Отказать. Подпись 26.09.2006 |
Заголовок к тексту
Включает краткое содержание документа. Согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем? (о ком)?» или «чего (кого)?». Например:
приказ - о командировании специалистов в Индию,
положение - о филиале предприятия,
протокол - общего собрания акционеров,
должностная инструкция - секретаря-референта.
Место данного реквизита — слева, ниже всех дотекстовых реквизитов. К тексту документов, оформленных на бланках А5, заголовок можно не составлять.
Отметка о контроле
Данный реквизит проставляется на документах, исполнение которых взято на особый контроль по поручен6ию руководителя. Отметка о контроле - буква «К» - проставляется цветным (красным, зеленым, синим) карандашом или фломастером, либо специальным штемпелем «Контроль». Располагается на уровне заголовка, на левом поле документа.
Отметка о наличии приложения
Отметку о наличии приложения, названного тексте, оформляют следующим образом:
Приложение: на 2 л. в 3 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение |
1. Инструкция по делопроизводству на 10 л. в 2 экз. |
|
2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз. |
Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение |
Договор аренды от 03.06.2006 № 8 и приложение к нему, всего на 12 л. |
Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается.
Если приложение высылается не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 4 л. В 1 экз. в первый адрес.
В приложении на первом листе в правом верхнем углу пишут «Приложение», номер приложения (если их несколько), наименование, дату и номер документа. Например:
|
Приложение 1 к приказу директора АО «Заря» от 24.08.2006 № 18 |