Лабораторна робота № 1

Тема: СУБД ACCESS. Створення структури бази даних (БД). Занесення інформації в БД. Ключові поля. Встановлення зв'язків між таблицями БД. Застосування підстановки.

Ціль: Навчитися створювати структуру БД, заносити інформацію в БД, створювати ключові поля, встановлювати зв'язки між таблицями БД, використовувати Майстер підстановок

Завдання і порядок виконання роботи

Створити базу даних “Підсумки сесії” у відповідності зі своїм варіантом (дані взяти з Таблиць №1, №2, №3).

Завдання 1:

1. Створити структуру таблиці БД “Студенти” (див. Таблиця №1):

• Привласнити імена полям таблиці;

• встановити параметри для полів таблиці (тип поля, властивості).

2. Одне з полів зробити “Полем зі списком”.

3. Зберегти створену структуру таблиці “Студенти”.

4. Занести достовірну інформацію в таблицю (не менш 8 записів, у перший запис першого поля ( Прізвище) увести прізвище студента – творця БД).

5. Відкоригувати введену інформацію

Завдання 2

1. Аналогічно створити таблиці “Предмети” і “Успішність” (структура цих таблиць приведена в Таблиці №2 і Таблиці №3). У таблиці “Предмети” поле Код предмета зробити ключовим.

2. Додати в таблицю “Студенти” перед першим полем (Прізвище) нове поле Код студента (тип – числовий), заповнити даними. Зробити поле Код студента ключовим полем.

3. Встановити зв'язку між таблицями.

4. Таблиці “Студенти” і “Успішність” зв'язати по полю Код студента зв'язком виду “один-ко-многим”. Аналогічним чином встановити зв'язок “один-ко-многим” по полю Код предмета між таблицями “Предмети” і “Успішність”.

За допомогою Майстра підстановок у таблиці «Успішність» відобразити замість коду предметів (поле Код предмета ) назви Предметів з таблиці «Предмети» і замість коду студентів (поле Код студента) Прізвища студентів з таблиці «Студенти» . Для виклику Майстра підстановок варто відкрити таблицю «Успішність» у режимі Конструктора і послідовно для полів Код предмета і Код студента зі списку Тип даних вибрати Майстер підстановок.

Основні теоретичні відомості

База даних (БД) — це організована структура, призначена для збереження інформації. Звичайно БД представляються у вигляді сукупності взаємозалежних файлів чи таблиць, призначених для рішення конкретної задачі.

З поняттям БД тісно зв'язане поняття системи управління базою даних (СУБД). СУБД — це комплекс програмних засобів, призначених для створення структури нової бази, наповнення її даними, редагування даних і візуалізації інформації.

СУБД Access входить до складу Microsoft Office і призначена для роботи з реляційними БД, тобто такими, що представлені в табличній формі. На відміну від табличного процесора Excel, Access має більш розвинуті засоби для вибору даних із взаємозалежних таблиць, формування нових таблиць і звітів.

Характерною рисою баз даних, створених у Access, є збереження створених таблиць і засобів для обробки даних в одному файлі, що має розширення .accdb. Основним елементом БД є таблиця.

Важливу роль також відіграють такі об'єкти як запити, форми, звіти, макроси, модулі. З ними можна працювати в двох режимах: конструктора і відтворення.

Основні об'єкти БД мають наступне призначення:

Таблиця — основний засіб для збереження інформації в БД.

Запит — це інструмент для вибору необхідної інформації з вихідних таблиць і представлення її в зручній формі.

Форма — це основний засіб для введення даних, управління СУБД і виводу результатів на екран монітора.

Звіт — це спеціальний засіб для формування вихідних документів і виводу їх на принтер.

Макроси в Access являють собою сукупність внутрішніх команд, призначених для автоматизації роботи з БД.

Модулі є програмами, записаними на мові VBA, і схожі на макроси в Word і Excel.

Таблиці і запити зв'язуються між собою за допомогою Схеми даних.

Таблиці, запити, форми і звіти БД можна створювати в двох режимах: вручну за допомогою конструктора чи за допомогою Майстра. Вибір засобу визначається конкретними обставинами, однак варто відмітити, що майстер швидко створює заготовку об'єкта, яку звичайно необхідно "допрацьовувати" вручну.

Технологія розробки СУБД містить кілька етапів, основними з яких є:

• проектування структури БД і зв'язків між таблицями;

• розробка структури окремих таблиць і введення даних у таблиці;

• розробка запитів;

• розробка схеми даних, що реалізує запроектовані зв'язки між таблицями і запитами;

• розробка макросів і програмних модулів для управління БД;

• розробка форм для реалізації інтерфейсу управління БД;

• розробка звітів для друку документів.

Приведена послідовність етапів не є твердої. Звичайно розробнику СУБД приходиться багаторазово повертатися до тих самих етапів, поступово уточнюючи проект.