12. Осуществление операций по подкреплению банкоматов наличностью

Для выполнения подкрепления и инкассации средств по банкомату (группе банкоматов) письменным распоряжением руководителя банковского учреждения определяется перечень ответственных работников, в обязанности которых входит обслуживание банкоматов, с персональным распределением между ними функциональных обязанностей. Выполнение функциональных обязанностей указанными работниками должно быть регламентировано внутренними положениями банковского учреждения.

Для каждого банкомата, учитывая уровень его защищённости и необходимость обеспечения бесперебойной работы, определяется лимит средств, которые могут быть одновременно загружены, и храниться в его сейфе. Определённая величина лимита согласовывается с главным бухгалтером и утверждается руководителем банковского учреждения.

Для учёта операций, проводимых с банкоматами, ведётся "Книга учёта операций по загрузке и разгрузке банкоматов". Ответственным за ведение такой книги является заведующий кассой. Эта книга должна быть пронумерована, прошнурована, подписана руководителем, главным бухгалтером и скреплена печатью банковского учреждения.

Подкрепление банкомата наличными производится в зависимости от потребности в ней. Нужную сумму в пределах определённого для банкомата лимита средств кассир банкоматов получает у заведующего кассой. Вложение купюр в кассеты, а также изъятие купюр из кассет происходит в помещении кассы. Принятую сумму денег кассир пересчитывает покупюрно, вкладывает их в кассеты, закрывает кассеты на ключ и опломбировывает их. К кассете прикрепляется ярлык с указанием на нём наименования банковского учреждения, номера банкомата, номинала, количества купюр, суммы вложенных средств, даты, подписи и именного штампа специально выделенного для загрузки кассет кассового работника. После загрузки кассет заведующий кассой оформляет для инкассатора маршрутный лист с указанием адреса и места расположения банкомата, номеров кассет, которые должны быть изъяты из банкомата и доставлены в кассу, номеров кассет, которые должны быть вставлены в банкомат, и информации, которая необходима для инициализации его работы.

Для загрузки банкомата кассеты и маршрутный лист передаются инкассатору. Принимая кассеты, инкассатор проверяет целостность кассет и пломб, наличие на ярлыках реквизитов. Вместе с кассетами инкассатору под расписку в "Книге учёта операций по загрузке и разгрузке банкоматов" передаются ключи от сейфа банкомата и от его модуля управления и карточка доступа.

После доставки кассет инкассатор с применением карточки доступа входит в режим обслуживания банкомата, изымает указанные в маршрутном листе кассеты с остатками денежных средств, устанавливает новые кассеты и с использованием данных из маршрутного листа вводит в модуль управления информацию о номиналах и количестве купюр в установленных кассетах. По окончания ввода, на устройстве, печатающем чеки, распечатывается пронумерованная квитанция с указанием номера банкомата, даты, времени выполнения операции загрузки, идентификатора карты инкассатора, суммы остатков средств в, изъятых кассетах и суммы средств в установленных кассетах.

После окончания операций загрузки выполняется его инициализация и запуск в работу. При этом информация о содержании кассет передаётся в систему управления банкоматами, а загруженные средства зачисляются на балансовый счёт банкомата.

Инкассатор сдаёт кассиру под расписку в "Книге учёта операций по загрузке и разгрузке банкоматов" изъятые кассеты, ключи, карточку и полученную в банкомате квитанцию.

Кассир в присутствии инкассатора проверяет целостность доставленных кассет, наличие ярлыков и пломб и изымает у него квитанцию с указанной в ней суммой. После этого кассир подтверждает своей подписью в маршрутном листе приём кассет. Кассир в присутствии заведующего кассой (контролёра) пересчитывает изъятую из кассет наличность, сверяет сумму с квитанцией, выписывает на сумму изъятых из кассет средств приходный кассовый ордер и справку кассира, согласно которым осуществляет списание этой суммы с балансового счёта банкомата и зачисление этой суммы на счёт кассы, и сдаёт их заведующему кассой.

При применении депозитных банкоматов вместе с кассетами с остатками средств инкассатор доставляет кассеты с конвертами с вложенными для зачисления на счета клиентов средствами. Кассир в присутствии заведующего кассой сверяет соответствие имеющихся сумм в конвертах с данными мемориального ордера, полученного от системы управления банкоматами. В случае выявления расхождений между фактической суммой и данными мемориального ордера составляется соответствующий акт с указанием данных клиента, номера, адреса банкомата, времени приёма наличных средств, заявленной и фактической суммы. Акт подписывается кассиром и заведующим кассой. Клиент, который вносил наличные, должен быть ознакомлен с содержанием акта. Спорные вопросы, которые при этом могут возникнуть, решаются в порядке, определённом договором между клиентом и банковским учреждением.

После сверки кассир выписывает приходный кассовый ордер на сумму фактически изъятых из конвертов средств и ставит подпись в мемориальном ордере. Заведующий кассой принимает от кассира деньги, сверяет их сумму с данными мемориального ордера, расписывается в приходном и мемориальном ордерах. На основании мемориального ордера осуществляются зачисление фактически полученных денежных средств на счета клиентов.