3. Документообіг за банківськими операціями

Щоб упорядкувати рух документів і своєчасно відобразити гос­подарські операції у бухгалтерському обліку, банки розробляють графіки документообігу.

Документообіг за банківськими операціями - це послідовне пе­реміщення грошово-розрахункових документів від моменту їх ви­писування або надходження ззовні до завершення операції за ро­бочий день і передання у поточний архів.

Правильна і чітка організація документообороту забезпечує :

• своєчасність виконання операцій

• швидкість і якість обслуговування клієнтів

• ефективність банківського контролю

• прискорення обертання засобів розрахунків

• нормальний режим робочого дня обліково-операційного апарату банку.

Національний банк України надає комерційним банкам ліцензії на ведення банківських операцій лише тоді, коли в них є внутріш­ні документи, які регламентують діяльність, що за законом підля­гає ліцензуванню.

Графіком документообігу визначено порядок переміщення до­кументів між банком і клієнтами, між різними установами банків, кількість підрозділів, через які проходить кожен первинний доку­мент, та виконавці, які беруть у цьому участь. Він регламентує максимальний час перебування документів у підрозділі, терміни, відведені для відображення інформації в обліку.

Рух документів залежить від специфіки тих або інших операції, структури обліково-операційного апарату банку, автоматизації об­ліку тощо. Тому порядок проходження документів банк установ­лює самостійно з урахуванням вимог НБУ до окремих операцій.

Порядок проходження документів в середині установи банку встановлюється головним бухгалтером у відповідності з основними правилами документообороту і контролю та затверджується керівником установи банку.

При цьому банки дотримуються таких основних правил:

• кожен документ підлягає попередньому контролю;

• документи щодо безготівкових розрахунків спершу проводять за дебетом рахунків платників і лише потім - за кредитом рахун­ків одержувачів;

• прибуткові касові документи служать підставою для відобра­ження операцій в обліку тільки після того, як гроші отримано касою банку, а видаткові - направляють у касу для оплати тільки після відображення видаткових касових операцій за рахунками бухгалтерського обліку.

Отже, суть документообігу полягає у безперервному русі (переміщенні) розрахунково-грошових документів між підприємствами, організаціями й установами, між ними та банками, а також між різними установами банків.

Документообіг за банківськими операціями проходить послідовні стадії.

На першій стадії перевіряють форму і сутність документів, що надійшли, а також оцінюють можливість здійснення операцій залежно від стану рахунків.

На другій стадії на основі документів операції відображають у бухгалтерських регістрах, і їх підписують відповідальні виконавці, а в необхідних випадках - контролюючі працівники.

На третій стадії - документи групують і брошурують у папки для здавання в поточний архів.

Окрім графіка документообігу в установі банку складається графік обслуговування основних клієнтів. В ньому для кожного клієнта встановлюється час, протягом котрого операційний відділ банку приймає від пред'явника клієнта документи для оформлення операцій. Він сприяє рівномірності навантаження обліково-операційного апарату і економії часу клієнтів.

В банку встановлюється графік документообігу, в якому вказується певний час (інтервал) для розрахунково-касового обслуговування клієнтів і час проходження документів по всім ділянкам їх обробки. Графік документообігу затверджується керівником банку.

На основі вищезгаданих даних можна скласти графік документообороту грошово-розрахункових документів на протязі робочого дня банку, враховуючи, шо робочий день починається з 9.00 і закінчується о 18.00.

Зобразимо приблизну схему документообороту операційного відділу банку на протязі певного робочого дня (рис. 1)

1) Поступлення платіжних документів до оплати від клієнтів при початку операційного дня в установі банку о 10.00

2) Перевірка правильності оформлення документів : визначається суть операції та можливість її проведення, виходячи з наявних коштів на рахунку ; перевірка зразка підпису представника клієнта. Після перевірки документів ставиться підпис відповідального виконавця.

3) Передача перевірених документів з проставленими проводками в бухгалтерію банку.

4) Групування документів по балансових та позабалансових рахунках для відображення в бухгалтерському обліку; підрахунок документів, складання описів по групах документів. На роботу в бухгалтерії відводиться 2 години - з 12.00 до 14.00

5) Поступлення згрупованих документів для подальшої обробки в обчислювальний центр банку.

6) Відправка документів електронною поштою через розрахунково-касовий центр (РКЦ) для здійснення розрахунків. Відведений для цього час - 14.00-16.00. Обробка інформації з документів для отримання балансу на поточний робочий день банку - 16.00-18.00

7) Групування та підшивка в папки документів згідно їх видів і формування

" документів дня ". Час виконання з 16.00 до 17.30.

8) Здача в архів "документів дня ".

9) Зберігання банківської документації.

Графіки документообігу за різними операціями банку можуть набувати різних форм, їх оформляють у вигляді схем або перелік. робіт зі створення, перевірки та оброблення документів. Графіка розробляє кожний підрозділ банку. В них указуються всі виконавці, взаємозв'язки між ними і терміни виконання робіт.

Графік документообігу в банку затверджує керівник установи.

Крім графіка документообігу, в кредитних установах складають графіки обслуговування клієнтів, у яких для кожного підприєм­ства, організації чи установи встановлюють час, протягом якого операційний відділ банку приймає від представника організації або через систему «клієнт-банк» документи для відображення операцій у бухгалтерському обліку