Приклад структури обліково-операційного апарату банку
Функції та відповідальність бухгалтерського персоналу.
Головний бухгалтер очолює обліково-операційний апарат установи банку. Він:
підпорядковується безпосередньо керівникові установи банку;
несе відповідальність за формування облікової політики, ведення бухгалтерського обліку, своєчасне надання повної і достовірної бухгалтерської звітності;
забезпечує відповідність операцій, що здійснюються банком, законодавству України, вказівкам НБУ;
здійснює контроль за рухом майна і виконанням зобов'язань;
вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення операцій і представлення в бухгалтерію необхідних документів обов'язкові для всіх працівників банку;
без підпису головного бухгалтера чи уповноважених посадових осіб грошові і розрахункові документи, фінансові і кредитні зобов'язання вважаються недійсними і не повинні прийматися до виконання;
забезпечує контроль і відображення на рахунках бухгалтерського обліку всіх операцій, які здійснюються банком; надання керівництву банку оперативної інформації; складання і подання в установлені терміни бухгалтерської звітності; для виявлення і мобілізації внутрішньобанківських резервів здійснює (разом з іншими підрозділами) економічний аналіз діяльності банку;
забезпечує також перевірку стану бухгалтерського обліку у філіях банку, його представництвах та територіально відокремлених робочих місцях;
відповідає за правильне нарахування податків, зборів та інших обов'язкових платежів, які передбачені законодавством України;
головному бухгалтеру забороняється приймати до виконання документи за операціями, що суперечать вимогам законодавчих актів НБУ, порушують договірну і фінансово дисципліну, завдають шкоди державі, засновникам банку, іншим юридичним та фізичним особам - клієнтам банку. Про такі документи головний бухгалтер в письмовій формі повідомляє керівника банку і приймає їх до виконання та обліку тільки за письмовим його розпорядженням;
на головного бухгалтера, який виконує організаційні та контрольні функції, не можуть покладатися обов'язки керівника установи банку при тимчасовій його відсутності, а також обов'язки щодо безпосереднього виконання бухгалтерських операцій;
з головним бухгалтером погоджується призначення, переведення та звільнення матеріально відповідальних працівників (касирів, комірників та інших);
у разі тимчасової відсутності головного бухгалтера право підпису може бути надано за письмовим розпорядженням керівника банку заступнику головного бухгалтера.
3. Забезпечення операційної діяльності банку.
Відповідальний виконавець - працівник банку, якому доручається оформляти та підписувати документи за визначеним колом операцій, які він виконує або контролювати правильність оформлення документів та відображення їх в обліку.
Основні завдання обліково – операційного апарату банку:
конкретні обов'язки відповідальних виконавців визначає головний бухгалтер.
відповідальним виконавцям доручається одноосібне оформлювати та підписувати розрахунково-грошові документи визначеним колом виконуваних ним операцій,
відповідальними виконавцями також вважаються працівники, на яких покладено виконання операцій, пов'язаних з контролем, оформленням розрахунково-грошових документів та відображення в обліку банківських операцій, включаючи контроль за станом коррахунку банку.
за операційними працівниками закріплюється ведення відповідних рахунків або виконання відповідних операцій. Розподіл рахунків між відповідальними виконавцями проводиться, як правило, за номерами балансових рахунків, причому з обов'язковою умовою, що розрахунковий і всі позичкові рахунки по кредитах одного клієнта ведуться одним виконавцем.
ведення обліку операцій за внутрішньобанківськими розрахунками покладається на окремих відповідальних виконавців.
на бухгалтерських працівників не можуть бути покладені обов'язки відповідальності за зберігання і видачу інвентарю чи матеріалів, реєстрації і видачі дорожніх листів, а також інші роботи за господарськими операціями, які вони повинні контролювати.
Повноваження та відповідальність працівників банку щодо виконання ними функціональних обов'язків визначається внутрішніми документами банку та посадовими інструкціями.
У посадовій Інструкції передбачається перелік операцій та основних завдань, які має здійснювати відповідальний виконавець, його технологічні зв'язки з іншими працівниками та підрозділами банку. Кожний відповідальний виконавець має ознайомитися із своєю посадовою інструкцією під розпис.
Робочі місця відповідальних виконавців мають бути організовані таким чином, щоб сторонні особи не мали доступу до екранів ЕОМ, програмне - апаратних засобів, ключової інформації, паролів, печаток, штампів, документів і бланків банку.
Операційну діяльність банку забезпечують працівники банку, які виконують функції фронт - офісу та бек - офісу, що мають бути чітко визначені та розподілені між учасниками операційного процесу банку відповідно до внутрішніх процедур банку.
Фронт - офіс - це підрозділ банку або його уповноважені особи, які ініціюють або організовують операцію ( шляхом укладання відповідних угод).
Виконувати функції фронт - офісу банку можуть працівники казначейства, кредитного підрозділу, підрозділу, що здійснює операції з цінними паперами, а також інших підрозділів банку, які відповідають за ініціювання активних та пасивних операцій з клієнтами банку.
Бек - офіс - підрозділи або окремі відповідальні виконавці, які залежно від їх функцій забезпечують реєстрацію, перевіряння, звіряння, облік операцій та контроль за ними.
Працівники, які виконують функції бек - офісу, відповідають за:
- перевіряння отриманих від фронт - офісу документів на паперових та електронних носіях щодо достовірності наданої інформації;
- реєстрацію операцій і введення потрібних даних до автоматизованої системи;
- своєчасну підготовку, перевіряння та оформлення платіжних інструментів відповідно до нормативне - правових актів Національного банку;
- вивіряння залишків за рахунками клієнтів;
- підготовку відповідних розпоряджень для здійснення розрахунків;
- перевіряння правильності відображення операцій;
- зберігання інформації.
Організація робочого дня обліково-операційних працівників встановлюється таким чином, щоб забезпечити правильне та своєчасне оформлення розрахунково-грошових документів, що находять, виконання операцій та відображення їх у бухгалтерському обліку за балансовими та позабалансовими рахунками із складання щоденного балансу.
Операційний день банку складається з операційного часу для роботи з клієнтами і часу на завершення обробки інформації з формуванням щоденного балансу оборотів і залишків. Початок і завершення робочого і операційного дня встановлюється розпорядженням керівника установи банку з урахуванням режиму роботи розрахункових палат та системи електронних платежів.
Комерційні банки самостійно встановлюють розпорядок обслуговування своїх клієнтів з урахуванням регламенту функціонування мережі розрахункових палат України та взаємодії з банками - учасниками системи електронних платежів.
Операційний день у банку закінчується видачею всіх вихідних розробок і їх перевіркою відповідальними виконавцями до початку нового робочого дня (особові рахунки , оборотно – сальдовий баланс, відомість залишків за особовими рахунками та інше).