4. Встановлення й оформлення комерційних зв’язків із постачальниками, узгодження й укладання контрактів купівлі-прода­жу, договорів поставки.

Пошук та вивчення основних постачальників і встановлення пропозицій ними товарів досягається шляхом постійного моніторингу (спостерігання) виробників товарів, наполегливої роботи з ними, створення у них зацікавленості в роботі з підприємством, що здійснює закупівлі. При цьому необхідно систематично відвідувати оптові ярмарки і ринки, товарні біржі, торги і аукціони, вивчати рекламні об’яви в центральних засобах масової інформації, слідкувати за спеціальною пресою, біржовими каталогами і прейскурантами.

Налагодження постійних зв’язків з постачальниками передбачає формування довготермінових договірних зобов’язань, здійснення прямих контактів, стабільне здійснення закупок без посередників.

При здійсненні закупок пріоритет повинен надаватися виробникам товарів, оптовим підприємством загальнонаціонального рівня, а також дистриб’юторам відомих торгових марок.

У інших постачальників закупки доцільно проводити невеликими пробними партіями переважно нових товарів, забезпечуючи тим самим формування і підтримку широкого асортименту.

5. контроль над виконанням укладених угод, організація закупівлі, завезення та приймання товарів. Важливою частиною роботи з оптової закупівлі товарів є організація обліку та контролю за виконанням постачальниками договорів (контрактів). Облік виконання договірних зобов’язань постачальниками здійснюється в спеціальних картках постачальника, де фіксуються всі дані про фактичне надходження товарів та виявляються випадки порушення постачальниками договірних зобов’язань. Це потрібно для обґрунтування та своєчасного висування претензій постачальникам.

Контроль, облік і аналіз закупівельної діяльності повинен здійснюватися оперативно і мати мету:

- ведення спостереження за ходом виконання сторонами умов договір закупівлі товарів за термінами;

• перевірку кількості і асортименту товарів, що постачаються;

- перевірку якості товарів, що постачаються, особливо після транспортних перевезень з інших регіонів;

- збір матеріалів для пред’явлення претензій постачальнику по термінам доставки, кількості, якості і асортименту товару, що поставляється;

- напрацювання обґрунтованих рекомендацій для коректування комерційної роботи з досвіду невдалих постачань.

У всіх випадках контроль, облік і аналіз закупівельної діяльності повинен проводитися лише в тому об’ємі, який сприяє підвищенню ефективності комерційної діяльності, росту прибутку. Надмірний облік, контроль і аналіз не менш шкідливі, ніж недостатні.

4. Особливості договору про закупівлі (поставки), його зміст

Договір про закупівлю – це письмова угода між замовником та учасником-переможцем процедури закупівлі, яка передбачає надання послуг, виконання робіт або набуття права власності на товар за відповідну плату. Договір про закупівлю набирає чинності з дня його підписання замовником та учасником, визначеним переможцем процедури закупівлі.

Договір про закупівлю укладається в письмовій формі, відповідно до положень Цивільного Кодексу України. В ньому чітко визначаються обсяг робіт, перелік товарів, що постачаються, права та обов’язки замовника та постачальника, контроль за виконанням. Окрім загальних положень, до договору мають входити будь-які спеціальні умови, що стосуються закупівлі конкретних товарів чи робіт.

Договір повинен включати наступні розділи:

• визначення предмету договору;

• терміни виконання договору;

• комерційні умови договору (Загальні та Спеціальні);

• технічні специфікація та креслення;

• інше (перелік субпідрядників, листування, інші додаткові документи).

Протягом семи календарних днів після укладання договору замовник надсилає для публікації у „Віснику державних закупівель” оголошення про результати торгів, згідно з формулою встановленою уповноваженим органом.

У разі відмови учасника, тендерну пропозицію якого було акцептовано, підписати договір про закупівлю відповідно до вимог тендерної документації, замовник повторно призначає найкращу тендерну пропозицію з тих, строк дії яких ще не минув, за винятком тих випадків, коли всі тендерні пропозиції було відхилено.

Укладений договір вважається недійсним, якщо договір було укладено в період зупинення процедури закупівлі в разі подання скарги замовнику або уповноваженому органу.

Відповідно до Ст.28 Закону України “Про закупівлю товарів, робіт та послуг за державні кошти”, торги відміняються у разі, якщо:

• на участь у торгах було подано менше двох тендерних пропозицій;

• було відхилено всі тендерні пропозиції відповідно до вимог Ст.27 даного закону.

Торги можуть визнаватись такими, що не відбулись, у наступних випадках:

• якщо ціна найбільш вигідної тендерної пропозиції перевищує суму, передбачену замовником на фінансування закупівлі;

• якщо здійснення закупівлі перестало відповідати державним потребам, внаслідок настання непередбачуваних об’єктивних обставин (дії непереборної сили).

Про прийняття рішення про відміну торгів, або визнання їх такими, що не відбулися, замовник повідомляє шляхом публікування оголошення у “Віснику державних закупівель”, із зазначенням причин, протягом 7-ми календарних днів після прийняття такого рішення.

Повідомлення про відміну торгів, або визнання їх такими, що не відбулися, надсилається замовником всім учасникам торгів, протягом 3-х робочих днів з дня прийняття відповідного рішення.

Згідно зі ст. 245 4.2 Цивільного кодексу України за договором поставки одна сторона (постачальник) зобов’язується передати іншій стороні (покупцю) продукцію в термін, який не співпадає з моментом укладення договору.

Законом не встановлена визначена форма договору поставки, але, як правило, він укладається в простій письмовій формі. Сторонами договору поставки можуть бути державні, кооперативні, громадські, орендні й інші організації та підприємства. Розрізняють суттєві, звичайні і додаткові умови договору поставки.

До суттєвих умов відносять:

а) предмет договору (продукція, з приводу поставки якої і укладається договір);

б) кількість товару;

в) асортимент товару;

г) терміни виконання зобов’язань;

д) якість і комплектність;

е) ціна;

є) порядок розрахунків;

ж) відповідальність сторін.

Звичайні умови визначають вид тари, маркірування та упаковку.

Додаткові умови можуть виражатися у вимозі покупця, щоб йому було повідомлено про відвантаження товару, вимозі доставки продукції тільки визначеним видом транспорту (наприклад, при поставці швидкопсувного товару) і т.п.

Відмінності договору постачання від договору купівлі-продажу:

1. Договір купівлі-продажу, як правило, характеризується однократним, а договір поставки – тривалим характером відносин між сторонами (постачальником і покупцем).

2. Предметом договору купівлі-продажу є майно (продукція), що є в наявності у продавця. Предметом же договору поставки є майно (продукція), яке буде виготовлене, як правило, в майбутньому.

3. В договорі купівлі-продажу момент укладення договору і його виконання співпадають. В договорі поставки момент укладення договору і момент його виконання не співпадають, тобто спочатку укладається договір, а потім у визначені в ньому ж терміни виконується.

Стаття 40. Основні вимоги до договору про закупівлю

1. Договір про закупівлю укладається в письмовій формі відповідно до положень Цивільного кодексу України та Господарського кодексу України з урахуванням особливостей, визначених цим Законом.

Типовий договір про закупівлю затверджується Уповноваженим органом.

2. У разі здійснення закупівлі за рахунок коштів Державного бюджету України, бюджету Автономної Республіки Крим і місцевих бюджетів замовник має право передбачати у договорах про закупівлю здійснення попередньої оплати відповідно до вимог бюджетного законодавства.

3. Учасник-переможець процедури закупівлі при укладенні договору повинен надати дозвіл або ліцензії на провадження певного виду господарської діяльності, якщо отримання такого дозволу або ліцензії на провадження такого виду діяльності передбачено законодавством.

4. Забороняється укладання договорів, які передбачають витрачання державних коштів до / без проведення процедур закупівель, крім випадків, передбачених цим Законом.

5. Умови договору про закупівлю не повинні відрізнятися від змісту пропозиції конкурсних торгів або цінової пропозиції (у тому числі ціни за одиницю продукції) переможця процедури закупівлі та не повинні змінюватися після підписання договору про закупівлю до повного виконання зобов'язань сторонами, крім випадків зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків та узгодженого зменшення сторонами договору ціни договору про закупівлю.

Стаття 41. Істотні умови договору про закупівлю

1. Істотними умовами договору про закупівлю є:

предмет договору (найменування, номенклатура, асортимент);

кількість товарів, робіт і послуг та вимоги щодо їх якості;

порядок здійснення оплати;

ціна договору;

термін та місце поставки товарів, надання послуг, виконання робіт;

строк дії договору;

права та обов'язки сторін;

зазначення умови щодо можливості зменшення обсягів закупівлі залежно від реального фінансування видатків;

відповідальність сторін.

У разі якщо сторони не досягли згоди щодо всіх істотних умов, договір про закупівлю вважається неукладеним. Якщо учасник вчинив фактичні дії щодо виконання договору, правові наслідки таких дій визначаються відповідно до Цивільного кодексу України.

Стаття 42. Недійсність договору про закупівлю

1. Договір про закупівлю є нікчемним у разі його укладення в період оскарження процедури закупівлі відповідно до статті 18 цього Закону, а також у разі його укладення з порушенням строків, передбачених абзацами третім, четвертим частини другої статті 31, абзацом четвертим частини п'ятої статті 36 та абзацом першим частини третьої статті 39 цього Закону.