4.2.Свойства документа

Документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. Юрид.сила – свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе. На приобретение документом юридической силы влияет:

1.соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2.документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, которые регламентируются ГОСТами и др. нормативно-методическими материалами.

Юрид.сила – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления (ГОСТ Р51141 –98). ЮС документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексов реквизитов, т.е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистр.номер, гриф утверждения, печать и .др.

Оригинальность документа (от лат. первоначальный). Признаком оригинала является его уникальность. Нередки умноженные оригиналы, т.е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах (договор между государствами). Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками. Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом (ГОСТ Р51141-98). Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ – рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений (ГОСТ 1998). Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением печати. Оригиналы служебных документов (официальный документ, используемый в текущей деятельности организации) могут печататься на бланках. Различают автографы – документы, переписанные или правленные (после переписки) рукою автора.

Подлинность документа (лат.достоверный). Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения (ГОСТ 1998). Документ, в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юрид.силу.

Копийность документа. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юрид.силу. Повторное точное воспроизведение подлинников (в целях размножения) является копией (лат. множество). Среди копий различаются:

Выписка – копия части документа, которая должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юрид.силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом орг-ции или нотариусом. Особый вид – фото- и светокопии, отличительной чертой которых явл. точное воспроизведение оригинала. Они явл. видом факсимильных копий. Бывают краткие копии – копия с копии.

Юридическая сила копий:

1.копия должна содержать точный текст подлинника, расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2.свидетельство юрид.силы копии документа – отметка о ее заверении.

Нотариального заверения обычно требуют для копий учредит.документов орг-ции, которые представляются в различные государственные структуры (суд, налоговая и.т.д.). Но в принципе любая копия, не противоречащая закону, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копии и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений. Сами орг-ции имеют право заверения документов, создающихся в этих организациях. Орг-ции могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат и др.). копии удостоверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (нач.отдела кадров). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

ВАПРОС 5. КЛАССИФИКАЦИЯ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ ПО ПРИЗНАКАМ

Научно обоснованная классификация документов позволяет оперативно и качественно решать организационные вопросы организации, в последствии вопросы хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах.

Классификация документов - это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Чтобы выработать определенные принципы в составлении, оформлении, способах, формах и методах работы с различными документами, необходимо провести их классификацию.

Цель классификации:

1. обеспечивает быстрый поиск нужных документов, повышает оперативность работы с ними.

2. повышение оперативности работы аппарата управления и ответственности исполнителей путем разграничения функций структурных подразделений и обязанностей исполнителей, четкого распределения информации.

3. нужна для проведения работ по унификации документов.

Официальный документ – документ, созданный юридическими или физическими лицами, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ – Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934 г.), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя.