10.5 Особенности документирования деятельности коллегиальных органов

Протокол можно отнести и к информационным документам (со­держит информацию об обсуждении какого-либо вопроса), и к рас­порядительным, т. к. содержит постановляющую часть.

Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопро­сов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.). Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр вхо­дят следующие реквизиты: наименование организации (структурно­го подразделения), указание вида документа - ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется дата события, которое протоколиру­ется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2004. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (за­седание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие (общее количество: если больше 15 фамилии не указываются) и повестка дня, и основ­ной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печата­ется через два интервала после заголовка, прямо от полей с про­писной буквы. Затем после тире указывают инициалы и фамилию, Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствую­щих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то ука­зывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение (по степени сложности). Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или перечисляются фамилии и должности докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ. ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и таким образом текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также он допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписываете председателем и секретарем.

Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. О том, какую форму вести решает руководитель организации.

В разделе «СЛУШАЛИ» в кратких протоколах дается фамилия выступившего (докуладчика) и тема его выступления. В полной форме – фамилия и инициалы, содержание его доклада. Если текст доклада представлен в письменном виде, то после указания темы выступления в скобках делют отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» в кратких указывают только фамилии лиц, выступиыших в обсуждении, в полных фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно д.б четким, кратким точным, также указывается количество голосов «за», «против», «воздержавшихся» и список не участвовавших в голосовании.