Вопрос 40. Научно-справочный аппарат к архивным документам

Система НСА – структурированная совокупность элементов описаний док-тов (вторичной документной инф-ции), представленных в различных видах архивных справочников, базах данных, предназначенных для поиска док-тов и документной инф-ции.(Основные правила работы архивов орг-ций, 2002). Система НСА (СНСА) к док-там архива орг-ции – это комплекс арх.справочников, баз данных о составе и содержании док-тов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска док-тов и док.информации в целях эффективного использования. Состав СНСА архивов орг-ции определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем док-тов, характером и задачами поиска и интенсивностью использ-ния док-тов. Элементами СНСА архива явл. описи, каталоги, базы двнных, указатели, обзоры док-тов, исторические справки к арх.фондам орг-ции.

Архивные справочники орг-ции делятся на типы по их целевому назначению: опись, каталог, указатель, обзор. Они могут быть внутрифондовыми и межфондовыми.

Опись дел, документов- арх.справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, единиц учета, закрепления их систематизации внутри фонда и их учета. опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи. Описательная статья описи включает: порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документа, кол-во листов в единице хранения, язык, указание на подлинность, копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. В справочный аппарат описи входят: титульный лист (полное название архива орг-ции, название фонда, номер фонда, номер описи, название описи, крайние даты док-тов), содержание, предисловие(история фондообразователя, фонда), список сокращений, переводные таблицы шифров, указатели.

Каталог- межфондовый арх.справочник, в котором инф-ция о содержании док-тов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соответствии с принятой для данного каталога схемой классификации документной инф-ции. Совокупность работ по подготовке, созданию и ведению каталогов наз.каталогизацией док-тов. При каталогизации применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности выбора арх.фондов, их структурных частей, отборе дел и документов, применении приемов описания документной инф-ции. К. включает след.работы: составление схемы классификации, выявление и отбор док-тов, описание на каталожных карточках, их систематизация, ведение каталогов. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на систематические, тематические, предметные и их разновидности (именной, географический, объектный).Чаще всего используются систематический и именной. Документная инф-ция в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деятельности орг-ции, располагается в логической последовательности. В именном инф-ция классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в документах, затем в хронологической последовательности. В состав описательной статьи каталога входят: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события, содержание, номер, название фонда, № описи, дела, листов, язык документа, способ воспроизведения.

Указатели, перечни – арх.спарвочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий предметов, упоминаемых в арх.док-тах, с указанием их поисковых данных. Они могут быть межфондовыми, внутриофондовыми, по форме – электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик – глухими и аннотированными с пояснениями, по группировке понятий внутри указателей – алфавитными, систематич-ми, хронолог-ми. Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам. Основными видами указателей являются : предметный, хронологический.

Обзор-арх.справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов документов.

Видами обзора в архиве орг-ции явл. обзор фонда (описываются документы одного фонда) и тематический обзор (док-ты по определенной теме). Обзор состоит из совокупности аннотаций отдельных групп единиц хранения, единиц учета, док-тов и справочного аппарата. В обзоре фонда поисковые данные состоят №№ описей, единиц хранения, единиц учета, листов единицы хран-я, в межфондовом обзоре поискове данные дополняются номерами фондов. В основу построения обзора могут быть положены структурный, отраслевой, предметно-тематический, географический, хронологический признаки.

Путеводитель – арх.справочник, содержащий инф-цию о док-тах архива. Назначение П.- дать сведения о составе и содержании фондов архива. Виды П.:

• по фондам, кот. включает в себя перечень всех фондов с их характеристикой (№, название, краткая историч.справка, кол-во дел, крайние даты, состав док-тов).

• краткий справочник по фондам –перечень по фондам, объем характеристик меньше.

• тематический . фонды взяты по конкретной тематике и с их хар-кой. Если путеводитель издан давно, то архивы выпускают дополненние к нему, куда включают новые фонды. В путеводителе размещение фондов систематизируется. Все фонды делятся на несколько разделов, подразделов, по отраслям хозяйства. Отдельно выделяется перечень личных фондов, кот. дается пофамильно. К путеводителю готовятся указатели, перечни, обзоры.