21.3 Организация работы и условия труда секретаря руководителя

Рабочее место секретаря — это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учетом антропометрических данных исполнителя.

Рациональная организация рабочего места предполагает также определение наиболее и наименее удобных зон в помещении для выполнения трудовых операций. В зависимости от этого фактора размещаются мебель, оборудование и вспомогательные пособия, необходимые для работы.

Рабочее место секретаря состоит из трех зон: основной, где находится его стол, зоны обслуживания посетителей и вспомогательной зоны.

Непосредственно в состав рабочего места секретаря входят: канцелярский стол, рабочее кресло, шкафы, полки, сейфы для размещения и хранения документов и дел, бланков, штампов, бумаги и канцелярских принадлежностей, тумбы или вспомогательные столы для пишущей машинки, компьютера, телефонов, телефаксов.

Насыщенность рабочего места секретаря средствами организационной техники требует размещения ее с учетом требований эргономики и максимальной эффективности работы.

Конструкция рабочего стола секретаря должна обеспечивать оптимальное размещение на его рабочей поверхности используемого оборудования с учетом его кол-ва и конструктивных особенностей, а также характера выполняемой секретарем работы.

Организация рабочего места секретаря

Приемная офиса - это центр работы фирмы. Самый талантливый и умный руководитель не сможет справиться с работой, если плохо организована работа приемной. Главное же лицо в приемной - это секретарь. Все чаще должность секретаря даже объединяют с должностью офис-менеджера.

Качество работы приемной напрямую связано с грамотной организацией внутрифирменного пространства в целом и пространства приемной в частности. От того, где расположена приемная, как она оснащена, каков дизайн ее интерьеров, зависит и скорость решения вопросов и общее впечатление от фирмы у ее клиентов, заказчиков, партнеров по бизнесу.

Современный офис должен отвечать требованиям экономичности, что особенно важно при высоких ценах на офисную площадь, высокой технической оснащенности, органичного дизайна и безопасности с точки зрения как защиты информации, так и личной безопасности сотрудников фирмы. Именно поэтому вопросы организации офисного пространства сейчас волнуют всех думающих руководителей.

Большое значение имеет рациональная организация рабочего места секретаря.

Рабочее место секретаря – это зона его трудовой деятельности, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.

Организация рабочего места - это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их функциональному размещению с учетом антропометрических данных исполнителя.

Рациональная организация рабочего места предполагает также определение наиболее и наименее удобных зон в помещении для выполнения трудовых операций. В зависимости от этого фактора размещаются мебель, оборудование и вспомогательные пособия, необходимые для работы.

Общая площадь приемной, где находится секретарь, должна быть в пределах 12-16 кв.м. При выборе размеров площади необходимо учитывать следующие факторы:

1) подходы к мебели и оборудованию;

2) расстановку мебели и оборудования;

3) потребность - в отдельных случаях - особых условий;

4) возможность установки вспомогательного оборудования.

Планировка рабочего места секретаря должна обеспечить максимальные удобства при выполнении возложенных на него обязанностей и в то же время отвечать требованиям экономии площади помещения:

• рабочее место секретаря в приемной обычно располагается рядом с кабинетом руководителя, в центре комнаты, недалеко от дверей в кабинет и так, чтобы легко можно было видеть всех входящих;

• в помещении приемной должны находиться только предметы, требующиеся секретарю и др. сотрудникам непосредств. в процессе работы;

• мебель для посетителей должна находиться в зоне, хорошо просматриваемой секретарем, удобной для ее размещения.

Рабочее место секретаря традиционно включает три зоны: основная, где находится его рабочее место (стол с приставками и необходимой оргтехникой), зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и другое вспомогательное оборудование.

Рабочий стол секретаря должен быть расположен удобно, так, чтобы был большой обзор и секретарь видел всех входящих, сидя к ним лицом. В то же время важно, чтобы ему не надо было часто вставать за отдельными предметами. Учитывая этот фактор, к основному столу секретаря всегда ставятся дополнительные столы-приставки.

Высота рабочего стола рекомендуется в пределах 68-73 см, столешница должна быть твердой и гладкой, преимущественно из дерева. Покрытие поверхности стола должно быть матовым (серого, зеленого, коричневого цвета с коэффициентом отражения 20-50%) и легко чиститься; углы и переднюю верхнюю грань столешницы следует выполнять закругленными. Высота пространства под столом для ног рекомендуется 60 см (на уровне колен) и не менее 80 см на уровне ступней. Все, что постоянно требуется секретарю во время работы, должно располагаться в пределах вытянутой руки, чтобы можно было взять необходимое, не вставая.

Располагать принадлежности на рабочем и приставном столах следует компактно, систематизировав по видам работ.

Важным элементом рабочего стола является внутренняя организация отделений рабочего стола, зависящая от его конструкции, вместимости, характера обрабатываемых документов. В рабочем столе также должен быть строгий порядок. Большой ящик лучше приспособить для вертикального хранения материалов, в остальных ящиках должны быть различные специальные приспособления - для карточек, малой оргтехники, канцелярских принадлежностей. Целесообразно выделить один ящик для хранения личных вещей. Все ящики должны легко выдвигаться, даже если они тяжело нагружены.

Дела и папки, хранящиеся как в столе, так и в шкафах, на полках, должны иметь яркую маркировку различной расцветки с кодовыми отметками, номерами дел по номенклатуре, что поможет быстро найти нужное дело или документ.

От выбора стула в немалой степени зависит эффективность труда - неудобная поза утомляет, делает человека менее работоспособным. У секретаря - референта стул должен быть вращающимся и иметь спинку, передвигаемую в вертикальном и горизонтальном направлениях, что позволит подогнать его под любой рост. Сиденье стула должно быть слегка закругленным с краев, чтобы не затруднять кровообращение бедер, и с несколько вдавленным сиденьем в месте размещения центра тяжести. Для управленческих работников изготовляют стулья и кресла с подлокотниками, для работы на компьютере - без подлокотников, чтобы не стеснять движения. Сиденье стула должно быть покрыто латексом толщиной около 1 см, сверху которого накладывается влагонепроницаемый материал (меланжевая ткань, натуральное волокно). Кроме стола с приставками, в состав рабочей мебели секретаря-референта входит также стул для посетителя.

Как известно, основной способ повышения производительности любого труда, в том числе управленческого - его механизация, а сегодня и автоматизация. Учитывая многообразие функций секретаря, автоматизации и механизации его рабочего места придается особое значение. Эти средства позволяют значительно сократить трудозатраты и время на составление, оформление, поиск, хранение и передачу документов. Сегодня поддаются автоматизации и механизации почти все формально-логические и технические процедуры создания документов и работы с ними. Поэтому рабочее место секретаря должно быть соответственно оснащено оргтехникой.

Выделяют следующие виды (классы) средств труда:

• средства составления документов: пишущие машинки (ручные и электрические), диктофоны, средства копирования и размножения документов, ручки автоматические, карандаши;

• средства обработки и оформления документов: резальное, скрепляющее и склеивающее оборудование и материалы, адресовальные и штемпельные устройства, машины для нанесения защитных покрытий;

• средства хранения и группировки документов: средства скрепления документов (сшиватели, специальные папки с зажимами), разного рода картотеки, специальные шкафы и стеллажи для хранения документов, чертежей, магнитных лент, машины для уничтож. ненужных док-тов;

• средства выполнения вычислительных операций: счетно-справочные линейки, микрокалькуляторы разных видов, механические вычислительные машины, ПЭВМ;

• средства обеспечения оперативной связи: телефонная связь, радиосвязь, директорские коммутаторы, позволяющие вести разговор (проводить совещания) с несколькими абонентами одновременно, концентраторы, автоответчики, двусторонняя радиотелефонная поисковая связь и др.;

• специальная служебная мебель: мебель и оборудование для рабочих мест в служебных помещениях.

Современное место секретаря не мыслимо без компьютера и средств связи. Компьютеры с плоским (ТРТ) экраном стали занимать значительно меньше места на рабочем столе. Но все-таки и монитор, и системный блок, и клавиатуру лучше вынести на специальный стол-приставку, освободив площадь основного рабочего стола для документов. Рядом с компьютером обычно ставится многофункциональное устройство (копир/принтер/сканер/факс) для персонального использования.

Как правило, компьютер секретаря связан с компьютером руководителя, подключен к локальной сети фирмы (учреждения), а в случае выполнения секретарем функции приема-передачи электронной почты - и к сети Интернет. Доступ к сети Интернет необходим секретарю и для подбора необходимой руководителю информации. Само собой разумеется, что компьютер должен иметь и соответствующее программное обеспечение для защиты от вирусов и несанкционированного доступа.

Секретарю в качестве личного средства оргтехники нужны: быстрый и тихий лазерный принтер, шредер для оперативного уничтожения конфиденциальной информации. При больших объемах печатных и/или копировально-множительных работ устанавливается устройство соответствующей производительности, оснащенное сортировальным устройством, а при необходимости - дуплексом (устройством двусторонней печати) и степлером (для сшивания документов специальной скрепкой). Эта техника размещается на специальной подставке (тумбе) во вспомогательной зоне. Там же может располагаться и факс, если он используется в качестве отдельного устройства.

На рабочем столе или на отдельной приставке располагается телефонный аппарат с автоответчиком, селектор или мини-АТС.

Необходимо отметить, что при рациональной планировке рабочего места необходимо соблюдать следующие правила:

• на рабочей поверхности стола не должно быть ничего лишнего;

• каждый предмет и средство труда должны иметь свое место, поскольку беспорядочное расположение их вызывает лишние движения и затраты времени. В зарубежной практике используется закон "свободного стола": на столе может находиться лишь одна работа с необходимыми для нее документами и средствами труда, все остальное должно быть внутри стола;

• канцелярские принадлежности следует хранить в органайзере или ящике стола со специальными разделителями;

• все средства коммуникационной техники (телефон и др.) надо располагать слева или на специальной подставке, чтобы можно было пользоваться ими левой рукой, оставляя правую свободной для работы;

• документы, с которыми работает секретарь, помещаются в зоне, обеспечивающей их обзор, для обработанных документов целесообразно иметь специальные лотки или отделения в ящике;

• документы и средства труда располагаются так, чтобы обеспечивалась наилучшая последовательность выполнения работы;

• движения работника должны быть оптимальными, т.е. более короткими и экономными с позиций затрат времени и сил;

• секретарь не должен загромождать в приемной проходы личными вещами, ставить вещи (хозяйственные сумки, обувь, зонты) на обозримые места. Недопустимо хранение косметики, принадлежностей для чаепития на рабочем столе. Не следует развешивать на стенах приемной фотографии любимых артистов и рекламные проспекты, не имеющие отношения к деятельности организации.

Соблюдение данных правил позволит секретарю экономно расходовать физические усилия.

На столе у секретаря должен быть календарь (еженедельник), настольный органайзер с ручками, карандашами и другими канцелярскими принадлежностями, блокнот для записей. У секретаря обязательно под рукой должны быть справочники. Сегодня все чаше они бывают в компьютере. Это справочник по городу, помогающий выбрать лучший маршрут, телефонный справочник и справочник с адресами учреждений и организаций, справочник внутренних телефонов с фамилиями, именами и отчествами сотрудников и различные словари.

Четкая организация рабочего места позволит без лишних затрат времени найти нужный документ, навести любую справку, выполнить любую операцию с документами и значительно больше успеть за день.

Рядом с основной и вспомогательными частями рабочего места секретаря должен быть журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. Нецелесообразно, чтобы мебель для посетителей занимала слишком много места и отличалась от общего стиля мебели, используемой в фирме. Именно поэтому специалисты не рекомендуют ставить в приемной мягкую мебель. Она занимает много места, быстро пачкается и деформируется. В то же время использование стульев и обычных столиков на колесиках позволит быстро изменить предназначение приемной, использовав ее как комнату для совещаний и т.п.

В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для одежды, где посетители могли бы повесить верхнюю одежду.

Грамотное обеспечение сотрудников и посетителей наглядной информацией в приемной офиса позволяет секретарю сэкономить значительную часть времени, избежав целого ряда вопросов.

В холле и приемной офиса отечественные и зарубежные специалисты в области информационного менеджмента рекомендуют разместить:

• информационный стенд для посетителей;

• стенд с рекламной информацией;

• демонстрационную витрину;

• информационные автоматы;

• информационные листки.

Информация, содержащаяся на стендах, должна быть конкретной, оперативной, обладать избирательностью воздействия. Естественно, необходимо внимательно следить, чтобы среди представленной информации не было сведений, составляющих коммерческую тайну фирмы.

Основные принадлежности рабочего места секретаря:

• набор настольный, в комплект которого входят ручки, маркеры, карандаши, скотч, бумага для записей, скрепки, ластики, наклейки и т. п.;

• степлер, антистеплер, дырокол (если они не входят в комплект набора настольного);

• лотки (поддоны) для сортировки корреспонденции (из 4—6 секций);

• вертикальная подставка для журналов, папок, подставка для книг;

• подставка-пюпитр для материала, используемого при перепечатке;

• календарь-органайзер;

• кляссер для визитных карточек (на 96—160 визиток);

• визитные карточки предприятия и руководителя;

• ящик для дискет; нумераторы, датеры (лучше, если они соединены в одном приборе - нумератор-датер) штемпели со стандартными терминами, проставляемыми на документах (“На контроль”, “Исх. №____“, “Вх. №____ “);

• папки-скоросшиватели (количество определяется по составленной номенклатуре дел);

• папка с прозрачными вкладышами (для рекламной информации);

• папка-файл (для хранения образцов документов и т. п.);

• жесткие и мягкие папки для бумаг;

• журналы для регистрации входящей и исходящей документации, регистрации посетителей и т. д.;

• бумага - офисная (формат А4), для копировальных аппаратов (формат А4 и АЗ), термобумага для факсимильного аппарата;

• бланки документов фирмы;

• записная книжка для телефонов;

• блокнот;

• запасные картриджи.

У профессионального секретаря всегда должны быть под рукой предметы, необходимые в самых различных, порой неожиданных, ситуациях.

В столе, личном шкафу или в сейфе секретаря должны быть:

• ножницы (большие и маникюрные), иголки, нитки, булавки;

• качественный пятновыводитель;

• щетки для одежды и губка для обуви;

• крем для обуви;

• электросушилка для обуви;

• утюг;

• освежитель полости рта;

• дезодорант;

• списки с необходимой справочной информацией: адреса, телефоны и дни рождения сотрудников, дни рождения бизнес-партнеров и праздничные дни возглавляемых ими предприятий; список подарков, врученных в прошлом году (чтобы не допустить повторения);

• 1—2 сувенира, которые можно использовать в качестве презентов (в т. ч. фирменные);

• тара для упаковки: полиэтиленовые пакеты различного цвета и формата; запас красивой оберточной бумаги, а также набор разноцветных лент для упаковки подарков; скотч; чистые конверты, открытки;

• музыкальный центр с кассетами и дисками;

• заправленный пленкой фотоаппарат, запасная пленка и батарейки к нему;

• ксерокопии паспортов руководителя, его заместителей, помощников, охранников, водителей, их жен и детей (на случай их срочного убытия в командировку или отпуск);

• запасные ключи от кабинета руководителя, а также от его машины (в опечатанном виде).

Таким образом, создание рациональной планировки рабочего места секретаря на предприятии имеет большое значение, как для облегчения труда, так и для повышения его привлекательности, положительно влияющей на производительность труда.

Условия труда

Важнейшим фактором обеспечения производительной и качественной работы секретаря-референта при сохранении здоровья являются соответствующие санитарно-гигиенические нормы условий труда.

К санитарно-гигиеническим и эстетическим составляющим рабочего места относятся: нормальное освещение, благоприятная окраска рабочего помещения, устранение шумов, вентиляция и температура воздуха, озеленение помещения, установление правильного режима труда и отдыха.

Важным условием благоприятного микроклимата на рабочем месте является оптимальное освещение. Так как большинство документационных операций связано с использованием зрения, напряжение зрения вызывает напряжение всех мускулов тела человека и влечет общее утомление.

Приемная должна по возможности иметь естественное освещение.

Свет должен падать на рабочие поверхности стола и средств оргтехники с левой стороны или спереди. При этом источник света следует располагать под углом более 30 от горизонтальной линии взора.

Освещение рабочего места может быть общим (светильники установлены на потолке) или местным (настольная лампа).

Микроклимат характеризуется такими величинами как температура, относительная влажность и скорость воздуха. Оптимальный температурный режим в помещении является предпосылкой хорошей работоспособности. Высокая температура в помещении вызывает сонливость, усталость, снижает работоспособность. В холодном помещении рассеивается внимание, что вредно для людей, занятых умственным трудом.

В санитарных нормах по микроклимату в служебных помещениях определены требования к влажности и скорости воздуха. Эти физические величины согласно законам физики оказывают непосредственное влияние на теплообмен человеческого организма. Температура и влажность являются величинами, зависящими как от времени года, суток, так и от погодных условий. Кроме того, источниками тепла в служебных помещениях может быть различное оборудование, потребляющее энергию, часть которой в виде тепла выделяется в окружающую среду, и сам человек, выделяющий в час до 1200 кдж. Наиболее комфортной для человека является температура 19-20 °С. Учитывая сезонные и суточные колебания, температура в служебных помещениях не должна превышать 22 ° С - в жаркие дни, и не должна быть ниже 18 ° С в холодное время, независимо от количества людей находящихся в помещении.

При работе с бумажными носителями, а также в помещениях, где расположены средства оперативной полиграфии и высокочастотные устройства, воздух наполняется различными токсическими веществами и биологическими агентами (бактерии), которые проникают в организм человека и оказывают раздражающее действие на слизистые оболочки дыхательных путей, глаз, кожу. Особенно опасно, когда токсичные вещества через дыхательные пути или поврежденную кожу попадают непосредственно в кровь, что вызывает нарушение деятельности всего организма или его систем.

Наиболее распространенным вредным фактором воздушной среды в современном офисе является озон. Озон выделяется средствами оргтехники, которые по технологическому процессу образовывают электрические заряды и ультрафиолет.

Другим наиболее распространенным видом загрязнения воздуха является пыль, в том числе и бумажная. Воздействие пыли зависит от ее токсичности и концентрации в воздушной среде. На частичках пыли находятся споры, бактерии, грибки, которые с потоком воздуха разносятся внутри помещения.

Вести борьбу с вредными микроскопическими веществами можно путем общегигиенических мероприятий: влажная уборка, проветривание, регулярная чистка пылесосом.

Приемная должна регулярно проветриваться или иметь кондиционирование. Свежий воздух для небольшого помещения, где нередко скапливается много сотрудников, посетителей, очень важный фактор для нормальной работы. Кратковременное открывание окон (5-8 мин) переносится легче, чем постоянный легкий воздушный поток (сквозняк).

Борьба с шумом в помещении ведется путем звукоизоляции шумящего оборудования и рабочих мест. Для уменьшения шума непосредственно в его источнике можно положить войлочные или поролоновые прокладки, поставить глушители на телефонные аппараты, смазать двери, подклеить фланелью или аналогичным материалом ножки стульев. Для защиты от внешнего шума рекомендуется использовать беруши, которые снижают воспринимаемость внешних шумов на 50%.

Стоит потрудиться над озеленением приемной, так как живые цветы не только красят помещение, но и значительно улучшают микроклимат в нем. Особенно это важно, если офис находится в центральной части города.

Растения снижают шум, улучшают состав воздуха, увлажняют его, испаряя воду листьями, что особенно актуально в помещениях с паровым отоплением. Растения для офиса надо подбирать умело, учитывая площадь помещения, на какую сторону выходят окна, не являются ли цветы аллергенами.

Что касается цветового оформления приемной, то использование соответствующего цвета не только улучшает внешний вид помещения, но и повышает производительность труда, сокращает утомляемость, оказывает на человека положительное психологическое воздействие. Цвет выполняет три функции: физиологическую, психологическую и эстетическую. Выбор цветов для отделки офиса определяется архитектурными особенностями помещения, освещения, климатическими условиями и в немалой степени от направления деятельности сотрудников.

При пониженной температуре воздуха предпочтение отдается теплым тонам - желтому, бежевому, розовому, оранжевому. Для теплого, солнечного помещения подойдут белый, серый, голубой, зеленый цвета.

В небольших помещениях светлые, малонасыщенные тона создают ощущение удаленности, увеличения пространства. Более насыщенные тона сделают большое пространство более уютным.

Рекомендуется использовать теплые тона с желтоватым оттенком в помещениях, где отсутствует естественное освещение. Желательно выбрать теплые тона и в помещениях, где предположительно будет высокий уровень шума.

Таким образом, рациональная организация труда секретаря-референта складывается из организации рабочего места, условий труда и планировании рабочего дня.

Планирование рабочего времени секретаря

Рабочий день секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать и все же не следует пускать его на самотек. Планирование рабочего времени секретарем осуществляется ежедневно исходя из планов деятельности руководителя на соответствующий период времени. Тщательное планирование своей работы в сочетании с контролем выполнения намеченных мероприятий и гибкой корректировкой планов в зависимости от реально складывающейся в офисе обстановки – это прекрасное средство для высокоэффективного использования рабочего времени, не только секретаря, но и руководителя.

Главными условиями успешной деятельности секретаря – референта остаются:

• планирование предстоящих дел;

• установление оптимального ритма труда;

• постепенное вхождение в работу и обязательное чередование труда и отдыха.

Планирование может быть на день или неделю, месячное или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день «с места и в карьер». Как опытный автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

Повторяющиеся изо дня в день работы рекомендуется планировать на одно и то же время рабочего дня, например, обработка полученной корреспонденции, приходится, как правило, на утро.

Необходимо свой рабочий день организовать таким образом, чтобы в течение всего рабочего времени помогать руководителю в выполнении намеченных им мероприятий. Информировать руководителя о чем – то лучше заранее: за час, а если мероприятие важное, то и за день. Это возможно лишь в тех случаях, когда планы секретаря координируются и согласовываются с планами руководителя. Основная информация, как правило, передается с утра. В течение дня сообщается лишь что-то экстренное.

Во многих странах мира секретари применяют специальные плоские папки – гармошки, страницы которых расписаны по дням месяца. Сквозь вырезы в правом углу папки видны вложенные туда документы, записки – напоминания, поручения шефа, которые надо выполнить к определенному сроку.

При планировании работ секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности и во второй половине дня работоспособность наиболее высока от 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает, и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Рабочая неделя тоже имеет свой цикл. Понедельник является днем вхождения в рабочий ритм, вторник, среда и четверг являются наиболее продуктивными днями недели, а к пятнице накапливается усталость, и в этот день у многих мысли заняты тем, как лучше отдохнуть в предстоящие выходные. Поэтому важные дела (переговоры, встречи) назначают на середину недели.

В идеале секретарь должен чередовать каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом продолжительность ежедневной работы на компьютере не должна превышать 4 часа.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу. Большинство специалистов по менеджменту считают, что, если вам необходимо дополнительное время очень часто, значит, вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок или выполняете слишком большой объем работы.

Но порой случается, что у секретаря нет работы. В такие моменты просто необходимо постараться выглядеть деловой, неважно – заняты вы или нет. Главное, не выглядеть так, будто вам некуда себя деть.

Примерная схема рабочего дня секретаря

Первая половина рабочего дня

1. Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест, составить или уточнить план на предстоящий день.

2. Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

3. Получить корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

4. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав её. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или маркером. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить вопрос и принять правильное решение.

5. Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, юбилейных торжествах и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем календаре – органайзере.

6. Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы немедленно передать руководителю.

7. Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно- справочной работы.

8. Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

9. Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день и на следующий. Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятия должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись «в 15:00 быть на совещании», то у секретаря она будет выглядеть так: «14:20 – напомнить о совещании, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14:30».

10. Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

11. Работа с посетителями, телефонные переговоры (в течение всего дня).

12. Подшивка исполненных документов в дела.

13. Выполнение работ на компьютере.

14. Организация копирования документов в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина рабочего дня

15. Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

16. Сбор и подготовка для подписи исполненных документов.

17. Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

18. Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

19. Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня

20. Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т. д.).

21. Если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

22. Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Как правило, секретарский рабочий день редко ограничивается стандартными 8 – часовыми рамками. Но такова специфика секретарской деятельности, которая обычно находит свое отражение в содержании трудового договора, заключаемого между руководителем предприятия и секретарем. И тем важнее обеспечить секретарю, условия отдыха как в течение ненормированного рабочего дня (в частности, путем установления дополнительных кратковременных перерывов), так и по его окончании (этот вопрос может быть разрешен посредством предоставления дополнительных дней отдыха или дополнительных краткосрочных отпусков, компенсирующих переработки).