Вопрос 12. Место службы доу в управленческой деятельности

Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, учреждения, предприятия, осуществляющее функцию документационного обеспечения управленческой деятельности (ДОУ) и подчиненное непосредственно руководителю орг-ции. Конкретное название службы делопроизводства выбирается в зависимости от типа орг-ции, ее организ.структуры, места иерархии органов управления, объема деятельности. Документационное обеспечение как функция управления присутствует в любой орг-ции (отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ)). От того насколько эффективно организована работа с документами, во многом зависит качество принимаемых решений. При организации службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

12.1 Типовые структуры и регламентация деятельности делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления

выбор оптимальной организационной формы делопроизводства. Решается на начальном этапе организации службы ДОУ. Исторически сложилось 3 формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная, смешанная. Централизованная предполагает осуществление всех операций по обработке документов в одном подразделении. Централизованная форма позволяет сосредоточить все технические операции по обработке документов в одном подразделении, дает возможность формировать единую базу данных по всем документам, обеспечивая более надежный поиск документов. Децентрализованная – создание самостоятельной службы ДОУ в каждом структурном подразделении (редко используется), в основном в территориально разобщенных организациях или в отдельных подразделениях, работающих со специфической документацией (документами ограниченного доступа). Смешанная форма орг-ции делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций в службе ДОУ, других – в подразделениях (регистрация в службе ДОУ, создание в структур.подразделении). в настоящее время не существует никаких нормативных положений и методической базы ля выбора наиболее оптимальной формы делопроизводства с учетом специфики орг-ции. Этот вопрос должен решаться индивидуально руководством орг-ции и службой ДОУ.

разработка организационно-функциональной структуры службы ДОУ и выбор ее конкретного наименования. Выбор конкретного наименования службы ДОУ осуществляется одновременно с разработкой организационно-функциональной структуры службы. ГСДОУ содержит рекомендации, позволяющие выбрать наиболее подходящее наименование службы и ее структуру. В министерствах и ведомствах – управление делами, куда включаются секретариат, инспекция при министре, канцелярия, отдел писем, отдел совершенствования работы с док-ми и внедрения технических средств. На предприятии (объединениях), в научно-исследовательских, проектных, конструкторских орг-циях, в ВУЗах – отдел документационного обеспечения управления или канцелярия. В исполнительных органах власти (администрациях, мэриях, префектурах) и в аппарате управления общественных организациях – общий отдел. В организациях, не имеющих в структуре службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя, в структурных подразделениях – секретарь подразделения.

12.2 Основные задачи и функции делопроизводственной службы (службы ДОУ); Независимо от конкретного наименования службы делопроизводства и ее структуры правовой основой ее деятельности является положение о службе и положение о ее структурных частях, должностные инструкции работников. Эти документы закрепляют разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности между отдельными структурными подразделениями службы ДОУ и работниками. Далее смотри В – 14.1.

Служба ДОУ решает два основных комплекса задач:

• обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности и организация работы с документами;

• совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции. Обеспечение первой задачи решается выполнением следующих функций: разработка и проектирование фирменных бланков, обеспечение их изготовления, обеспечение изготовления док-тов, копирования и тиражирования док-тов, контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов. Задача организации работы с документами решается выполнением следующих функций (установление единого порядка прохождения документа, обработка поступающих и отправляемых документов, регистрация и учет док-тов, контроль за их исполнением, систематизация док-тов, обеспечение их хранения, их использования, организация работы с обращениями граждан). Задача совершенствования форм и методов работы с документами включает в себя : разработку и переработку нормативных, метод.док-тов по делопроизводству (Инструкции, номенклатура дел), методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с док-ми с структур.подраз-ях, повышение квалификации работников учреждения, упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм док-тов, разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота, постановка задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных технологий.

Для реализации функций служба ДОУ наделяется правами, а за невыполнение функций несет установленную в положении ответственность. Служба ДОУ несет ответственность за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении, утрату или порчу док-тов, за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами, за невыполнение поручений руководства.

12.3 должностной и численный состав работников делопроизводственных служб; существует несколько методик расчета численности работников службы ДОУ. По одной их них численность рассчитывается исходя из данных об объеме документооборота организации. Вторая методика основана на типовых нормах времени. Рассчитываются затраты времени на выполнение конкретных работ по делопроизводству. Существует еще один простой способ определения численности работников службы ДОУ, предложенный в 1979 г. НИИтруда. Оптимальная численность работников службы ДОУ по отношению к общему количеству работающих в организации, с учетом максимального высвобождения специалистов других подразделений от технической работы с документами, должна составлять для министерств и ведомств- 12-15%, для предприятий – 0,5 %.

Должностной состав работников службы ДОУ устанавливается на основании «Тарифно-квалификац. Характеристик по должностям служащих», а также в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов». Согласно этим док-там к категории руководителей относятся: зав.канцелярией, зав.машинописным бюро, зав.архивоа и т.д. к специалистам – документовед, редактор, референт; к техническим исполнителям – делопроизводитель, стенографистка и т.д. при определении штатной численности должны помнить, что количество руководителей не должно превышать 20 % от общего количества работников службы.

12.4.нормирование труда работников службы ДОУ; Нормирование труда представляет собой процесс определения его затрат, необходимых на выполнение различных видов работ для работников службы ДОУ. К нормативным документам для нормирования труда относятся нормативы времени, численности, времени обслуживания, единые и типовые нормы. Типовые нормы труда разрабатываются на работы, выполняемые по типовой технологии, с учетом рациональных организационно- технических условий, уже существующих в большинстве или части орг-ций. (Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов.М., 1990.). нормы труда устанавливаются на отдельную операцию и взаимосвязанную группу операций, н-р, «Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы по ДОУ» М., 1995.

выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в Инструкции по делопроизводству; эта функция должна быть закреплена в Инструкции по делопроизводству. Смотри В – 16.

рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда;

организация деятельности службы ДОУ предполагает решение правильной орг-ции рабочих мест и создания благоприятных условий труда, что включает в себя рациональную планировку служебных помещений, удобной размещение мебели, экономичное использование рабочих площадей, создание необходимого комфорта. К условиям труда относятся : нормальное освещение, необходимая чистота помещений, снижение шума, установление режима труда и отдыха. При планировке помещений, создании условий труда необходимо основываться на нормативном документе «Гигиенические требования к видеодисплейным материалам, персональным ЭМВ и организации работы» М., 1996.

повышение квалификации работников и культуры работы с документами.

Все виды печатей и штампов, бланки подлежат обязательному учету. Гербовая печать должна храниться в общем отделе, структур.подраз-я не могут иметь печати с изображением Государственного герба РФ. печати и штампы должны храниться в сейфах, бланки – в закрывающихся шкафах. Ответственность за хранение и использование печатей, штампов и бланков в службе ДОУ несет ее руководитель. Печати и штампы при их замене должны сдаваться по акту.