Общая часть

Вопрос 1. Понятие о документе. Функциональный анализ документа.

1.1. Понятие «документ».

Терминология, используемая при работе с документами закреплена в законах и других нормативных актах, ГОСТ Р 51141 –98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и в различных словарях. Федеральный закон от 20.02.1995 г. №24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» – содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа ( ГОСТ Р 51141 – 98 ).

Документ создаётся в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам (ГОСТ Р 51141 – 98).

Носитель – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нём речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению (ГОСТ Р 51141 – 98).

В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра 1 и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появляются термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт» и подчёркивается значение документа в управлении. 7 июля 1932 года вышло постановление ЦИК и Совнаркома, где говорится о правилах хранения служебных документов. Утверждается термин «документ». Выделяются «счётные документы», «исторические документы».

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания даёт свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания даёт это определение, преобладает какой –то один аспект ( правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» определяют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое даёт документоведение: 1) документ – материальный объект; 2) документ – носитель информации; 3) документ – документированная информация.

Определения документа

• Документ – письменный акт, служащий свидетельством какого-либо решения или действия, деловая бумага, относящаяся к канцелярскому делопроизводству (Малый энциклопедический словарь, издание Бронгауз - Ефрон, 1907)

• Документ - юридически составленная законным порядком бумага, могущая служить доказательством чего-либо; письменное свидетельство, доказательство разг. паспорт, удостоверение личности (словарь иностранных слов, 1949г.)

• Документ – бумага, грамота (Словарь синонимов русского языка, 1960)

• Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. 1983г.)

• Документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (ФЗ об инфе, инф-ии и защите инфы)

• Документ – д-т, который хранится в архиве (архивоведение);

• Документ – средство документирования и доказательство (правовая наука);

• Документ – важнейший исторический источник (истор. наука).

В 18 в. в России появ. понятие Документ – это письменное свидетельство (Петр 1).

До 20 в. понятие «Документ» ассоциируется с понятием «деловая бумага». В 20 в. «деловая бумага» заменяется «служебный документ».

В кон. 20-нач.21 вв. появ. понятие «информационные ресурсы». Информация нуждается в передаче. Человек ищет способы закрепления инф-ии, чтобы передать ее через время. Так появ. документ, т.к. он может сохранять инф-ию. Способы фиксации инф-ии изменяются в течение веков. Изменились и материалы, на кот. фиксируется инф-ия. С 19 в. появ. новые носители инф-ии (фото, цифр., магнит. ленты).

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина даёт ГОСТ Р 51141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

По технике нанесения информации различают: рукописные, машинописные, кино-, фото-, фонодокументы.

Изобразительный документ – документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого – либо предмета.

Графический документ – изобразительный документ, в котором изображение объекта получено по средствам линии, штрихов, светотени.

Аудиовизуальный документ – документ, содержащий звуковую и изобразительную информацию.

Кинодокумент – изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

Текстовой документ – это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Письменный документ – это текстовой документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

Рукописный документ – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

Машинописный документ – это письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации

электронно-вычислительной машиной.

Документ личного происхождения – документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Служебный документ – официальный документ, используемый в текущей деятельности организации (ГОСТ Р 51141 – 98).

Эл. документ – д-т, инф-ия в кот. представлена в электронно-цифровой форме.

Видеограмма документа – изображение д-та на экране электронно-лучевой трубки.

Эл. сообщение – это д-т, переданный эл почтой по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в ви

де бумажной копии, отпечатанной на принетере (машинограмма).