1. Сущность функций контроля и регулирования в системе менеджмента предприятия

Цели и задачи системы менеджмента являются отправным моментом для определения объема и видов управленческих работ, которые обеспечивают их достижение. Речь идет о функциях, которые являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации.

Одними из наиболее важнейших функций системы менеджмента предприятия являются контроль и регулирование.

Контроль – это комплекс мер наблюдения за процессом подготовки и принятия управленческих решений, применяемых субъектом управления, а также проверка фактического состояния объекта управления. С помощью контроля устанавливается обратная связь между субъектом и объектом управления.

Регулирование применяется на основе данных контроля, направляемых по линии обратной связи. Задача этой функции заключается в поддержании состояния упорядоченности путем устранения отклонения фактических величин от плановых.¹

Рассмотрим каждую из этих функций подробнее.

Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Необходимость контроля заключается в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. По утверждению П. Друкера, контроль и определение направления — это синонимы.²

Множество обстоятельств может помешать реализации планов и организационных структур. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыполнимыми. Источником неопределенности являются и люди, работающие в любой организации.

В обстановке информационного общества, глобализации мировой экономики су­щественно усложнилось управление бизнесом, что, естественно, резко сокращает пе­риод, необходимый для выбора правильного управленческого решения. Менедже­рам для принятия оптимального решения необходимо располагать точными данными на момент его принятия, причем подобные материалы должны быть не разрозненны­ми, а обработанными и систематизированными. Технические возможности информа­ционного общества помогают решить подобную проблему, что нашло свое отражение в практике управленческого контроля, представляющего собой механизм информационного и ана­литического обеспечения руководителей и менеджеров компании необходимыми све­дениями.³

Ошибки, возникающие внутри организации, множатся и, если их вовремя не исправить, могут привести к банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой.

В функцию контроля входят: сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений; разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей. В связи с этим контроль рассматривается не только как фиксирование отклонений, но и как анализ причин отклонений и выявление возможных тенденций развития. Наличие отклонений в одном из звеньев может потребовать принятия срочных решений, касающихся оперативной деятельности конкретного подразделения.⁴

В общем случае роль контроля должна сводиться к проверке правильности функционирования предприятий. То есть в рамках системы управления он должен занимать не главенствующее положение, а простому должна уделяться равная доля управленческого внимания, как и остальным функциям менеджмента.

При этом контрольные функции можно разделить на три составляющие:

1. контроль над правильностью исполнения остальных функций менеджмента;

2. контроль над результативностью работы всей системы управления как единой совокупности;

3. контроль над функционированием предпринимательской структурой в целом.⁵

Важная функция управленческого контроля – разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производственные показатели деятельности и проведение их анализа.

Фирмы широко используют две формы контроля: финансовый (как основа общего управленческого контроля) и административный.

Финансовый контроль – получение от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Эта отчетность, получаемая от крупных дочерних компаний, находящихся на важнейших рынках, служит основой для сравнения фактических показателей с плановыми и анализа причин отклонения. При этом основными являются показатели: уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность и ликвидность) и др. Анализ этих показателей осуществляется как по производственным отделениям, так и по фирме в целом.

Организационно финансовый контроль осуществляется:

в высшем звене управления – центральной службой;

в производственных отделениях и дочерних компаниях – через бухгалтерии, финансовые службы, системы планирования.

Повышение роли функции контроля в управлении фирмами связаны с использованием:

• автоматизированных информационных систем и ЭВМ, позволяющими оперативно и точно передавать, обрабатывать, анализировать информацию и принимать срочные решения, связанные с корректировкой производственной и сбытовой деятельностью в зависимости от изменений условий рынка,

• современных средств транспорта и связи.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать рациональное сочетание централизации и децентрализации.

Административный контроль – контроль на уровне производственных отделений и дочерних компаний за соответствием хозяйственных результатов показателям, запланированным в текущем бюджете; сравнение объема фактических и планируемых продаж; анализ изменения доли фирмы на рынке как в целом, так и по отдельным продуктам и сегментам рынка, состояния портфеля заказов.⁶

Таким образом, роль управленческого контроля на предприятии неоценима: хорошо поставленная система контроллинга помогает правильно и своевременно оценивать ситуацию в компании и планировать действия по повышению эффективности ее работы, что немаловажно и имеет большое значение для предприятий, стремящихся строить менеджмент на качественно новом уровне.

Далее, следующая функция менеджмента – регулирование. Регулирование – это деятельность, посредством которой достигается необходимое состояние упорядоченности и устойчивости системы производства в случае отклонения от плановых заданий.

Регулирование проявляется в следующих формах:

• выравнивание отклонений действительно полученного результата от заданного (нормы);

• выравнивание в виде компенсаций;

• устранение возмущающих воздействий при использовании внутренних резервов, когда влияние внешней среды уже не может вызвать отклонение от нормы.⁷

Регулирование охватывает, главным образом, текущие мероприятия по устранению всякого рода отклонений от плановых заданий и графиков. Этот традиционный вид регулирования в управлении производством получил название диспетчирования.

Таким образом, контроль и регулирование являются одними из наиболее важнейших функций системы менеджмента предприятия. Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Регулирование применяется на основе данных контроля, направляемых по линии обратной связи. Задача этой функции заключается в поддержании состояния упорядоченности путем устранения отклонения фактических величин от плановых.