Глава 3. Документация и инвентаризация

3.1. Документальное оформление хозяйственных операций

Согласно статье 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» все проводимые хозяйственные операции должны оформляться оправдательными документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Первичные бухгалтерские документы представляют письменное доказательство выполнения хозяйственных операций, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.

Порядок отражения операций на счетах бухгалтерского учета во многом определяется содержанием первичных доку­ментов, в которых фиксируется факт их совершения. Поэтому качество учетных данных и отчетности зависит, прежде всего, от качества документов, их точности и своевременного оформления.

Хозяйственные операции, не оформленные первичными учетными документами, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.

Разработанные и утвержденные постановлениями Госкомстата унифицированные формы первичной учетной документации в соответствии с Постановлением Прави­тельства РФ от 08.07.97 г. № 835 «О первичных учетных доку­ментах» должны применяться всеми предприятиями, независимо от их организационно-правовой формы.

Реквизиты первичных документов

На сегодняшний день к оформлению первичных докумен­тов и регистров бухгалтерского учета предъявляются доста­точно четкие требования. В частности, пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» определено, что первичные учетные документы прини­маются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной доку­ментации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа;

б) дату составления документа;

в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

е) наименование должностей лиц, ответственных за со­вершение хозяйственной операции и правильность ее оформ­ления;

ж) личные подписи указанных лиц.

В зависимости от характера операции, требований норма­тивных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возмож­ным — непосредственно по окончании операции.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согла­сованию с главным бухгалтером.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению.

Оформление и обработка документов

Наиболее полно требования, предъявляемые к докумен­тальному оформлению хозяйственных операций, изложены в Положении о документах и документообороте в бухгалтер­ском учете (утв. Минфином СССР 29.07.83 г. М 105 по согласо­ванию с ЦСУ СССР).

В частности, следует обратить внимание на то, что записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помо­щи пишущих машин, средств механизации и другими средст­вами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш. Свободные строки в первичных документах подлежат обяза­тельному прочерку.

Кроме того, в данном документе приведены требования, предъявляемые к организации учета с применением бланков строгой отчетности.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, под­лежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, за­полнения реквизитов), по содержанию (законность докумен­тированных операций, логическая увязка отдельных показа­телей).

Запрещается принимать к исполнению и оформлению пер­вичные документы по операциям, которые противоречат зако­нодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру для принятия решения. Главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности хозяйственной операции.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного ис­пользования: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке — оттиск штампа контролера, ответственного за их обработку.

Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основа­нием для начисления заработной платы, подлежат обязатель­ному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Многие унифицированные формы первичной учетной документации предусматривают наличие на документах печати, которая заверяет подлинность подписи должностного лица на документе.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в регистрах бух­галтерского учета, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных министерствами, ведомствами и организациями при соблюдении общих мето­дологических принципов бухгалтерского учета.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутрен­ней бухгалтерской отчетности является коммерческой тай­ной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгал­терской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Информация о хозяйственных операциях, произведенных за определенный период времени, из регистров бухгалтерско­го учета переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Порядок исправления ошибок

Особо следует учитывать порядок исправления ошибок в первичных документах и учетных регистрах. Так, например, в первичных документах и регистрах бухгалтерского учета не оговоренные исправления не допускаются. Ошибки в пер­вичных документах, созданных вручную (за исключением кас­совых и банковских), исправляются следующим образом: за­черкиваются неправильный текст или суммы и сверху надписываются исправленный текст или суммы. Зачерки­вание производится одной чертой так, чтобы можно было про­читать исправленное (корректурный способ исправления ошибок).

Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправле­ния. В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Если в документе обнаружена ошибка, следует составить новый документ. Внесение исправлений в кассовую книгу допускается, исправления делаются корректурным способом и должны быть заверены кассиром и главным бухгалтером.

Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется также способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в учетных регистрах показана правильная корреспонденция счетов, но сумма операции уменьшена. Для исправления такой ошибки составляют дополнительную бухгалтерскую проводку на разность между правильной суммой и уменьшенной.

Способ «красное сторно» применяется в учетных регистрах в случае неправильной корреспонденции счетов. Сущность данного способа заключается в том, что первоначальная запись повторяется в тех же счетах, но красными чернилами. При суммировании результатов операций записи, сделанные красными чернилами, вычитаются, то есть ошибочная первоначальная запись исключается из счетов бухгалтерского учета. После этого делается правильная запись учитываемых хозяйственных операций.

Порядок хранения документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответ­ственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгал­тер.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающих­ся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещени­ях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и должны быть переплетены. Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве определяется со­ответствующими нормативными документами.

Выдача первичных документов, учетных регистров, бух­галтерских отчетов и балансов из бухгалтерии и из архива работникам других структурных подразделений предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных слу­чаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

Порядок изъятия документов

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокура­туры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законода­тельством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо органи­зации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица предприятия, учрежде­ния могут дооформить эти тома (сделать опись, пронумеровать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, пе­чатью).

В случае пропажи или гибели первичных документов ру­ководитель назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Ко­пия акта направляется вышестоящей организации.