Диаграммы потоков данных (Data Flow Diagramming) dfd.

Диаграммы потоков данных (Data flow diagramming, DFD) используются для описания документооборота и обработки информации. Подобно IDEF0, DFD представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Их можно использовать как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в корпоративных системах обработки информации. DFD описывает:

• функции обработки информации (работы);

• документы (стрелки, arrow),объекты, сотрудников или отделы, которые участвуют в обработке;

• информации;

• внешние ссылки (external references) , которые обеспечивают интерфейс с внешними объектами, находящимися за границами моделируемой системы;

• таблицы для хранения документов (хранилище данных, data store).

В отличие от стрелок IDEF0, которые представляют собой жесткие взаимосвязи, стрелки DFD показывают, как объекты (включая данные) двигаются от одной работы к другой. Это представление потоков совместно с хранилищами данных и внешними сущностями делает модели DFD более похожими на физические характеристики системы - движение объектов (data flow), хранение объектов (data stores), поставка и распространение объектов (external entities).

В отличие от IDEF0, где система рассматривается как взаимосвязанные работы. DFD рассматривает систему как совокупность предметов. Контекстная диаграмма часто включает работы и внешние ссылки. Работы обычно именуются по названию системы, например "Система обработки информации". Включение внешних ссылок в контекстную диаграмму не отменяет требования методологии четко определить цель, область и единую точку зрения на моделируемую систему.

Работы. В DFD работы представляют собой функции системы, преобразующие входы в выходы. Хотя работы изображаются прямоугольниками со скругленными углами, смысл их совпадает со смыслом работ IDEF0 и IDEF3. Так же как работы IDEF3, они имеют входы и выходы, но не поддерживают управления и механизмы, как IDEF0 [10, С.20].

Внешние сущности изображают входы в систему и/или выходы из системы. Внешние сущности изображаются в виде прямоугольника с тенью и обычно располагаются по краям диаграммы. Одна внешняя сущность может быть использована многократно на одной или нескольких диаграммах. Обычно такой прием используют, чтобы не рисовать слишком длинных и запутанных стрелок.

Стрелки (Потоки данных). Стрелки описывают движение объектов из одной части системы в другую. Поскольку в DFD каждая сторона работы не имеет четкого назначения, как в IDEF0, стрелки могут подходить и выходить из любой грани прямоугольника работы. В DFD также применяются двунаправленные стрелки для описания диалогов типа "команда-ответ" между работами, между работой и внешней сущностью и между внешними сущностями.

Хранилище данных. В отличие от стрелок, описывающих объекты в движении, хранилища данных изображают объекты в покое [10, С.18].

Модель бизнес-процессов «Отдел кадров».

Контекстная диаграмма деятельности отдела кадров «Работа отдела кадров» выполнена в стандарте IDEF0 и имеет несколько входов и выходов (Приложение 2).

На данной диаграмме за входные данные принимаются:

• «данные соискателей» - данные граждан, желающих поступить на службу в Управление;

• «данные сотрудников», данные сотрудников, которые уже работают в Управлении;

Управлением являются «законы, нормативно – правовые акты».

Механизмами:

• «работники отдела кадров» - люди, которые непосредственно работают в отделе кадров Управления;

Входные данные, управление и механизмы являются входами.

Выходом работы будут:

• «данные внешних резервистов» - это данные соискателей, которые не были приняты на службу, но стоящие в резерве на случай вакансий в Управлении;

• «данные сотрудников» - это данные соискателей, которые были приняты на службу в Управление;

• «данные по перемещению» - это движение сотрудников с должности на должность, из отдела в отдел;

• «данные по увольнению» - это сотрудники, которые были уволены со службы по разным причинам;

Контекстная диаграмма, выполненная в стандарте IDEF0, разбита на две работы (два блока) (Приложение 3):

1. «Прием на работу» - на данном этапе идет прием соискателя на работу в Управление;

На входе: данные соискателей, на выходе данные внешних резервистов и данные сотрудников.

2. «Работа с сотрудниками» - на данном этапе идет работа непосредственно с сотрудниками Управления;

На входе: данные сотрудников, на выходе: данные по перемещению и данные по увольнению.

Эти работы между собой не связаны.

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно – правовые акты, работники отдела кадров.

Блок работы «Прием на работу» декомпозирован в IDEF0 на 2 работы (Приложение 4):

1. «Первичный отбор» - на данном этапе идет отбор соискателей по ряду признаков;

На входе: данные соискателей, на выходе данные внешних резервистов и данные соискателей, которые прошли первичный отбор и оформляются на работу.

2. «Оформление на работу» - на данном этапе идет работа непосредственно по оформлению соискателя на службу в Управление;

На входе: данные соискателей, которые прошли первичный отбор, на выходе: данные сотрудников.

Эти работы связаны между собой стрелкой «данные соискателей», которые прошли первичный отбор.

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно – правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Первичный отбор» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 5).

Первичный отбор состоит из четырех ступеней:

1. «изучение документов»: для того, чтобы иметь общие представления о соискателе, его данных, изучается пакет документов соискателя: например, диплом, трудовая книжка и т.д.

2. «собеседование в отделе кадров»: после того, как собран и изучен пакет документов, соискатель проходит собеседование с начальником отдела кадров;

3. «собеседование в отделе безопасности»: на данном этапе проходит собеседование с сотрудниками отдела безопасности;

4. «прохождение конкурсной комиссии»: данный этап обязателен, поскольку является одним из требований, указанным в законе, о приеме на государственную гражданскую службу РФ.

Полученные данные заносятся в хранилище данных «Данные соискателей».

На данной диаграмме «данные соискателей» является входом для блока «изучение документов».

Выходом будут «данные внешних резервистов» и «данные соискателей» из блока «Прохождение конкурсной комиссии».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно – правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Оформление на работу» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 6).

Оформление на работу состоит из четырех ступеней:

1. «подготовка приказа»: готовится приказ о приеме на работу, данные помещаются в хранилище данных «Прием на работу»;

2. «заключение контракта»: после того, как изготовлен приказ, с соискателем заключается служебный контракт, который регистрируется и данные помещаются в хранилище данных «Регистрация контрактов»;

3. «первичный персональный учет»: на данном этапе проходит сбор документов и запись их в карточку учета Т-2, все данные помещаются в хранилища данных: «Личные данные», «Образование», «Воинский учет», «Стаж», «Награды»;

4. «заведение личного дела»: на данном этапе полученные документы распределяются по разделам и подшиваются в личное дело, данные о содержании разделов заносятся в хранилище данных «Личное дело».

На данной диаграмме «данные соискателей» является входом для блока «подготовка приказа».

Выходом будут «данные сотрудников» из блока «заведение личного дела».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно – правовые акты, работники отдела кадров.

Декомпозиция блока работы «Работа с сотрудниками» представлена диаграммой в стандарте DFD (Приложение 7).

Работа с сотрудниками состоит из восьми ступеней:

1. «изменение личных данных»: ведется хранение, обновление и изменение личных данных сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Личные данные»;

2. «изменение данных об образовании»: ведется хранение, обновление и изменение данных об образовании сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Образование»;

3. «ведение воинского учета»: ведется хранение, обновление и изменение военнообязанных сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Воинский учет»;

4. «изменение стажа»: ведется хранение, обновление и изменение стажа сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Стаж»;

5. «отслеживание отпусков»: ведется хранение и обновление данных об отпусках сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Отпуска»;

6. «поощрения»: ведется хранение, обновление и изменение данных о поощрениях сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Поощрения»;

7. «перемещения»: ведется хранение, обновление и изменение данных о движении сотрудников Управления, которые помещены в хранилище данных «Перемещение»;

8. «увольнение»: ведется хранение данных об уволенных сотрудниках Управления, которые помещены в хранилище данных «Уволенные».

На данной диаграмме «данные сотрудников» является входом.

Выходом будут «данные по перемещению» и «данные по увольнению».

Управление и механизмы у данных работ одинаковые: законы и нормативно – правовые акты, работники отдела кадров.