1.4 Постановка задачи

Темой данного дипломного проекта является «Разработка и проектирование информационной системы отдела государственной службы и кадров Управления Росрегистрации по Ярославской области».

Чтобы начать создавать информационную систему необходимо определить, поставить перед собой задачи, которые будут решаться при проектировании.

Основная задача, которая стоит перед информационной системой – это выполнение своей ответственности по своевременному, полному и качественному выполнению возложенных на отдел функций.

Для этого необходимо решить ряд задач:

1. Создание единой кадровой базы данных;

2. Распределение информации в базе по подразделениям и отделам;

3. Распределение информации по каждому сотруднику отдельно;

4. Оперативное хранение, обновление и изменение данных в базе;

5. Использование базы данных всеми сотрудниками отдела;

6. Возможность подготовки справок и отчетов по заданным параметрам;

7. Возможность минимизировать затраты времени на подготовку отчетов и справок;

8. Возможность уйти от дублирующих работ сотрудниками отдела;

9. Информационная защита и физическая безопасность данных;

1.4.1 Общая характеристика организации решения задач

Создание информационной системы проходит в несколько этапов:

1. Обследование предметной области, изучение и формализация требований будущего пользователя;

2. Разработка функциональной модели (использование технологии BРwin.);

3. Разработка концептуальной модели (использование технологии ERwin);

4. Создание базы данных (использование СУБД Access);

5. Проектирование телекоммуникационную среду для информационной системы;

6. Написание сопутствующей документации;

7. Проведение мероприятий по обучению сотрудников отдела работе с системой.

Информацию можно разделить на входную и выходную.

К входной информации можно отнести информацию о сотрудниках Отделения, которую получаем и заносим в базу данных, с которой непосредственно работаем: храним, обновляем, дополняем. изменяем.

Выходная информация – это информация по составлению отчетов и справок по заданным параметрам, необходимая как самим работникам отдела, так и руководству.

Вся входная информация разбита по определенным видам работ (технология BРwin.). Полученные виды работ выделены в отдельные таблицы (технология ERwin), определены связи между таблицами. Для добавления и редактирования данных будут использоваться экранные формы (СУБД Access) с полями ввода и управляющими элементами (кнопками). В системе предполагается наличие всех необходимых отчетных форм для формирования отчетов и справок по заданным критериям и печати их. Все отчеты генерируются автоматически, используя выборки информации из базы данных с помощью запросов.

Очень важно организовать целостность данных, их каскадное обновление и, если необходимо, удаление. В базе данных это будет обеспечиваться путем ключевых полей и связями между таблицами.

Как было уже сказано выше, для организации базы данных будет использоваться система управления базой данных (СУБД) Access.

База данных будет организована как файл – серверная архитектура. Компоненты информационной системы, выполняемые на РС, взаимодействуют только за счет наличия общего хранилища файлов, которое находится на файл – сервере. Основным достоинством является простота организации. Проектировщики и разработчики находятся в привычных и комфортных условиях среды Windows. Имеются удобные и развитые средства разработки графического пользовательского интерфейса, простые в использовании средства разработки систем баз данных и СУБД. Необходимыми требованиями к базе данных информационной системы являются поддержание её целостного состояния и гарантированная надежность хранения информации. В файл – серверной архитектуре мы имеем «толстого» клиента и очень «тонкий» сервер в том смысле, что вся работа выполняется на стороне клиента, а от сервера требуется лишь достаточная емкость дисковой памяти.

Распределенная обработка данных позволила повысить эффективность удовлетворения изменяющейся информационной потребности работника и, тем самым, обеспечить гибкость принимаемых им решений. Преимущества распределенной обработки данных: большое число взаимодействующих пользователей, выполняющих функции сбора, передачи и выдачи информации; обеспечение доступа работнику к вычислительным ресурсам сети.