1.2 Экономическая сущность задачи

Объектом рассмотрения данного проекта является организация работы в отделе кадров Управления. Автоматизация рабочего места сотрудников отдела кадров, обеспечивающего снижение трудовых затрат на составление отчетов, на поиск нужной информации, хранения кадровой информации по каждому сотруднику Управления и является основной задачей проекта. На данный момент отдел кадров не имеет свою информационную систему, которая позволила бы выполнять функции, возложенные на отдел оперативнее и качественнее. Большинство нужной информации хранится на бумажных носителях (документы хранятся в личное дело работника), некоторая часть хранится в текстовых документах и сотрудникам отдела кадров приходится искать вручную необходимую информацию, что занимает достаточно долгое время. В связи с этим, работа сотрудников отдела кадров имеет ряд трудностей и недостатков: например, чтобы предоставить информацию по работникам, имеющим высшее образование, приходится либо вспоминать какое образование имеет тот или иной сотрудник, что приводит к остановке работы в отделе, так как в эту процедуру включаются все сотрудники отдела и не всегда это можно сделать качественно (кого-то можно и забыть), либо приходится просматривать личное дело каждого работника, на что затрачивается много времени.

В проекте необходимо заложить возможность хранения информации о каждом сотруднике Управления в одном месте (единой БД), использования этих данных в работе, достоверного и оперативного предоставления информации для отчетности, для запросов руководства, для аналитических справок.

Результатом дипломного проекта будет являться программный продукт, который поможет:

• Не допустить дублирования работ, проводимых сотрудниками отдела (например, выборка по образованию используется в разных отчетах, которые делают разные работники отдела, и каждому из них приходиться просматривать и обрабатывать данные по образованию и так далее).

• Минимально снизить затраты на ряд операций в работе каждого сотрудника отдела, что приведет к увеличению работоспособности отдела в целом;

• Организовать эффективный контроль за своевременным обновлением информации;

• Организовать оперативность и качественность работы отдела;

Наличие единой кадровой базы данных создано для организации эффективного информационного обмена между сотрудниками отдела. Вся информация будет сохранена и проанализирована. На большинство запросов руководства смогут отвечать сотрудники отдела, которые напрямую не связаны с выполнением конкретных работ, но имеющих возможность получить данные по запрашиваемой проблеме из общей пополняемой базы данных.

Данный проект будет содержать все необходимые функции для работы отдела. Будет использоваться простой и понятный интерфейс. Система будет проста во внедрении (установка системы, настройка технических средств, обучение работников) и эксплуатации.

Основные функции проекта:

• Информация по каждому сотруднику Управления;

• Изменение и добавление любой информации о сотруднике;

Наличие единой кадровой базы данных позволит освободить работников отдела от выполнения лишних операций (таких как, постоянный просмотр для получения данных личных дел, карточек персонифицированного учета, трудовых книжек, нарядов с приказами, регистрационных журналов и т.д.), на которые уходит порой больше времени, чем предоставления нужных данных, и порой по значимости не играют большой роли, но требуют много затраченного времени и сил.

По итогам работы за определенный период (отчетный либо нет) или по запросу от руководства имеет место предоставление отчетов (справок, аналитических справок).

К таким можно отнести:

• Количество и перечень принятых работников в Управление за выбранный период;

• Количество и перечень уволенных работников за выбранный период;

• Количество и перечень работников, имеющих конкретное образование (например, высшее);

• Количество и перечень работников, имеющих классный чин (либо конкретный классный чин, либо всего);

И так далее;