Глава 3. Обоснование эффективности проекта

3.1 Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности

Для обоснования экономической эффективности необходимо дать определение этому понятию. Под эффективностью будем понимать целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработке данных, которая приведет к увеличению скорости выполняемых работ сотрудниками отдела.

Внедрение информационных технологий сопряжено с капитальными вложениями, как на приобретение техники, так и на разработку проектов, выполнения подготовительных работ и подготовку кадров. Поэтому внедрению должно предшествовать экономическое обоснование целесообразности внедрения экономической информационной системы. Это означает, что должна быть исчислена эффективность применения автоматизированных информационных технологий.

Под эффективностью автоматизированного преобразования экономической информации понимают целесообразность применения средств вычислительной и организационной техники при формировании, передаче и обработки данных. Различают расчетную и фактическую эффективность. Расчетную эффективность определяют на стадии проектирования автоматизации информационных работ, то есть разработки технорабочего проекта, фактическую эффективность рассчитывают по результатам внедрения технорабочего проекта.

Обобщенным критерием экономической эффективности является минимум затрат труда.

При этом установлено, что, чем больше участков управленческих работ автоматизировано, тем эффективнее используется техническое и программное обеспечение.

Организационный эффект проявляется в освобождении работников от рутинных операций по систематизации и группировки данных, многочисленных расчетов и записей, сверки данных, что является основной задачей нашего проекта.

Информационный фактор эффективности выражается в повышении уровня информированности персонала и руководства.

Экономический эффект от внедрения вычислительной и организационной техники подразделяют на прямой и косвенный. Оценить и прямой, и косвенный экономический эффект предстоит в процессе многодневной работы, т.к. отдача не может быть мгновенной.

Под прямой экономической эффективностью понимают экономию материально-трудовых ресурсов и денежных средств, полученную в результате сокращения (либо в результате не доведения до увеличения) штатной численности отдела, а в результате фонда заработной платы, расхода основных и вспомогательных материалов. Под прямой оценкой эффективности понимают оценку использования внедренной информационной системы в сфере информатизации. Основным же показателем является повышение качества выполняемых работ, которое, как и при прямой экономической эффективности, ведет к экономии трудовых ресурсов.

К косвенным показателям можно отнести:

• Доступность информации путем хранения в единой базе;

• Более быстрая и качественная обработка информации для отчетности;

• Лучшая наглядность информации, относящейся к конкретному работнику;

3.2 Расчет показателей экономической эффективности проекта

До разработки проекта, отдел кадров выполнял операционные действия все вручную. При приеме на работу, увольнению и перемещению внутри Управления все данные собираются в бумажных носителях, подшиваются и хранятся в соответствующих нарядах, согласно номенклатуре дел отдела кадров. Также для отчетности и справок, которые зачастую приходится делать чуть ли ни ежедневно (по разным критериям), приходилось пересматривать, обрабатывать данные, находящиеся на бумажных носителях, после чего делать сводную справку (отчет). То есть получалось так, что полученная выборка оставалась лишь в виде полученной справки (отчета) и в основном в цифрах.

Получается так, что при поиске нужной информации: во-первых, затрачивалось много времени для поиска, во-вторых, данные оставались в виде цифр, что мешало воспользоваться уже как бы обработанной информацией для других справок или отчетов. Поэтому вновь приходилось просматривать и обрабатывать данные из бумажных носителей. И получалась какая-то замкнутая цепь: очень многие операции приходилось повторять неоднократно, причем не только одним сотрудником отдела.

С помощью разработанной нами системы, этого можно избежать.

Во всей работе отдела, для аналитических справок и отчетов не нужно будет просматривать каждое личное дело сотрудника Управления, чтобы найти получить нужную информацию. Можно будет использовать возможности работы с базой данных, которая выполнена в СУБД Access и имеет очень большие возможности (например, для получения справки нужно будет сделать интересующий нас запрос, на основе его отчет, и получить вводом какого-то параметра интересующие нас данные).

«Минус» использования системы в работе отдела кадров.

Специфика работы отдела кадров состоит в том, при поступлении на работу на каждого сотрудника заводится личное дело, куда подшиваются все документы, относящиеся к личности конкретного сотрудника: анкета, автобиография, медицинская справка, копия трудовой книжки, копии документов о регистрации (брака, развода, рождении детей), копия диплома, копия ИНН, копия медицинского полиса, заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, контракт, дополнительные соглашения, приказы о перемещении, приказы о классных чинах, приказы о поощрениях, характеристики, аттестационные листы. Это один из моментов ведения кадрового делопроизводства, и от этого никуда не уйти.

При внедрении нашей системы придется на первых порах обработки документов (сбор документов, распределение их по разделам личного дела, подшивание документов) делать как бы двойную работу, т.е. заносить данные, содержащиеся в этих документах, в базу данных. Это, конечно же, будет занимать определенное лишнее время в работе сотрудников отдела.

Но зато в последующей работе, для составления справок и отчетов, что приходится делать довольно таки часто, эти труды окупятся. Не надо будет постоянно лезть в личные дела сотрудников, просматривать их, ища нужные данные, выписывать их, обобщать и делать сводную справку. Это можно будет сделать благодаря разработанной нами системе.

Рассмотрим моменты, которые при внедрении нашей системы приведут к улучшению, упрощению работы отдела кадров в целом.

Увеличение объемов хранимой информации.

При переходе к хранению информации в электронном виде информация становиться более структурированной и оптимально распределенной. В базовом варианте большинство информации хранится на бумажных носителях, которые в совокупности занимают не мало места. При хранении информации в проектном варианте занимают около одного мегабайта дискового пространства (включая информацию о структуре БД, связях, правилах), значит на одном гигабайте (1 Gb) можно разместить до 30 000 записей с данными по каждому сотруднику Управления, которые в любое время можно сформировать в печатном виде.

К тому же, в отличие от данных на бумажных носителях, эти данные легко править, добавлять, обновлять, и разумеется, в дальнейшем использовать уже «свежие» данные в работе.

Сокращение времени поиска информации по сотрудникам.

Поиск информации в базовом варианте (до применения нашей системы) занимает значительно больше времени, так как производился вручную. Необходимо пройти в помещение, где хранятся личные дела сотрудников и по очереди брать каждое личное дело. Нужно в каждом личном деле (а их 243 единицы, и в каждом от 40 и более листов), найти нужную информацию, выписать ее, затем все выписанные данные обобщить в единую.

Рассмотрим ряд примеров:

1. Необходимо предоставить информацию, сколько человек было принято на работу за определенный период (например, за ноябрь 2005 года):

1.1. Выполнение работы в прежнем (ручном) варианте (табл.3.):

Таблица 3.

Затраты на выполнение работ в ручном варианте

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Просмотреть журнал регистрации приказов и выписать информацию по заданному периоду.	10
2	Оформить полученные результаты	5
3	Итого (сумма строк 1,2)	15 (или примерно 0,25 ч.)

1.2. Теперь рассмотрим выполнение работы с помощью системы (табл.4.):

Таблица 4.

Затраты на выполнение работ с помощью системы

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Открыть базу данных	0,5
2	В режиме запроса сделать запрос по приемам на работу с условием – отбора по периоду (01.11.2005 – 30.11.2005)	4
3	На основе запроса сделать отчет по приему на работу	4
4	Просмотреть и распечатать отчет	2
5	Итого (сумма строк 1,2,3,4)	10,5 (или примерно 0,18 часа)

Получилось, что мы затратили время 0,18 часа, что составляет примерно в 1,4 раз быстрее, чем мы это сделали вручную.

Разница в данном примере получилась вроде бы небольшой, но все равно экономия рабочего времени присутствует.

2. Необходимо сделать выборку по сотрудникам, имеющим высшее, средне-специальное, неполное высшее образование:

2.1. Выполнение работы в прежнем (ручном) варианте (табл.5.):

Таблица 5.

Затраты на выполнение работ в ручном варианте

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Пройти в помещение, где хранятся личные дела	1
2	Работа с одним личным делом (взять его, найти нужную информацию по образованию, выписать ее)	1
3	Работа со всеми личными делами (количество личных дел умножить на время, затраченное на работу с одним личным делом)	243*1=243
4	Вернуться обратно на рабочее место	1
5	Объединить полученные данные в одну (сделать сводку, черновой вариант)	3
6	Оформить справку (набрать на компьютере)	3
7	Итого (сумма строк 1,3,4,5,6)	251 (или примерно 4 ч.)

Получилось, что на выполнение выборки по образованию уходит 4ч. работы одного сотрудника, что составляет ½ рабочего дня. А данные в надлежащем виде сохраняются лишь в виде цифр. Конечно же, можно сохранить сделанные выписки из личных дел, но это получается не всегда.

2.2. Теперь рассмотрим выполнение работы с помощью системы (табл.6.):

Таблица 6.

Затраты на выполнение работ с помощью системы

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Открыть базу данных	0,5
2	В режиме запроса сделать запрос 1 с условием – высшее образование	5
3	В режиме запроса сделать запрос 2 с условием – неполное высшее образование	5
4	В режиме запроса сделать запрос 3 с условием – средне-специальное образование	5
5	На основе запроса 2 сделать отчет по неполному высшему образованию и распечатать его	5
6	На основе запроса 1 сделать отчет по высшему образованию и распечатать его	5
7	На основе запроса 3 сделать отчет по средне-специальному образованию и распечатать его	5
8	Итого (сумма строк 1,2,3,4,5,6,7)	30,5 (или примерно 1/2 часа)

Получилось, что мы затратили время ½ часа, что составляет примерно в 8 раз быстрее, чем мы это сделали вручную.

3. Необходимо предоставить информацию, кто и когда получал поощрение в течение года, чтобы определить размер итоговой премии.

3.1. Выполнение работы в прежнем (ручном) варианте (таб.7.):

Таблица 7.

Затраты на выполнение работ в ручном варианте

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Пройти в помещение, где хранятся личные дела	1
2	Работа с одним личным делом (взять его, найти нужную информацию по поощрениям, выписать ее)	2
3	Работа со всеми личными делами (количество личных дел умножить на время, затраченное на работу с одним личным делом)	243*2=486
4	Вернуться обратно на рабочее место	1
5	Оформить справку (внести данные по каждому сотруднику: количество сотрудников умножить на количество минут, затрачиваемых на введение данных на одного сотрудника, что равняется 1 мин.)	243*1=243
6	Итого (сумма строк 1,3,4,5)	731 (или примерно 12 ч.)

3.2. Теперь рассмотрим выполнение работы с помощью системы (таб.8.):

Таблица 8.

Затраты на выполнение работ с помощью системы

№ п/п	Операция	Затрата времени, мин.
1	Открыть базу данных	0,5
2	В режиме запроса сделать запрос по поощрениям с условием – отбора по отделам	5
3	На основе запроса сделать отчет по поощрениям	5
4	Просмотреть и распечатать отчеты (просмотр и печать отчета одного отдела, который равен 2 мин., умножить на количество отделов, их 25)	25*1=50
5	Итого (сумма строк 1,2,3,4)	60,5 (или примерно 1 час)

Получилось, что мы затратили время 1 час, что составляет примерно в 12 раз быстрее, чем мы это сделали вручную.

Разница получилась очень значительная, так как появляется время на выполнение других работ отдела.

В результате полученных сравнений не жалко потратить дополнительное время на ввод информации в базу данных.

Итак, по полученным выше сравнениям можно сделать вывод, что несмотря на имеющийся минус во внедрении системы, все-таки ее использование в работе отдела кадров принесет свои положительные результаты в экономии времени на выполнение ряда операций. Что приведет к значительным увеличением темпов работы сотрудников отдела, облегчении их работы с большими объемами данных (информации).

Заключение

Практическое значение настоящей работы состояло в том, чтобы создать информационную систему для отдела государственной службы и кадров Управления Федеральной регистрационной службы по Ярославской области.

Целью проекта была разработка программного решения, которое взяло бы на себя часть функций, выполняемых сотрудниками в отделе кадров Управления. Автоматизация работы отдела кадров в данном проекте предназначена в первую очередь для повышения эффективности и скорости работы сотрудников отдела. Поэтому функциональные возможности полученной информационной системы направлены на решение конкретных задач (работ) отдела кадров. К основным задачам проектного решения мы отнесли: хранение информации в единой базе, организацию оперативного поиска нужной информации по каждому сотруднику и оперативную подготовку аналитических справок и отчетов.

Также мы попытались доказать то, что с помощью данного проекта работа сотрудников отдела станет проще, оперативней и качественней.

В полученной системе вся информация может быть сохранена и проанализирована. В проекте используется простой и понятный интерфейс. Данную систему легко установить и обслуживать. Не требуется специальных (особых) знаний для работы с ней.

Проект разрабатывался с учетом всех пожеланий и требований всех пользователей (одним из пользователей является и автор проекта). Еще до полной готовности программы все пользователи могли ознакомиться с уже готовыми частями, высказать пожелания и рекомендации по интерфейсу, функциям и отчетам.

Основные функции системы:

- возможность хранения информации по сотрудникам Управления в одном месте, в единой кадровой базе данных;

- возможность вносить изменения, добавления данных в базу;

- возможность использования базы данных всеми сотрудниками отдела кадров;

- оперативная работа сотрудников с данными, хранящимися в базе;

- возможность составления отчетов и справок по конкретно определенным заданным параметрам;

- распределение отчетных данных по отделам, а также и объединение по всему Управлению;

Наличие подобной информационной системы позволяет освободить специалистов от выполнения лишних повторяющихся операций при выполнении отдельных работ, обеспечивает высокий уровень подготовки справок и отчетов, быструю ориентировку в предоставлении ответа на обращение сотрудников Управления по интересующим их вопросам.

Дипломный проект - это программный продукт, который поможет:

• Повысить оперативность в выполнении поставленных задач на отдел кадров Управления за счет автоматизации рабочих мест сотрудников отдела.

• Использовать единую кадровую базу данных для улучшения, облегчения работы сотрудников отдела.

• Организовать эффективный контроль за изменением информации, ее обновлением и дополнением.

После окончания разработки дипломного проекта отделу государственной службы и кадров было предложено внедрение полученного приложения «Кадровая база данных» в работу. Было проведено заседание комиссии и составлен акт о внедрении системы «Кадровая база данных» в работу отдела государственной службы и кадров Управления Росрегистрации по Ярославской области (Приложение 19).

Список литературы

А) Нормативно – правовые акты.

1. Федеральный закон № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 г.

2. Трудовой Кодекс Российской Федерации, введенный в действие с 01.02.2002 г.

Б) Официальные издания.

3. Справочник кадровика: делопроизводство. – М.: ИНФРА – М,2002.

В) Учебные пособия.

4. Вейцман В.М. Проектирование экономических информационных систем: Учебное пособие/ – Яр.: МУБиНТ, 2002.

5. Вейцман В.М. Автоматизированная разработка корпоративных информационных систем: Учебное пособие/– Ярославль: МУБиНТ, 2003.

6. Информационные системы в экономике. Учебник / Под ред. Проф. В.В. Дика. - М.: Финансы и статистика, 1996.

7. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. «Проектирование экономических информационных систем»: Учебник – М.: Финансы и статистика, 2001.

Г) Монографии.

8. Бройдо В.Л. Вычислительные системы, сети и телекоммуникации – СПб.: Питер, 2002.

9. Гук М. Аппаратные средства локальных сетей. Энциклопедия. – СПб.: Питер, 2003.

10. Маклаков С.В. BPwin и ERwin. CASE-средства разработки информационных систем. Москва: ДИАЛОГ-МИФИ, 1999.

11. Малыхина М.П. Базы данных: основы, проектирование, использование. Санкт-Петербург. БХВ-Петербург, 2004г.

12. Титоренко Г.А. Автоматизированные информационные технологии в экономике. Москва: издательство ЮНИТИ, 1998 г.

13. Тимошок Т.В. Microsoft Access2002. Краткое руководство.: – М.: Издательский дом «Вильямс», 2004.

14. Федотова Д.Э., Семенов Ю.Д., Чижик К.Н. Case – технологии. Москва: Горячая линия – Телеком, 2003.

15. Харитонова И.А., Михеева В.Д. Microsoft Access 2000: разработка приложений. БХВ – Санкт-Петербург. Дюссельдорф – Киев – Москва – Санкт-Петербург 2000г.

Размещено на Allbest.ru