2.1.4 Субд Access
Теперь, на основе созданных ранее отношений можно строить таблицы применительно к конкретной СУБД, в нашем случае это Microsoft Access 2000.
Преобразование отношений в таблицы осуществляется по следующим принципам: каждое отношение (сущность) становится отдельной таблицей, а каждый атрибут отношения становится полем.
Для этого мы генерируем полученные отношения (Физическую модель) ERwin в СУБД Access:
1. Создаем пустую базу данных Access - «База данных».
2. В меню Database выбираем строку Database Connection и в открывшемся окне в User Name прописываем admin, а в Database выбираем нашу созданную базу данных «База данных», и нажимаем кнопку Connect.
3. Далее в меню Tools выбираем строку Forward Engineer/Scema Generation и в появившемся окне нажимаем кнопку Generate, после проверки на наличие ошибок, при их отсутствии нажимаем кнопку OK.
4. Открываем нашу базу «База данных» и все отношения ERwin сгенерировались в таблицы.
Получились следующие таблицы (рис.4.):
Рис.4. Окно Таблицы
Таблицы в Базе данных должны находиться в целостном непротиворечивом состоянии. Поддержка целостности данных – предотвращение некорректного изменения данных в связанных таблицах, нарушающего установленное отношение между ними. Поддержка целостности базы данных реализуется посредством ряда ограничений, накладываемых на данные. Определение условия целостности данных осуществляется при установлении взаимосвязи между родительским и дочерним отношениями.
В Microsoft Access обеспечена поддержка целостности данных, позволяющая автоматически согласовывать изменения и удалять данные в полях связанных таблиц в реляционных отношениях «один-к-одному» и «один-ко-многим».
Целостность данных – это система правил, регулирующих взаимодействие между связанными таблицами и обеспечивающих корректность хранимых в таких таблицах данных. Целостность данных подразумевает, что данные, вводимые в поле внешнего ключа дочерней таблицы, должны совпадать с данными, хранимыми в поле первичного ключа родительской таблицы. При любых попытках модификации ключевых полей связанных таблиц программа Access автоматически проверяет их значения. Если такое изменение нарушает установленную между таблицами связь, выдается сообщение о нарушении целостности данных [11, С.147].
Правила, которые поддерживаются программой Access, если применяются условия целостности данных:
В поле внешнего ключа дочерней таблицы нельзя ввести значение, не содержащееся в поле первичного ключа родительской таблицы. Таким образом, если указать в ключевом поле дочерней таблицы запись, которая отсутствует в главной таблице, то при сохранении записи программа Access выдаст сообщение об ошибке.
Программа Access не позволяет удалить запись родительской таблицы, если в дочерней таблице имеются связанные с ней записи.
Нельзя изменить значение первичного ключа в родительской таблице, если для данной записи существуют связанные записи в дочерней таблице.
Для этого устанавливаем флажок опции Обеспечение целостности данных (в схеме данных при установлении связей между таблицами) (рис.5.).
Рис.5. Окно Изменение связей
Кроме того, при выборе опции обеспечения целостности в окне Изменение связей устанавливаем дополнительные опции, которые позволяют активизировать автоматическое выполнении каскадного удаления и каскадного обновления данных (рис.5.):
Каскадное обновление связанных полей: когда флажок этой опции установлен, то при любом изменении данных первичного ключа в родительской таблице автоматически будут обновляться соответствующие значения в поле связанной таблицы. Благодаря внесению необходимых изменений в связанную таблицу целостность данных не будет нарушена. Если эта опция не включена, изменить значение ключевого поля первичной таблицы не удастся.
Каскадное удаление связанных записей: если флажок этой опции установлен, то при удалении записи в родительской таблице автоматически будут удаляться все соответствующие записи в дочерней связанной таблице. Если не включить эту опцию, Access не позволит удалить запись родительской таблицы при наличии связанных записей в дочерних таблицах. Чтобы все-таки разрешить эту ситуацию, придется сначала удалить все записи в дочерних таблицах и только потом – запись в главной таблице [13, С.153].
Также для обеспечения целостности данных используются типы данных, что мы уже сделали.
Схема данных приведена в (Приложение 11).
Теперь можно перейти к следующему этапу – создание форм и отчетов.
Описание форм и отчетов.
После того как созданы все необходимые таблицы и установлены связи между ними, нужно создать объекты, которые обеспечат работу с данными в этих таблицах. Т.е. нужно создать интерфейс пользователя, который необходим для упрощения ввода и получения данных, а также создания отчетов.
Существуют следующие объекты Microsoft Access, которые можно применять для организации взаимодействия пользователя с данными, хранящимися в таблицах:
Формы;
Отчеты;
Формы:
Формы предназначены как для отображения, так и для ввода данных в таблицы. Они позволяют отобразить данные в виде, удобном для пользователя, обеспечить корректировку этих данных, ввод новых записей и удаление ненужных. Формы, как правило, не применяются для вывода данных на печать.
Формы могут быть созданы как для одной таблица, так и для нескольких, связанных между собой и имеющими отношения между собой «один-ко-многим». Тогда возможным становится с помощью формы вводить данные сразу в несколько таблиц, соблюдая условия целостности данных [13, С.107].
Для создания форм будет использоваться Мастер создания форм – это способ создания форм на основе существующих таблиц с определенным, нужным набором полей (т.е. в форму можно включить не все поля таблицы, а лишь те, которые считаются нужными). Также с помощью мастера можем делать составные таблицы, которые иногда очень удобны в последующей работе с данными. Тип формы будет «ленточный» и «табличный». Стиль оформления выбираем официальный [13, С.107].
Макет формы состоит из следующих разделов:
Заголовок формы: определяет верхнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом примечания формы. В область заголовка можно поместить текст, графику и другие элементы управления.
Верхний колонтитул: определяет верхний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим нижний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.
Область данных: определяет основную часть формы, содержащую данные, полученные из источника. Этот раздел может содержать элементы управления, отображающие данные из таблиц, а также неизменяемые данные, например надписи.
Нижний колонтитул: определяет нижний колонтитул страницы при печати формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом, определяющим верхний колонтитул страницы. Этот раздел отображается только в том случае, когда форма открыта в режиме предварительного просмотра.
Примечание формы: определяет нижнюю часть формы. Этот раздел добавляется в форму вместе с разделом заголовок формы. В область примечания можно поместить элементы управления [13, С. 107].
Из всех перечисленных разделов обязательным является только раздел области данных.
Начинаем создавать формы (Приложение 13):
1. Первую форму, которую будем создавать – это форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ. Она создается на основе таблицы Подразделения. В форму включим только одно поле – подразделение. Поле код_подразделения нами используется для связи с таблицей Отдел, поэтому в форму это поле вводить не будем. Но так как в подразделения состоят из отделов, то для создания формы ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ будут использоваться поля из таблицы Отдел. Включим только одно поле – отдел. Поля код_подразделения и код_отдела используются для связи с таблицами подразделения и ФИО, поэтому в форму эти поля вводиться не будут. И так как в отделах работают сотрудники, то для создания формы ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ будут использоваться поля из таблицы ФИО. Включим поля: ФИО и табельный номер. Поле код_отдела вводить не будем.
Подытожив все вышеизложенное, получилась первая составная форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, в которую включены поля: подразделения, отдел, ФИО, табельный номер. В данном отношении главная форма – ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ и две подчиненные формы – ОТДЕЛ и ФИО.
2. Второй формой создадим форму ДОЛЖНОСТЬ. Для этого из таблицы Список должностей выберем поле оклад, а из таблицы Должность выберем поля должность и табельный номер, и включим их в форму. Таким образом, форма ДОЛЖНОСТЬ будет содержать поля: табельный номер, должность, оклад.
3. Третьей формой создадим форму ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ. Для этого из таблицы Личные данные выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ будет содержать поля: табельный номер, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, дата рождения, пол, национальность, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, члены семьи.
4. Четвертой формой создадим форму ПРИЕМ НА РАБОТУ. Для этого из таблицы Прием на работу выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПРИЕМ НА РАБОТУ будет содержать поля: табельный номер, дата приема, вид найма, номер приказа, последнее место работы, причина увольнения с предыдущей работы.
5. Пятой формой создадим форму ОБРАЗОВАНИЕ. Для этого из таблицы Образование выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ОБРАЗОВАНИЕ будет содержать поля: табельный номер, образование, номер диплома, квалификация, дата окончания, специальность, наименование ВУЗа.
6. Шестой формой создадим форму СТАЖ. Для этого из таблицы Стаж выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма СТАЖ будет содержать поля: табельный номер, стаж государственной службы, общий стаж, непрерывный стаж.
7. Седьмой формой создадим форму НАГРАДЫ. Для этого из таблицы Награды выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма НАГРАДЫ будет содержать поля: табельный номер, ведомственные, государственные.
8. Восьмой формой создадим форму КЛАССНЫЙ ЧИН. Для этого из таблицы Классный чин выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма КЛАССНЫЙ ЧИН будет содержать поля: табельный номер, классный чин, дата присвоения, номер приказа, % надбавка.
9. Девятой формой создадим форму ВОИНСКИЙ УЧЕТ. Для этого из таблицы Воинский учет выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ВОИНСКИЙ УЧЕТ будет содержать поля: табельный номер, воинский учет, кадровый состав, воинское звание, категория запаса, профиль, номер команды, категория годности, номер ВУС, военкомат.
10. Десятой формой создадим форму ПЕРЕМЕЩЕНИЯ. Для этого из таблицы Перемещения выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПЕРЕМЕЩЕНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, дата назначения, должность.
11. Одиннадцатой формой создадим форму ЛИЧНОЕ ДЕЛО. Для этого из таблицы Личное дело берем все поля и включаем их в форму. Таким образом, форма ЛИЧНОЕ ДЕЛО будет содержать поля: табельный номер, номер раздела, содержание раздела.
12. Двенадцатой формой создадим форму ПООЩРЕНИЯ. Для этого из таблицы Поощрения выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ПООЩРЕНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, сумма, дата поощрения, вид поощрения.
13. Тринадцатой формой создадим форму ОТПУСКА. Для этого из таблицы Отпуска выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ОТПУСКА будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, вид отпуска, количество дней, период, начало отпуска, окончание отпуска, материальная помощь, остаток.
14. Четырнадцатой формой создадим форму ВЗЫСКАНИЯ. Для этого из таблицы Взыскания выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма ВЗЫСКАНИЯ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, вид взыскания, дата.
15. Пятнадцатой формой создадим форму НАДБАВКИ. Для этого из таблицы Надбавки выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма НАДБАВКИ будет содержать поля: табельный номер, за выслугу лет, за классный чин, за особые условия госслужбы.
16. Шестнадцатой формой создадим форму РЕЗЕРВ НА ВЫДВИЖЕНИЕ. Для этого из таблицы Резерв на выдвижение выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма РЕЗЕРВ НА ВЫДВИЖЕНИЕ будет содержать поля: табельный номер, выдвигаемая должность.
17. Семнадцатой формой создадим форму КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ. Для этого из таблицы Курсы повышения квалификации выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ будет содержать поля: табельный номер, учебное заведение, количество часов, год обучения, содержание курсов.
18. Восемнадцатой формой создадим форму УВОЛЕННЫЕ. Для этого из таблицы Уволенные выберем все поля и включим их в форму. Таким образом, форма УВОЛЕННЫЕ будет содержать поля: табельный номер, номер приказа, дата увольнения, основание.
19. Девятнадцатой формой создадим форму КОНТРАКТ. Для этого из таблицы Контракт выберем поля табельный номер и номер контракта и из таблицы Дополнительное соглашение выберем поля дополнительного соглашения и содержание дополнительного соглашения и включим их в форму. Таким образом, форма КОНТРАКТ будет содержать поля: табельный номер, номер дополнительного соглашения, номер контракта, дата заключения дополнительного соглашения, содержание дополнительного соглашения.
20. Двадцатой создадим форму СОИСКАТЕЛИ. Для этого из таблицы Данные соискателей выберем все поля и включим их в форму. Данная форма будет содержать данные граждан, которые хотят устроиться на работу в Управление.
21. Двадцать первой формой создадим форму ОТЧЕТЫ. Данная форма будет содержать отчеты (подробное описание создания отчетов и самой формы ОТЧЕТ см. ниже).
В каждой форме будем вносить, изменять, добавлять и обновлять данные.
Так как все формы, кроме форм ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ОТЧЕТЫ и СОИСКАТЕЛИ, а следовательно и данные, которые будут в них находиться, зависят от таблицы ФИО, то в подчиненной форме ФИО в примечании формы создадим элемент управления кнопки:
Кнопка должность;
Кнопка прием на работу;
Кнопка личные данные;
Кнопка образование;
Кнопка стаж;
Кнопка награды;
Кнопка отпуска;
Кнопка воинский учет;
Кнопка перемещения;
Кнопка поощрения;
Кнопка взыскания;
Кнопка резерв на выдвижение;
Кнопка надбавки;
Кнопка классный чин;
Кнопка курсы повышения квалификации;
Кнопка уволенные;
Кнопка личное дело;
Кнопка контракт;
Каждая кнопка будет открывать указанную на ней форму для просмотра данных.
Для удобства просмотра открытых кнопкой данных, чтобы было видно данные какого сотрудника изображены на странице, создадим в каждой форме, кроме форм ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ, ОТЧЕТЫ и СОИСКАТЕЛИ, в разделе заголовок формы элемент управления надпись, который будет отображать ФИО выбранного сотрудника.
Также для удобства создадим в каждой форме кнопку Закрыть форму. Данная кнопка будет автоматически закрывать форму, и возвращать в исходную до открытия данной формы позицию.
22. Двадцать второй формой создадим ГЛАВНУЮ КНОПОЧНУЮ ФОРМУ, которая будет выполнять роль меню, где пользователь будет выбирать нужные операции. Эта форма содержит кнопки, нажатием которых выбираются следующие объекты приложения (Приложение 14):
ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ: открывается форма ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ (см. описание формы выше).
ОТЧЕТЫ: открывается форма ОТЧЕТЫ, где располагаются все необходимые в работе отчеты.
ВЫЙТИ ИЗ ПРИЛОЖЕНИЯ: прекращается работа с приложением, закрывается ГЛАВНАЯ КНОПОЧНАЯ ФОРМА и осуществляется выход из приложения.
СОИСКАТЕЛИ: открывается форма СОИСКАТЕЛИ, где можно будет увидеть данные граждан, стремящихся устроиться на работу в Управление.
Получились следующие формы (рис.6.).
Рис.6. Окно Формы
ОТЧЕТЫ:
Отчеты предназначены только для отображения данных в нужном формате. Отчет может быть выведен как на экран, так и на печать. Кроме того, отчет можно сохранить в виде документа Word, Web-страницы, а также в виде «моментального снимка», рассылаемого по электронной почте, который можно просматривать на компьютере, даже если на нем не установлен Microsoft Access [13, С.207].
В соответствии с моделью представления данных, система будет создавать информационные отчеты. Для создания используются отчеты Access.
Отчеты имеют много общего с формами. Для создания отчетов применяются те же элементы управления, однако с помощью этих элементов нельзя изменить данные в таблицах. Отчеты имеют структуру, подобную структуре форм – разделы заголовок и примечание, верхний и нижний колонтитулы, область данных.
Создаваться отчеты будут с помощью мастера на основе запросов (Приложение 16).
ЗАПРОС – это наиболее эффективный способ извлечения полезной информации из базы данных. Запросы могут не только находить необходимые данные, но и производить некоторый анализ данных. Также запросы позволяют собирать воедино информацию из нескольких таблиц, учитывая связи, установленные между таблицами в базе данных. При разработке запроса можно выбрать, какие поля исходных таблиц и в какой последовательности будут включены в таблицу результатов. Результат работы запроса – это группа записей, которые удовлетворяют заданному критерию запроса [13, С.173].
Будут использоваться:
запрос на выборку – тип запроса, принятый по умолчанию. Осуществляет выборку данных, соответствующих указанным условиям отбора, из одной или нескольких таблиц.
запрос с параметрами – прежде, чем запрос будет выполнен, на экран выводится диалоговое окно с приглашением ввести один или ряд параметров. Запрос, таким образом, допускает некоторую модификацию при каждом своем запуске. Запрос с параметрами можно отнести к отдельному типу условно, так как ввод параметра организуется для запроса на выборку [13, С.191].
Все запросы будут многотабличные. Имена запросам дадим в соответствии с именами отчетов (для удобства):
1. Запрос Личные сведения будет состоять:
Из таблицы Отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Оно будет выводиться на экран и в нем вводим условие отбора [введите ФИО]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести ФИО сотрудника. Так как личные данные относятся непосредственно к какому – то конкретному сотруднику.
Из таблицы Личные данные берем все поля: табельный номер, ИНН, номер пенсионного страхового свидетельства, дата рождения, пол, национальность, место рождения, адрес по прописке, адрес фактического проживания, телефон, паспортные данные, семейное положение, члены семьи. Все поля будут выводиться на экран
2. Запрос Повышение квалификации будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы фио берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы курсы повышения квалификации берем поля: табельный номер, учебное заведение, количество часов (в нем вводим условие отбора [введите количество часов]), год обучения, содержание курсов. Все поля будут выводиться на экран
3. Запрос Сведения о взысканиях будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Взыскания берем поля: табельный номер, номер приказа, вид взыскания, дата. В поле дата введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
4. Запрос Сведения о поощрениях будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Поощрения берем поля: табельный номер, номер приказа, сумма, дата поощрения, вид поощрения. В поле дата поощрения введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
5. Запрос Сведения о приеме на работу будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Прием на работу берем поля: табельный номер, дата приема, вид найма, номер приказа, последнее место работы, причина увольнения с предыдущей работы. В поле дата приема введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
6. Запрос Сведения о резерве будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Резерв на выдвижение берем поле: выдвигаемая должность, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
7. Запрос Сведения об уволенных будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Уволенные берем поля: табельный номер, номер приказа, дата увольнения, основание. В поле дата увольнения введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
8. Запрос Сведения по военнообязанным будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Воинский учет берем поля: табельный номер, воинский учет, кадровый состав, воинское звание, категория запаса, профиль, номер команды, категория годности, номер ВУС, военкомат. они будут выводиться на экран. Условий отбора в данных полях не будет.
9. Запрос Сведения по должностям будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Должность берем поле: должность, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
10. Запрос Сведения по наградам будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите ФИО]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести фио сотрудника. Так как данные нам буду нужны по конретному сотруднику.
Из таблицы Награды берем поля: ведомственные, государственные, они будут выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
11. Запрос Сведения по образованию будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Образование берем поля: табельный номер, образование, номер диплома, квалификация, дата окончания, специальность, наименование ВУЗа, они будут выводиться на экран. Условий отбора в данных полях не будет.
12. Запрос Сведения по отпускам будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран, оно будет выводиться на экран, и в нем вводим условие отбора [введите отдел]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название отдела. Так как сотрудники работают в разных отделах, это условие позволит получить данные о взысканиях в каждом отдельном отделе.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Отпуска берем поля: табельный номер, номер приказа, вид отпуска, количество дней, период, начало отпуска, окончание отпуска, материальная помощь, остаток. В поле начало отпуска введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
13. Запрос Сведения по перемещениям будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Перемещения берем поля: табельный номер, номер приказа, дата назначения, должность. В поле дата назначения введем условие отбора – Between [введите начальную дату] And [введите конечную дату]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести период (начальную дату – конечную дату), за который нужно получить сведения. Все поля будут выводиться на экран.
14. Запрос Сведения по стажу будет состоять:
Из таблицы отдел берем поле отдел, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы ФИО берем поле фио, оно будет выводиться на экран. Условий отбора в данном поле не будет.
Из таблицы Стаж берем поле: стаж государственной службы. В поле стаж государственной службы введем условие отбора – [введите количество лет]. Данное условие отбора будет выводить на экран диалоговое окно с приглашением ввести название количество лет.
На основе запросов с помощью мастера создаем следующие отчеты (Приложение 15).:
ВЗЫСКАНИЯ,
ВОИНСКИЙ УЧЕТ,
ДОЛЖНОСТЬ,
КУРСЫ ПОВЫШЕНИЯ КВАЛИФИКАЦИИ,
ЛИЧНЫЕ ДАННЫЕ,
НАГРАДЫ,
ОБРАЗОВАНИЯ,
ОТПУСКА,
ПЕРЕМЕЩЕНИЯ,
ПООЩРЕНИЯ,
ПРИЕМ НА РАБОТУ,
РЕЗЕРВ,
СТАЖ,
УВОЛЕННЫЕ.
Теперь определим надежность базы данных.
Работать с базой данных будут:
Начальник ОК;
Работники ОК;
Разграничений в правах и обязанностях между ними не будет. Так как иногда бывают ситуации, когда начальник отдела выполняет обязанности рядовых работников (например, когда работник отсутствует по причине болезни или отпуска) и, наоборот, работники выполняют обязанности начальника (например, когда начальник отсутствует по причине болезни или отпуска).
Таким образом, создадим одного пользователя, обладающего правами полного доступа к данным, который может управлять всеми компонентами информационной системы – «Администратор» (диаграмма использования системы управления персоналом представлена в (Приложение 17).
Однако общий режим защиты информации будет обеспечен путем введения пароля. Пароль вводится следующим образом: СЕРВИС – ЗАЩИТА – ЗАДАТЬ ПАРОЛЬ БАЗЫ ДАННЫХ. Пароль данной базы данных – кадры (все буквы строчные).
При запуске потребуется ввести пароль (рис.7.).
Рис.7. Окно ввода пароля
Если будет введен неверный пароль, то система сообщит об этом (рис.8.).
Рис.8. Окно «ошибочный пароль»
Инструкция пользователю.
Для того, чтобы пользоваться программой «Кадровая база данных» необходимо наличие приложения Microsoft Access 2000, который входит в пакет приложений Microsoft Office 2000.
Программа Access позволяет обеспечить ввод данных в таблицы, формы базы данных, их хранение и сопровождение, а также получать из совокупности этой информации нужные данные.
Инструкцию для пользователя представлена в (Приложение 18).