При запуске Access появляется главное окно Microsoft Access.

Открыв базу данных Access, пользователь видит на экране главное окно Access и окно базы данных. Главное окно Access имеет вид, аналогичный окнам других приложений Microsoft Office. В верхней части окна размещается его заголовок, меню и панель инструментов, а в нижней части — строка состояния. Строка состояния в нижней части окна приложения или документа служит для отображения подсказок о командах и кнопках и сведений о выполняемых операциях. Наиболее важным элементом интерфейса в среде Access является окно базы данных. Это контейнер, содержащий все объекты базы данных. Доступ к объектам возможен только через окно базы данных.

Строка под заголовком окна приложения содержит главное меню приложения, с помощью которого можно получить доступ к командам меню. Вид главного меню Access зависит от режима, в котором находится приложение. Ниже строки меню располагается панель инструментов, на которой находятся кнопки. Многие кнопки имеют тот же внешний вид и назначение, что и в других приложениях Microsoft Office. Совокупность команд, предоставляемых в распоряжение пользователю системой управления базами данных, может быть разбита на следующие типовые группы:

• команды для работы с файлами;

• команды редактирования;

• команды форматирования;

• команды для работы с окнами;

• команды для работы в основных режимах СУБД(таблица, форма, запрос, отчёт);

• получение справочной информации.

На рис. показаны в рабочем поле окна приложения: окно базы данных (неактивное) и окно документов - поставка запрос.

Создание базы данных.

При формировании новой таблицы базы данных работа с СУБД начинается с создания структуры таблицы. Этот процесс включает определение перечня полей, из которых состоит каждая запись таблицы, а также типов и размеров полей.

Практически все используемые СУБД хранят данные следующих типов: текстовый (символьный), числовой, календарный, логический, примечание.

Создание структуры таблицы не связано с заполнением таблицы данными, поэтому эти две операции можно разнести по времени.

Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться командой Создание файла окна приложения Microsoft Access, которая появляется справа при первом запуске Access.

Создать новую базу данных можно тремя способами:

• путем создания новой пустой базы данных;

• созданием копии существующей базы данных;

• с помощью создания базы данных с использованием шаблона.

Чтобы создать пустую базу данных с помощью команды Создание файла, необходимо:

1) В этой области из раздела Создание выбрать элемент Новая база данных. Появится диалоговое окно Файл новой базы данных с содержимым папки Мои документы.

2) В раскрывающемся списке Папка открыть папку, в которой будет храниться создаваемая база данных.

3) В поле ввода Имя файла указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать. По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то db2 и т. д. После нажатия кнопки появится окно новой базы данных (рис. 2.3).